承德医学院毕业如何调档案呢(承德医学院档案转递)

一、深刻理解毕业生档案的核心内容与根本重要性

在具体探讨如何调转档案之前，必须首先明确毕业生档案究竟是什么以及它为何如此重要。承德医学院的毕业生档案，是学生在校期间形成的集中保管的个人历史记录，其内容系统而全面。

• 学籍材料：包括高中毕业生登记表、高考志愿表、高考体检表等前置学历材料，以及大学期间的入学登记表、学生登记表等。
• 学习成果记录：涵盖从入学到毕业所有学年的成绩单，真实反映学生的学习能力和专业水平。
li>毕业相关证明：如教育部统一印制的毕业证书副本（即毕业证明存根）和学位证书证明。
• 党团组织关系材料：对于中共党员或共青团员，档案中包含入团/入党志愿书、申请书、转正申请、思想汇报、培养考察表等全套组织关系材料。
• 奖惩记录：在校期间获得的校级及以上级别的奖励表彰文件，或受到的处分决定及解除材料。
• 社会实践与健康状况证明：实习鉴定表、军训考核表、毕业生体检表等。

其重要性体现在多个方面：它是用人单位进行政审的关键依据，尤其在报考公务员、事业单位、国有企业及参军入伍时，档案审查是必经环节。它是办理就业手续、核定工龄、评定专业技术职称（如医师、药师职称晋升）的基础。再次，它关系到个人户籍迁移、社会保险（特别是养老保险）的缴纳与享受。若档案丢失或流转不当，将直接导致工龄无法连续计算、职称评定受阻、甚至影响退休待遇。
因此，每一位承德医学院毕业生都必须以高度负责的态度对待自己的档案。

二、档案调转前的核心准备工作：明确去向与获取调档函

档案调转绝非盲目行动，其前提是毕业生已明确自己的毕业去向，并据此获得具有法律效力的调档凭证——调档函。这是启动整个调档流程的“钥匙”。

• 情况一：已落实就业单位（且单位具备档案接收权限）

  如果毕业生签约的单位是国家机关、事业单位、国有企业或大型知名企业，这些单位通常设有专门的人事部门或档案室，具备保管人事档案的资质。毕业生需向单位人事部门确认其能否接收并管理档案。确认后，由该单位的人事部门出具正式的调档函。调档函上需清晰注明档案接收单位的全称、详细地址、邮编、接收部门、联系人及联系电话。

• 情况二：就业于私营企业、外资企业或单位不接收档案

  目前，绝大多数非公有制企业不具备档案保管权限。毕业生的档案需要委托其单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”或“人才交流中心”）进行管理。毕业生需联系意向托管的人才机构，办理托管手续，并由该机构出具调档函。

• 情况三：考取国内硕士研究生或第二学位

  对于成功升学的毕业生，调档函将由录取院校的研究生院或招生办公室发放。通常在发放录取通知书时一并寄送，或需考生在录取学校官网的系统内自行下载打印。这份调档函是告知承德医学院将档案转递至新学校的直接指令。

• 情况四：出国深造、自主创业、灵活就业或暂未就业

  此类情况的毕业生，通常建议将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生需携带身份证、户口本等材料，前往户籍地人才机构申请开具调档函。将档案存放在户籍地人才机构，便于未来就业、升学时随时调取，也能确保档案管理的连续性和安全性。

获取调档函是至关重要的一步，毕业生务必确保函件上的信息准确无误。

三、承德医学院毕业生档案调转的具体操作流程详解

在拿到有效的调档函后，毕业生即可启动在承德医学院的正式调档程序。整个流程需要毕业生密切关注学校（通常是学生处或档案馆）发布的通知，并严格按照要求办理。

• 第一步：关注通知与信息核对

  每年毕业季，承德医学院的学生工作处或负责档案管理的部门会通过学校官网、毕业班辅导员、班级群等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细安排。通知中会明确办理时间、地点、所需材料、流程步骤及注意事项。毕业生必须第一时间关注并仔细阅读。
  于此同时呢，学校通常会组织毕业生核对个人档案转递地址信息，包括接收单位名称、地址、联系人、本人联系方式等。这是确保档案准确投递的基础，务必认真核对，如有错误立即上报修改。

