中国石油大学（北京）毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案是记录个人成长经历、政治思想、学业成绩、社会实践等情况的具有法律效力的重要材料，其转递工作关系到毕业生的切身利益。中国石油大学（北京）对此项工作高度重视，建立了规范化的流程。毕业生需根据自身毕业去向，遵循相应的步骤办理调档手续。

在具体操作调档流程之前，首先需要深刻理解档案的重要性及其基本属性。

• 档案的法律凭证作用：它是个人经历的真实反映，是办理就业、考研、公务员录用、事业单位进编、入党、出国政审等事宜的权威依据。
• 档案的不可或缺性：在体制内单位（如机关、事业单位、国有企业）就业，档案是核定工龄、评定职称、晋升职务、办理社会保险和退休手续的核心材料。即使是在部分规范的非公有制企业，档案也同样重要。
• 档案的机密性与唯一性：档案属于国家机密材料，严禁个人保管。按照规定，档案必须通过机要通信或专人派送的方式进行转递，毕业生本人不能接触和持有自己的档案。
• 中国石油大学（北京）的档案管理方：通常为学校的学生工作处或就业指导中心下设的档案科/室，具体负责毕业生档案的收集、整理、转递工作。

所有调档行动的第一步，也是最重要的一步，是确定一个准确、合规的档案接收单位，并获取其出具的调档函或相关证明。这是启动档案转递程序的“钥匙”。

• 已落实就业单位且单位有档案保管权限的毕业生：
  • 情况描述：就业单位为国家机关、事业单位、国有企业或大型知名企业（其本身或上级主管单位拥有人事档案管理权）。
  • 所需材料：由就业单位的人事部门或单位委托的档案管理机构（如人才服务中心）出具的调档函。调档函上需明确写明档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话。
• 已落实就业单位，但单位无档案保管权限的毕业生：
  • 情况描述：就业于私营企业、外资企业、民营企业等不具备人事档案管理权的单位。
  • 所需材料：通常需要将档案委托至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如XX市/区人才服务中心）保管。毕业生需联系该人才服务中心，办理人事代理手续，由人才服务中心出具调档函。
• 考取国内研究生或第二学士学位的毕业生：
  • 情况描述：被其他高校或科研院所录取。
  • 所需材料：由录取院校的研究生院或招生办公室出具的调档函。通常随录取通知书一并寄送，或需考生自行在录取院校官网下载打印。
• 出国（境）深造的毕业生：
  • 情况描述：准备赴国（境）外高校学习。
  • 所需材料：一般需要将档案转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。需提供出国（境）的相关证明（如录取通知书复印件），并在学校的毕业生系统中选择“回生源地”，系统会生成相应的转递地址。
• 自主创业、灵活就业或暂未就业的毕业生：
  • 情况描述：未与任何单位签订就业协议，或从事自由职业。
  • 所需材料：学校通常会将档案转递至毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（即“生源地”）。毕业生需在学校规定时间内，于就业系统中确认生源地信息准确无误。如有特殊需要，也可自行联系生源地以外的人才机构获取调档函。
• 参加国家地方基层项目（如“西部计划”、“三支一扶”）的毕业生：
  • 情况描述：服务期间档案一般由项目承办单位或指定的人才机构统一管理。
  • 所需材料：按照项目组织单位的要求办理，通常会由组织单位出具统一的档案转递通知。

无论属于哪种情况，确保接收单位信息的绝对准确是重中之重。任何一字之差都可能导致档案无法正常投递。

在明确了接收单位并获取调档函（或等效证明）后，毕业生需按照学校规定的时间和方式办理手续。流程通常线上线下结合。

• 第一步：关注通知与信息核对

  每年毕业季，学校学生工作处或就业指导中心会通过官方网站、官方微信公众号、班级辅导员等渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。毕业生必须密切关注，了解办理时限、所需材料、线上系统操作指南等关键信息。
  于此同时呢，学校会组织毕业生核对个人基本信息，如姓名、学号、身份证号，特别是生源地信息，这是档案默认转递的重要依据。

