朝阳师范学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递)

一、 深刻理解毕业生档案的重要性与基本属性

在具体阐述调档流程之前，我们首先必须从根本上认识到毕业生档案的极端重要性。它绝非一份可有可无的纸质文件集合，而是伴随个人职业生涯始终的法定身份凭证和历史记录。

1.毕业生档案的核心内容

• 学籍材料：包括高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等前置学历材料，以及大学阶段的入学登记表、学生成绩单、学年鉴定表、实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表等。
• 政治面貌材料：如入团志愿书、入党申请书、思想汇报、入党志愿书、转正申请书以及相关的政审材料等。
• 奖惩材料：在校期间获得各级各类奖励（如奖学金、优秀学生干部、优秀毕业生等）的登记表或证明，以及处分决定及解除处分的相关文件。
• 毕业及学位材料：高校毕业生登记表、学位授予决定等。
• 其他补充材料：如体检表、就业通知书（报到证副本，虽现已逐步取消，但历史档案中仍存在）等。

这些材料共同构成了一个完整的、不可复制的个人成长轨迹证明。

2.档案的法律效力与实用价值

• 身份认证的基石：在公务员招录、事业单位招聘、国有企业入职等环节，档案是进行政治审查（政审）的核心依据，其真实性和完整性直接决定录用结果。
• 职业发展的阶梯：评定专业技术职称（如教师、工程师、研究员等）、职务晋升、岗位聘任时，档案中的学历、工作经历、考核结果等都是关键评审材料。
• 社会福利的凭证：计算工龄（直接影响带薪年休假、退休金数额）、办理社会保险（养老、医疗等）、享受国家相关政策待遇时，档案是核实个人经历和年限的权威文件。
• 历史问题的佐证：在办理退休、出具各类人事证明、解决历史遗留问题时，档案是唯一具有法律效力的原始证据。

3.档案的管理原则：“档随人走”与“保密安全”

国家明确规定，人事档案必须由具备档案管理权限的机构进行统
一、规范管理。个人不得私自保管、拆封、涂改或销毁档案。档案的转递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，确保其安全性与保密性。对于毕业生而言，“档随人走”意味着你的档案必须被派遣至一个有资格接收并管理它的机构，这个机构通常与你毕业时的“报到证”开具去向或户籍所在地的人才服务中心紧密相关。

二、 朝阳师范学院毕业生档案转递的全面流程解析

了解了档案的重要性后，我们进入核心环节——如何在毕业时办理档案转递。整个过程需要毕业生与学校密切配合，环环相扣。

1.毕业前的关键准备阶段

• 密切关注学校通知：通常在毕业学年的最后一个学期，朝阳师范学院的学生工作处、招生就业处或档案科会通过官方网站、微信公众号、班级辅导员、毕业班班长等多个渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。这是所有信息的源头，务必仔细阅读，明确时间节点、所需材料和具体操作流程。
• 明确个人毕业去向：这是决定档案去向的根本。毕业生需要根据自身情况，在以下类别中做出明确选择：
  • 已就业：且就业单位（如政府机关、国有企事业单位）具有人事档案管理权限。档案应转至该单位。
  • 已就业：但就业单位（如私营企业、外资企业、民营企业）无人事档案管理权限。档案通常应转至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（以下简称“人才中心”）。
  • 国内升学：考取研究生或第二学士学位。档案应转至录取院校的招生部门或指定档案管理部门。
  • 出国（境）深造或工作：档案一般转至户籍所在地的人才中心。
  • 暂未就业、自主创业、自由职业：档案通常转至户籍所在地的人才中心。
  • 参加基层项目（如“西部计划”、“三支一扶”等）：按项目规定和学校通知办理，可能转至项目主管单位或户籍所在地人才中心进行临时保管。
• 准确填报档案接收信息：学校会下发《高校毕业生档案转递信息登记表》或开通线上填报系统。毕业生必须准确、完整地填写以下信息：
  • 档案接收单位全称：必须使用官方标准名称，不能简写或误写。例如：“XX市人力资源和社会保障局人才服务中心”而非“XX市人才市场”。
  • 档案接收单位详细地址：精确到门牌号。
  • 邮政编码。
  • 联系人及联系电话：最好填写档案管理部门的具体科室电话。
  此环节至关重要，任何错误都可能导致档案无法投递或丢失。如果不确定接收单位信息，务必提前电话咨询该单位或当地人社部门。

2.学校的集中处理与转递阶段

• 材料归档与审核：学校档案管理部门会集中将每位毕业生的全部学籍材料整理、装订、密封，形成完整的毕业生档案。
• 核对信息与生成转递单：根据毕业生填报的信息，学校进行最终核对，并制作标准格式的《档案转递通知单》，附于档案袋内。
• 通过机要通道寄发：朝阳师范学院会统一通过国家指定的机要通信部门寄送毕业生档案。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追踪的档案传递方式，但其时效性相对较慢，通常需要1至4周时间才能到达目的地。
• 特殊情况处理：对于考取本校研究生的毕业生，档案通常由学校内部直接流转至研究生院。极少数情况下，经学校批准，可由毕业生本人持调档函和有效证件领取档案，但必须确保在指定时间内送达接收单位，且不得私自拆封。

