集宁师范学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

集宁师范学院毕业生档案调动全流程详解

毕业生档案的调动与管理是一项严肃且规范的工作，它遵循国家关于流动人员人事档案管理的相关规定。集宁师范学院作为内蒙古自治区乌兰察布市的重要本科院校，其档案转递工作通常由学校的学生工作处或招生就业处下属的档案管理部门具体负责。毕业生必须明确，个人不能自带档案，档案的转递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，以确保其安全性与机密性。
下面呢将分步骤、分情况详细阐述集宁师范学院毕业生调动档案的完整流程与注意事项。

一、 理解毕业生档案的核心内容与重要性

在启动调动流程前，毕业生首先需要充分认识档案的内涵与价值。一份完整的高校毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段档案：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：主要包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、教育实习鉴定表、毕业生登记表、学位授予证明、党团组织关系材料（入团/入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请等）、奖惩记录、体检表等。

这份档案是个人历史的全景记录，其重要性体现在：

• 就业入职的通行证：国家机关、事业单位、国有企业录用人员时必须审查档案，以确认学历、经历和品行。
• 职业发展的基石：转正定级、职称评定、干部身份认定、岗位调动等都依赖于档案记载。
• 社会福利的凭证：办理社会保险（养老、医疗、失业等）、退休手续时，工龄的计算依据档案中的工作记录。
• 其他重要事务的依据：考研政审、出国政审、办理公证、购房贷款资格审查等都可能需要调阅档案。

因此，妥善处理档案调动，就是对自己未来负责。

二、 档案调动的核心前提：明确档案接收单位

档案调动流程的启动，始于确定一个合法、合规的档案接收单位。毕业生需要根据自身的毕业去向，提前联系并确认接收单位。接收单位必须具备人事档案管理权限。常见的接收单位类型包括：

• 有档案管理权的用人单位：主要指国家机关、事业单位、大型国有企业等。毕业生需与这类单位签订就业协议后，由单位出具调档函。
• 各地公共就业和人才服务机构：这是接收毕业生档案最普遍的机构。对于到私营企业、外资企业就业、灵活就业或暂未就业的毕业生，其档案通常应转递至生源地（高考报名地）或工作单位所在地的市、县级人才交流中心、人力资源市场等。
  例如，乌兰察布市人力资源和社会保障局下属的人才交流服务中心。
• 考取院校的研究生院（部）：考取硕士或博士研究生的毕业生，凭录取院校研招办出具的调档函，将档案转至新的学校。
• 参军或参与国家基层项目：如“三支一扶”、“西部计划”等，档案一般转至项目主管单位或指定的人才机构。

关键行动：毕业生务必在毕业离校前，主动与辅导员或学校档案管理部门沟通，确认学校要求的调档函提交截止日期，并尽快联系接收单位办理调档手续。对于回生源地的同学，应提前查询生源地人才机构的全称、地址、联系方式，确保信息准确无误。

三、 档案调动的具体操作流程

在明确接收单位后，毕业生需按照集宁师范学院规定的流程办理调档手续。整个流程可以概括为“申请-审核-转递-确认”四个阶段。

第一阶段：获取调档函

调档函是档案接收单位出具的、同意接收毕业生档案的正式书面证明，是学校转递档案的唯一依据。毕业生需向接收单位提交相关材料（如身份证复印件、毕业证复印件、就业协议等）以申请调档函。调档函上必须清晰注明：

• 抬头单位：集宁师范学院学生工作处（或具体档案管理部门）。
• 毕业生姓名、身份证号、专业等基本信息。
• 档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话。
• 调档事由（如“就业报到”、“研究生入学”等）。
• 接收单位的公章（必须是具备人事权的公章）。

特别注意：考取研究生的同学，录取学校发出的《研究生录取通知书》及随附的调档说明，通常视同具有调档函效力。

第二阶段：向学校提交调档函及相关信息

毕业生在取得调档函后，需按照集宁师范学院毕业生离校工作安排的通知要求，及时将调档函提交给学校指定的部门（通常是各二级学院学工办或学校档案管理中心）。
于此同时呢，学校通常会要求毕业生在线或线下填写《毕业生档案转递信息登记表》，再次核对并确认档案转递地址、接收单位等信息。此环节至关重要，信息一旦错误，将导致档案寄送错误，追回极其困难。毕业生务必反复核对，确保万无一失。

第三阶段：学校审核与档案转递

学校档案管理部门在收到毕业生提交的调档函和信息登记表后，会进行统一审核、整理、封装。档案袋密封后，会加盖学校公章。学校一般会在毕业生离校后（通常在7月至8月间），通过机要通信或邮政EMS标准快递等国家规定的保密渠道，批量寄出毕业生档案。

