石家庄理工职业学院毕业如何调档案呢(石家庄理工毕业调档)

毕业生档案的重要性与基本属性

毕业生档案是人事档案的起点，它并非一般意义上的普通文件，而是具有法律效力和行政效力的重要凭证。它全面记录了个人从中学阶段开始的成长经历、学习过程、政治思想、家庭背景、社会关系等情况。对于石家庄理工职业学院的毕业生而言，这份档案将伴随其整个职业生涯。

其核心重要性体现在多个方面：它是用人单位进行公开招聘、录用、考察的重要参考材料。它是办理就业落户手续（如落户北上广深等大城市）、参加公务员招录、事业单位招聘考试的必备审查材料。第三，它关乎个人长远利益，是未来评定职称、办理社会保险、退休手续、确认工龄、出国政审等事项的唯一依据性文件。档案的缺失或流转异常将直接导致上述事项无法办理，对个人发展造成难以估量的阻碍。

根据国家规定，档案具有以下基本属性：流动性，它必须随人走，人档不能长期分离；机密性，其内容涉及个人隐私，需严格保密；凭证性，其内容真实可靠，具有法律效力。最重要的是，档案的转递管理具有严格的组织性，严禁个人私自接触、拆封或保管档案。任何单位的档案管理部门一旦发现档案袋被私自拆开，将有权拒收该档案，并将其退回原单位重新审核密封，此过程极为繁琐且耗时漫长。

调档前的准备工作：明确去向与接收单位

在正式办理调档手续之前，毕业生必须首先明确自己毕业后的准确去向，并据此确定一个有资格接收和保管人事档案的“档案户口”。这是整个调档流程的基石，方向错了，后续所有努力都将徒劳。

情况一：已落实就业单位

这是最常见的情况。毕业生需要向就业单位的人事部门或人力资源管理部门确认以下关键信息：

• 单位是否具备人事档案管理权限？
• 如果不具备，单位委托了哪家公共人才服务机构进行档案托管？

具备人事档案管理权限的单位通常包括：国家机关、国有企事业单位、县级以上（含）公立学校、大型国有企业等。绝大多数民营企业、外资企业、中小型公司则不具备此权限，它们通常会与当地人才市场、人才交流中心或人力资源社会保障局下属的公共就业和人才服务中心签署集体代理协议，将员工档案委托其管理。

毕业生必须从单位获取准确的档案接收单位名称、详细地址、邮政编码以及联系人和联系电话。这些信息必须精确无误，一个字、一个数字的错误都可能导致档案寄送失败或丢失。

情况二：考取专升本或研究生

对于成功考取本科院校或硕士研究生的毕业生，档案需要调往即将入读的新学校。毕业生应主动联系录取院校的招生办公室或研究生院，获取调档函（或录取通知书附件中会明确说明），并确认档案接收部门的全称、地址和联系方式。

情况三：未就业、自主创业或灵活就业

如果毕业生暂未找到工作、选择自主创业或从事自由职业等灵活就业形式，其档案有三种主要的托管选择：

• 户籍所在地的人力资源和社会保障局（人社局）：这是最常规、最稳妥的选择。毕业生需联系户籍地县区级人社局下属的公共人才服务机构，确认其是否接收并获取准确的调档信息。
• 生源地所在地级市的人才交流服务中心：与户籍地选择类似，需提前沟通确认。
• 档案暂存学校：根据国家规定，学校可为未就业毕业生提供为期两年的档案暂存服务（即“择业期”）。在此期间，学校负责保管档案，不收取费用，但不再负责出具涉及档案的任何证明。两年期满后，学校将按规定将档案寄回毕业生生源地的公共人才服务机构。

毕业生需根据自身情况，尽早做出决定，并主动与对应的接收机构取得联系，办理好接收手续，获取调档所需的全部信息。

调档流程的具体操作步骤

在明确了档案户口并获取了全部准确信息后，毕业生即可启动正式的调档程序。石家庄理工职业学院的档案调转工作通常由学校就业指导中心或学生档案管理部门统一负责办理。

第一步：提交调档申请与证明材料

毕业生需要向学校就业指导中心提交调档申请。申请时通常需提供以下材料：

• 本人有效身份证复印件。
• 证明档案去向的权威文件。根据去向不同，该文件也不同：
  • 已就业：提供与用人单位签订的、经过就业主管部门签证的全国普通高等学校毕业生就业协议书（即“三方协议”），或者用人单位出具的正式调档函。
  • 升学：提供录取院校出具的调档函或录取通知书。
  • 回原籍：通常需要本人向学校提出书面申请，声明自愿将档案转回生源地或户籍地的人才机构。部分学校可能要求提供户籍地人才中心的接收函。
• 准确填写档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人及电话的书面表格或信息登记表。