• 第二步：提交调档依据

  毕业生需要将获取的调档函或其他有效证明（如录取通知书复印件、就业协议书等）提交给学校。提交方式可能是：

  • 线上提交：登录学校的就业信息管理系统或指定平台，上传调档函的清晰扫描件或照片，并在系统中准确填写档案接收单位的全部信息。
  • 线下提交：将调档函原件或复印件交至学院辅导员或学校档案管理部门。具体方式以当年学校通知为准。
• 第三步：学校审核与档案寄送

  学校档案管理部门会对毕业生提交的信息和材料进行审核。审核无误后，会在集中办理时段（通常在毕业生离校后）对档案进行统一封装、登记，并通过机要通信渠道寄出。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追踪的档案转递方式，但邮寄速度相对较慢，通常需要1至4周时间。

• 第四步：查询档案转递状态与确认接收

  档案寄出后，学校可能会提供一个机要号或查询方式。毕业生应主动向档案接收单位查询档案是否已安全到达，并完成确认接收手续。切勿认为档案寄出就万事大吉，主动追踪和确认是避免档案遗失的关键环节。

在调档过程中，可能会遇到一些特殊或复杂情况，需要毕业生特别留意并妥善处理。

• 关于“暂缓就业”或“档案留校”：

  部分毕业生可能因某种原因（如正在办理落户手续、等待公务员政审等）希望将档案暂时保留在学校。学校是否提供此项服务、保留期限多长、如何申请，均有严格规定。毕业生需提前向学校咨询相关政策，并办理书面申请手续。切记，档案留校只是暂时的，到期后仍需及时办理转出。

• 改派后的档案转递：

  如果毕业生在档案已寄出后，更换了工作单位或升学学校，需要进行改派。首先需要到学校就业中心办理改派手续，领取新的《报到证》或相关证明。然后，凭新的《报到证》和新单位的调档函，联系原档案接收单位（或如果档案尚未寄出则联系学校），办理档案的二次转递。此过程涉及多个部门，需耐心沟通。

• 档案自带的情况（极其特殊）：

  原则上，档案不允许个人携带。但在极少数情况下（如某些单位要求毕业生报到时自带档案），必须由档案接收单位出具明确允许“自带档案”的书面说明，学校档案部门在审核同意后，会将档案密封并加盖公章，交由毕业生本人。毕业生在途中必须确保档案密封完好，并在规定时限内交至接收单位，不得私自拆封。

• 延迟毕业或结业学生的档案处理：

  因故延迟毕业或仅获得结业证的学生，其档案管理方式与应届毕业生不同。通常档案会继续保留在学校，待完成学业达到毕业条件后，再按相关流程办理转递。需与学院教务老师和档案管理部门保持沟通。

• 档案遗失或成为“死档”的风险防范：

  “死档”主要指档案长期滞留在个人手中或无人管理的状态。预防措施包括：及时办理转递、选择合规的接收单位、主动追踪查询。一旦发现档案可能遗失或已成为“死档”，应立刻联系可能经手的各个环节（学校、邮政机要部门、接收单位）进行查找。若确认遗失，补办过程极为繁琐，需要回高中、大学等各个阶段的学习单位逐一补办相关证明材料。

为确保万无一失，毕业生应将以下几点建议贯穿于调档全过程。

• 树立主体责任意识：档案是个人事务，学校是协助转递方，毕业生自身是责任主体。必须主动关心、亲自过问，不能完全依赖他人。
• 把握时间节点：毕业季各项事务繁杂，务必留意学校发布的每一个截止日期，避免因错过时间而影响档案转递。
• 保持沟通畅通：确保留给学校的联系方式（手机、邮箱）在离校后一段时间内有效，以便学校在遇到问题时能及时联系到本人。
• 核验信息三遍不为过：对接收单位的名称、地址、联系人、电话等信息，务必反复核对，确保与调档函上的信息完全一致。
• 善用学校资源：遇到任何不确定的问题，第一时间咨询学院辅导员或学校就业指导中心/档案管理科的老师，获取最权威的解答。

总而言之，中国石油大学（北京）毕业生的档案调转是一项严谨、规范的工作。毕业生只需根据自身的毕业去向，提前规划，严格按照学校的流程和要求，仔细认真地完成每一个步骤，就能够顺利地将这份记录着自己青春奋斗历程的重要材料安全送达新的“归宿”，为未来的人生发展铺平道路。整个过程的顺利与否，很大程度上取决于毕业生本人的重视程度和细致程度。