• 第二步：提交调档函及相关材料

  按照学校规定的时间，毕业生需要将获取的调档函原件（或清晰的电子版打印件）提交给指定的负责老师或部门。
  除了这些以外呢，可能还需要一并提交以下材料：

  • 本人身份证复印件。
  • 毕业证、学位证复印件。
  • 填写完整的《毕业生档案转递申请表》或类似表格，需本人亲笔签名。
  • 若委托他人代办，还需提供亲笔签名的委托书、委托人和受托人的身份证复印件。

  提交材料时，务必再次确认所有信息无误。

• 第三步：学校审核与档案转递

  学校档案管理部门在收到毕业生的调档申请和相关材料后，会进行严格的审核。审核无误后，将按照调档函上的要求，对毕业生的档案进行整理、密封、包装。根据国家规定，个人不得自带档案。承德医学院会通过机要通信或邮政EMS标准快递等有档案转递资质的特定渠道将档案寄出。机要通信是一种专门用于传递党政军机关及国有企事业单位重要公文的保密邮寄方式，安全系数高，但邮寄速度相对较慢，且一般不支持个人查询详细物流信息。EMS学生档案专递则相对快捷，通常可以提供运单号供查询。

• 第四步：查询档案到位情况与确认

  档案寄出后，毕业生并非就此了事。学校会在一段时间后（通常为1-2个月）公布档案转递名单或提供查询方式。毕业生应主动联系档案接收单位（如用人单位人事部、人才中心、录取院校招生办），确认档案是否已安全、完整地到达。这是整个流程的收尾环节，也是确保万无一失的关键。如果长时间未收到档案，应立即向学校档案管理部门查询寄送凭证（如机要号或EMS单号），并协同接收单位追踪档案下落。

四、档案调转过程中的常见问题与应对策略

在档案调转过程中，毕业生可能会遇到各种问题，提前了解并掌握应对方法至关重要。

• 问题一：暂缓就业或改派后的档案处理

  部分毕业生可能在离校时未落实工作，或签约后又更换了单位（即“改派”）。对于暂缓就业，学校一般可为毕业生保管档案一段时间（通常为两年），但具体政策需咨询学校。在此期间，一旦确定了档案去向，应尽快办理转递手续。对于改派，需要先到学校就业指导中心办理新的《就业报到证》或相关证明，然后凭新的报到证和新单位的调档函（或新人才中心的调档函）到档案管理部门办理改派转档。

• 问题二：档案自带或滞留个人手中的风险

  严禁毕业生个人私自拆阅、保管或携带档案。一旦档案袋被拆封，即被视为“死档”，接收单位有权拒收。如果因特殊原因档案滞留个人手中，应尽快联系原毕业院校审核档案材料的完整性，并重新密封，再通过公对公渠道转递。切勿拖延，否则激活“死档”的程序将非常繁琐。

• 问题三：超过择业期档案的处置

  国家规定的毕业生择业期通常为两年（以毕业当年7月1日起算）。超过择业期仍未办理档案转出手续的，学校原则上不再负责保管，会将档案统一转递至毕业生生源地所在地的省级高校毕业生就业指导中心或地市级人才交流中心。毕业生需要联系生源地的人才机构查询档案下落，并办理托管手续。

• 问题四：调档函信息错误或变更

  如果在提交调档函后，发现接收单位信息有误或发生变更，必须立即联系学校档案管理部门暂停转递，并提供正确的、最新的调档函。一旦档案已寄出，追回或改址将极为困难。

五、特别提醒：与档案调转同步的党组织关系转接

对于中共党员或预备党员毕业生，档案调转必须与党组织关系转接同步进行。这是两项独立但关联紧密的工作。党组织关系介绍信由承德医学院党委组织部或院系党总支开具，抬头单位和去向单位必须与党员档案的接收单位党组织名称完全一致。毕业生需要在介绍信有效期内（通常为90天），持介绍信到接收单位党组织办理转入手续，并将回执联及时寄回或交回学校党组织。切勿只转档案不转组织关系，或只转组织关系不转档案，否则会造成“口袋党员”等问题，影响党员身份的连续性和转正。

承德医学院毕业生的档案调转是一项系统性工程，要求毕业生具备清晰的目标、严谨的态度和主动跟进的责任心。从明确去向、获取调档函，到提交材料、跟踪查询，每一个环节都容不得半点马虎。档案是伴随个人一生的无声证明，妥善处理好它的“迁徙”，就是为未来的职业生涯铺就一条平坦的道路。希望每一位承德医学院的毕业生都能顺利完成此项重要任务，开启人生新篇章。