第二步：学校审核与档案转递

学校就业指导中心收到毕业生提交的齐全材料后，会进行严格审核，确保所有信息真实、有效、完整。审核无误后，学校档案管理部门将按照毕业生提供的地址，通过机要通信或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”等方式进行转递。

机要通信是国家指定的用于传递党政军机关及国企重要公文的保密邮递方式，安全性极高，但邮寄速度相对较慢，且邮寄轨迹无法像普通快递一样实时在线查询。近年来，为提升效率，教育部与国家邮政局合作，推行高校学生档案专用EMS渠道，在保证安全性的同时，提供了更便捷的查询服务。

第三步：确认档案到达与归档

档案寄出后，学校会保留寄出凭证。毕业生切勿认为提交申请后就万事大吉。档案寄出后约15-30个工作日（因邮寄方式和距离而异），毕业生应主动联系档案接收单位（人才中心或用人单位），确认档案是否已安全、完整地送达并被成功接收。

这是至关重要的一步。一旦发现档案未如期到达，应立即反馈给学校就业指导中心，凭寄出凭证查询邮寄轨迹，必要时启动追踪程序，防止档案丢失。确认接收后，毕业生最好能向接收单位索要一份档案到达的回执或证明，自己妥善保管，作为档案已安全落地的最终凭证。

常见问题与注意事项

在调档过程中，毕业生常会遇到各种问题，提前了解并规避风险至关重要。

1.档案自带问题：任何情况下，都不要向学校提出“自带档案”的要求。学校绝不会允许。个人自带档案是违反国家规定的行为，99%的正规档案接收机构会拒收自带档案，导致档案变成“死档”或“弃档”。

2.弃档不管问题：部分毕业生对档案重要性认识不足，离校后对档案不闻不问，置之不理。这会导致档案长期滞留学校，超过两年择业期后，学校虽会将其寄回生源地，但在此过程中极易发生地址错误、接收单位变更等问题，导致档案流转中断，变成“找不到的档案”，将来需要用时将耗费巨大精力去查找和激活。

3.信息错误问题：提供的接收单位信息哪怕有一个字错误，都可能导致档案被退回或寄丢。提交信息前务必反复核对，与接收单位确认每一个细节。

4.跟踪查询问题：档案寄出后，要主动跟踪。可以向学校询问机要号或EMS单号，定期查询物流信息，并最终与接收方确认。不要被动等待通知。

5.后续服务问题：档案到达公共人才服务机构后，毕业生如需使用档案（如开具证明、办理转正定级、政审等），应直接联系该机构，按照其规定办理相关手续，学校不再负责其后续服务。

特别情况处理

1.后续变更档案去向：如在档案寄出后、到达前，或档案已到人才中心后，毕业生又更换了工作单位，需要再次调档。此时，流程变为：由新的接收单位出具调档函，毕业生本人持该调档函和身份证，到当前档案所在地（原人才中心或原单位）办理调出手续，由他们负责将档案转往新的接收单位。学校不再参与此过程。

2.档案遗失处理：万一发生档案遗失，补救过程极其麻烦。毕业生需返回石家庄理工职业学院，尽可能多地补齐原始材料，如回校复印入学登记表、成绩单、毕业生登记表等并加盖学校公章，然后到最终接收单位重新建档。这需要与学校和各机构反复沟通，耗时耗力。

石家庄理工职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、规范且需要毕业生高度负责的工作。它要求毕业生从离校前就开始规划，准确判断自身去向，积极主动地与学校、用人单位、人才服务机构等多方进行有效沟通，严谨细致地完成每一个步骤，并做好长期的跟踪与确认。唯有如此，才能确保这份记录着自己青春和奋斗历程的重要文件得以安全、顺畅地抵达归宿，为个人未来的职业发展和社会生活铺平道路，扫清障碍。每一位毕业生都应以主人翁的姿态，认真负责地对待自己的档案，确保其完整与安全。