山西华澳商贸职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

毕业生档案是记录个人学历、经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，具有凭证、依据和参考的作用。它对于个人的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明都至关重要。
因此，档案的调转必须严谨、规范。

毕业生档案包含的主要内容

一份完整的毕业生档案通常包含以下几个主要部分：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：包括入学登记表、学年鉴定表、学业成绩单、军训考核表、奖惩材料、入党（团）志愿书及相关材料、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副联）等。
• 其他相关材料：各类体检表、实习鉴定表、毕业论文答辩成绩评定表等。

这些材料共同构成了个人学习和成长的完整记录，任何单位的缺失都可能影响档案的效力。

调档前的准备工作

在正式启动调档流程之前，充分的准备是成功调档的基础。毕业生需要明确以下几个关键问题：

第一，明确档案接收单位。这是调档的核心，所有的流程都将围绕这个目标单位展开。接收单位通常分为以下几类：

• 有人事档案保管权限的就业单位：如政府机关、国有企业、事业单位等，它们可以直接接收并管理员工档案。
• 就业地或生源地的人才市场（人才交流服务中心）：对于入职私营企业、外资企业或其他无人事权的单位的毕业生，通常需要将档案托管至单位指定或个人选择的人才市场。
• 升学院校：考取研究生或专升本成功的毕业生，档案需要调往即将入读的新院校。
• 生源地人力资源和社会保障局：暂未就业或选择灵活就业的毕业生，通常将档案转回原生源地的主管部门。

第二，获取准确的调档信息。在确定了接收单位后，必须与该单位确认并获取如下信息：

• 接收单位的全称（必须与公章一致）。
• 接收单位的详细地址。
• 接收部门的名称（如：人力资源部、档案室）。
• 邮政编码和联系电话。

这些信息务必准确无误，任何错误都可能导致档案寄送失败。

第三，准备相关证明材料。根据不同的调档情形，可能需要准备：

• 与用人单位签订的就业协议书或劳动合同。
• 人才市场出具的调档函或档案接收函（这是最常见的调档凭证）。
• 研究生录取院校出具的调档通知书。
• 本人的有效身份证件。

调档的具体流程步骤

山西华澳商贸职业学院的毕业生调档流程，通常遵循以下步骤，毕业生可根据自身情况对应操作：

第一步：确认档案状态与所在地

联系山西华澳商贸职业学院负责档案管理的部门（通常是学生处或就业指导中心），确认自己的档案是否仍在学校，以及是否已经整理、封装完毕。应届毕业生通常在毕业离校前由学校统一办理档案转递；如果毕业超过一定期限，档案可能已被学校转回生源地，需先查明档案当前的具体存放地点。

第二步：获取调档凭证

向档案接收单位申请获取调档函。这是整个流程中至关重要的一环。调档函是接收单位同意接收你档案的官方书面证明，上面会写明调档原因、接收单位详细信息及要求。人才市场、有人事权的单位或录取院校在核实你的情况后，都会开具此函。

第三步：提交调档申请至档案现存单位

将获取的调档函原件、本人身份证复印件等材料，提交给当前保管你档案的机构。如果档案还在学校，则需本人或委托他人将材料交至学校档案管理部门；如果档案已在生源地人才市场，则需将材料交至该人才市场。

第四步：审核与转递

档案保管单位（如华澳商贸职业学院）在收到你的调档函和相关材料后，会进行审核。审核无误后，他们将严格按照调档函上的要求，通过机要通信渠道（国家规定的保密邮政渠道）或EMS学生档案专用通道，将你的档案公对公地转递至接收单位。这个过程通常需要一定的时间，毕业生应耐心等待。

第五步：确认档案到达

档案寄出后，切勿认为万事大吉。务必在一到两周后，主动联系档案接收单位，确认他们是否已成功收到并审核你的档案。这是确保调档流程圆满完成的最后一步，也是防止档案遗失的重要措施。

不同毕业去向的调档特点

根据毕业生的不同选择，调档的具体操作会略有差异：

已就业毕业生

入职单位有人事档案保管权：直接将单位开具的调档函或录用证明交给学校，档案将由学校直接转往工作单位。

入职单位无人事档案保管权：需办理人事代理。首先由单位或本人联系单位所在地的人才市场，办理托管手续并获取该人才市场开具的调档函，再将调档函交至学校，档案将转往该人才市场。

升学深造毕业生

考取研究生或专升本后，凭录取院校招生部门出具的调档通知书，到学校档案管理部门办理调档手续。档案将直接转往录取院校。

暂未就业或灵活就业毕业生

学校通常会将档案转回毕业生生源地所在地级市的人力资源和社会保障局或教育局毕业生分配办公室。毕业生如需将档案留在学校所在地或其他城市的人才市场，需在规定时间内（通常是毕业当年内）自行联系人才市场办理接收函，并交给学校办理转递，逾期未办理则默认转回生源地。

常见问题与注意事项

在调档过程中，毕业生经常会遇到一些问题，需要格外注意：

档案自带问题：国家明确规定，严禁个人私自携带和传递档案。个人手中的档案将成为“死档”，任何正规单位都不会接收。必须通过机要通道公对公转递。

逾期择业期档案处理：对于毕业超过两年仍未办理档案转递的毕业生，其档案很可能已被学校转回生源地。调档时需先联系生源地的档案接收部门，而非原毕业院校。

档案遗失或材料缺失：一旦发现档案遗失，应立即联系可能经手过的每一个单位进行查找。如确认遗失，需尽快补办，过程极为繁琐。首先需要回原毕业院校补办学业成绩单、毕业生登记表等关键材料，并加盖公章，重新建档。

报到证的作用：虽然近年来国家推行电子报到证，但其作为毕业生办理档案转递和户口迁移的重要凭证作用依然存在。务必妥善保管，并按照要求到报到证抬头单位办理报到手续，这往往是档案托管流程的一部分。

沟通的重要性：调档过程涉及多方机构，主动、频繁、有效的沟通至关重要。务必保存好所有沟通记录和办理回执，以备不时之需。

山西华澳商贸职业学院的毕业生在调档时，应秉持认真、细致、主动的原则，提前规划，严格按照国家规定的程序和标准办理。充分理解档案的重要性，明确自身毕业去向对应的调档路径，准备好齐全有效的材料，并与学校及接收单位保持顺畅沟通，是确保个人档案能够安全、准确、及时到达目的地的关键。妥善处理好档案问题，是为自己未来职业生涯扫清障碍、奠定基础的重要一步。