关于机要通信：这是一种比普通邮政更为安全、专门用于传递党政军机关及国有企事业单位重要文件的渠道，但传递速度相对较慢，且一般不提供个人实时查询服务。

第四阶段：查询档案到达情况并确认

档案寄出后，毕业生切不可置之不理。应主动追踪档案状态：

• 关注学校通知：集宁师范学院可能会通过官网或二级学院公布档案寄出的大致时间。
• 主动联系接收单位：在档案寄出约1-2个月后，毕业生应主动电话联系或亲自前往档案接收单位，查询档案是否已安全到达。
• 办理存档手续：确认档案到达后，若接收单位要求（如人才中心），毕业生需携带身份证、毕业证等材料前往办理存档手续，签订人事代理协议，并获取《存档证明》或《人事代理手册》。这一步标志着档案调动流程的正式完成。

四、 不同毕业去向的档案调动特别说明

情况一：已签订就业协议（单位有档案管理权）

这是最直接的情况。毕业生将单位出具的调档函交给学校，学校将档案直接转往该单位的人事部门。

情况二：已就业，但单位无档案管理权

大部分民营企业、外资企业不具备保管档案的资质。毕业生应选择将档案存放在：

• 工作单位所在地的人才服务机构：需确认该人才机构同意接收，并出具调档函。有些单位会统一为员工办理。
• 生源地的人才服务机构：如果工作地人才机构接收有困难，或个人计划未来可能变动工作，选择转回生源地是更稳妥的做法。

情况三：考取研究生

将录取学校研招办发放的调档函（或录取通知书中的相关文件）提交给集宁师范学院。学校会将档案直接转往录取院校的研究生档案管理部门。

情况四：暂未就业或自主创业

强烈建议将档案转回生源地的公共就业和人才服务机构。这可以确保档案得到规范管理，避免成为“死档”，并方便未来就业时随时调取。学校通常会将未提交调档函的毕业生档案默认转回生源地，但毕业生仍需主动确认地址信息是否正确。

情况五：计划出国（境）深造

档案同样应存放于生源地或户籍所在地的人才服务中心。留学经历的相关学历认证材料在归国后需要并入档案。

情况六：延期毕业或结业

档案会暂时保留在学校，待学生完成学业达到毕业条件后，再凭相关证明办理档案转递手续。

五、 档案调动中的常见问题与风险防范

1.档案丢失或滞留

风险：由于地址错误、接收单位拒收、转递过程中出现差错等原因，可能导致档案丢失或长期滞留。

防范：确保提交的接收单位信息绝对准确；主动、及时追踪档案下落；如发现异常，立即同时联系母校档案管理部门和接收单位，请求协查。

2.档案成为“死档”

风险：档案个人持有超过一定期限（通常规定为严禁个人自带），或长期存放在无档案管理权的单位，档案将失去效力，成为“死档”。

防范：坚决不私自拆封档案袋；按时将档案存放到合规机构。若不慎成为“死档”，需联系户籍所在地人才机构咨询激活手续，过程繁琐复杂。

3.错过学校集中办理时间

风险：未能在毕业离校前提交调档函，档案可能被默认发回生源地，若生源地信息有误则会产生问题。

防范：密切关注学校通知，提前准备。如确已错过，需毕业后单独联系学校档案管理部门，凭调档函办理零星转档，可能耗时更长。

4.对档案重要性认识不足

风险：部分毕业生认为档案“无用”，置之不理，数年后需要时方才追悔莫及。

防范：从思想上高度重视，将档案管理视为个人职业生涯管理的组成部分。

六、 毕业后档案信息的变更与后续服务

档案存入接收单位后，并非一劳永逸。
随着个人职业发展，档案内容需要不断更新。

• 工作变动：当更换工作，且新单位具备档案管理权或需要从原人才机构调档时，需由新单位出具调档函，到原档案存放机构办理调出手续。
• 材料补充：后续产生的学历提升材料（如研究生学历）、职称评定材料、劳动合同、重要奖惩材料等，都应及时送交档案管理机构归档。
• 开具证明：在需要政审、办理退休等情况下，可向档案存放机构申请开具相关证明或提供档案阅档服务。

因此，毕业生应知晓自己档案的准确存放地点，并与其保持必要的联系。

集宁师范学院毕业生的档案调动是一项严谨、有序的工作，要求毕业生扮演积极主动的角色。从毕业前夕的规划，到调档函的获取与提交，再到档案寄出后的追踪确认，每一个环节都需要细心和耐心。充分了解政策流程，与学校、接收单位保持有效沟通，是确保个人这份重要“人生履历”安全、顺畅抵达目的地的关键。正确处理档案事宜，不仅是对大学学习生涯的一个圆满交代，更是为未来的人生发展铺平道路，扫除障碍。每一位毕业生都应以高度的责任感，完成好这项毕业前的“最后一课”。