3.毕业后的查询与确认阶段

• 耐心等待并主动查询：档案寄出后，学校可能会提供机要号或批次号供查询。毕业生应主动在档案寄出约一个月后，联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达。
• 办理报到存档手续：确认档案到达后，毕业生应按照接收单位的要求，持毕业证、学位证、身份证等相关证件，前往办理报到和存档手续，获取存档证明或完成系统登记。这一步标志着档案已正式被接收管理。

三、 不同毕业去向下的档案转递方案详解

针对不同的毕业状态，档案转递的具体策略有所不同，需要毕业生精准把握。

1.就业于有档案管理权限的单位

这是最为直接的情况。毕业生需要向单位人事部门确认其具备档案管理权限，并获取准确的档案接收信息（单位全称、地址、邮编、联系人、电话）。将此信息提供给学校即可。入职后，配合单位完成档案审核与接收。

2.就业于无档案管理权限的单位或灵活就业

这是目前大多数毕业生面临的情况。档案需要委托公共人才服务中心进行管理。这里有两种主要选择：

• 转至就业地人才中心：适用于希望在就业城市长期发展，且该城市人才中心同意接收档案的情况（通常需要提供劳动合同、社保缴纳证明等）。优点是方便未来在本地办理职称评定、出具证明等事宜。
• 转至户籍地人才中心：这是最普遍、最稳妥的选择。户籍地人才中心无权拒绝接收户籍毕业生的档案。优点是手续简便，不受就业地变动的影响，适合就业地尚不稳定或计划回乡发展的毕业生。

决策的关键在于咨询两地人才中心的接收政策，并结合个人职业规划做出选择。

3.国内升学

被录取后，录取院校的研究生招生办公室或档案室会向朝阳师范学院发出正式的调档函。毕业生需将调档函及时提交给学校档案管理部门，并按要求填写相关信息。档案由学校直接寄往录取院校。

4.出国（境）深造

通常将档案转回户籍所在地的人才中心。部分教育部留学服务中心也提供档案保管服务，但有其特定的条件和流程，需提前查询并按其要求办理。

四、 毕业生档案转递中的常见问题与风险防范

在档案转递过程中，一些常见问题和风险需要高度警惕。

1.成为“死档”的几种情形及应对

• 档案滞留个人手中：这是导致“死档”最常见的原因。国家规定，任何个人和非人事权单位不得保管档案。如果因特殊原因档案到了自己手上，务必立即联系户籍地人才中心或学校，寻求解决方案，尽快存入正规机构。
• 档案丢失：虽不常见，但一旦发生，补办极其困难。务必保存好机要号，及时跟踪查询。
• 档案袋破损或私自拆封：档案袋的密封条是档案真实性的保障。一旦拆封，档案即刻失效，需要返回原出具材料的单位（如学校）重新审核密封。

2.逾期未办理转递手续的后果

如果毕业生未在学校规定时间内提交准确的档案接收信息，学校通常会将档案暂时保管一段时间（一般为一年或两年，具体看学校规定）。逾期后，学校可能将档案统一转递至毕业生生源地的人才交流中心。这期间若需调档，手续会变得复杂，且可能产生档案滞留的风险。

3.就业单位变更后的档案处理

毕业后如果更换工作，且新单位需要调档，流程如下：由新单位（或其委托的人才中心）出具调档函，毕业生持调档函和身份证等材料，到当前档案存放地办理调出手续。档案存放地会通过机要将档案转至新的接收单位。切记，这属于“社会流动人员”的档案调动，与毕业时学校的集中转递性质不同。

4.重要建议

• 保持沟通畅通：离校后，务必保持电话、邮箱等联系方式的畅通，以便学校或档案接收单位在遇到问题时能及时联系到你。
• 留存关键凭证：妥善保管好报到证（如有）、存档证明、机要号查询单等所有与档案相关的文件和凭证。
• 树立终身档案意识：档案管理是伴随职业生涯始终的事情。工作变动、职称晋升、学历提升等都会产生新的档案材料，应及时归入档案。定期关注档案所在地，了解相关政策变化。

五、 结语

朝阳师范学院毕业生档案的转递工作，是一项系统而严谨的工程，它既是大学生涯的终点标志，也是社会职业生涯的起点基石。每一位毕业生都应以主人翁的精神，积极主动地参与到这个过程中来，做到心中有数、行动有方。通过提前了解政策、明确自身去向、准确提供信息、及时跟踪确认，确保这份记录着自己青春奋斗历程的珍贵档案能够安全、准确地抵达新的港湾，为未来的发展铺平道路，扫除障碍。切记，妥善安置档案，就是对自己未来负责的第一步。