陕西国际商贸学院毕业如何调档案呢(毕业档案调取指南)

一、 理解毕业生档案的核心价值与基本内容

在深入探讨调档流程之前，必须首先深刻理解毕业生档案为何如此重要。它绝非一叠可有可无的纸张，而是伴随个人职业生涯的“终身伴侣”。

1.档案的重要性

• 身份认证与历史凭证：档案是个人学习经历和思想政治表现的原始记录，具有法律凭证作用。在办理就业、考研、出国、退休等手续时，是核查个人信息的权威依据。
• 职业生涯的基石：进入国有企业、事业单位、政府机关等体制内单位，档案是办理入职、定岗定薪、职称评定、职务晋升、干部任免的必备材料。即使是在部分规范化管理的民营企业，档案也是员工背景调查的重要参考。
• 社会保障的依据：档案中记载的工龄是计算养老金、评定社保待遇的关键因素。档案缺失或记录不全将直接影响退休后的生活保障。
• 相关服务的前提：落户大城市（如北京、上海等对户籍管理严格的城市）、办理计划生育证明、参加公务员招录和研究生考试的政治审查等，都离不开完整、准确的档案。

2.档案内包含的主要材料

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段材料：高等学校毕业生登记表、学生学业成绩单、入学体检表、学年鉴定表、奖惩记录、入党/入团志愿书及相关材料、军训鉴定表等。
• 毕业阶段材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（即“报到证”副联，虽报到证已取消，但历史档案中仍存留，且其功能已整合至新的派遣系统中）、体检报告等。
• 其他材料：在校期间有重大贡献或发明的相关证明文件复印件等。

了解档案的构成，有助于毕业生在离校前核对相关信息是否齐全，避免遗漏。

二、 毕业调档案前的关键准备与决策

调档案不是毕业离校时才临时起意的行为，而是需要提前谋划的关键步骤。准备工作是否充分，直接决定了调档过程的顺利程度。

1.明确档案接收单位（档案去向）

这是整个调档流程的起点和核心。毕业生的去向决定了档案的流向。主要分为以下几类：

• 已落实就业单位：
  • 单位有档案管理权限：主要指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。这类单位通常有自己的党组织和人事部门，可以直接接收并管理员工档案。毕业生需与单位确认其是否具备接收资格，并获取准确的调档函。
  • 单位无档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业等。档案不能存放在单位，需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行管理。毕业生需明确托管机构名称，并由该机构出具调档函或通过公共就业系统发起转递申请。
• 升学（考取研究生或专升本）：已被其他高校录取。录取院校的研究生院或招生办公室会向陕西国际商贸学院发出正式的调档函，档案将直接转递至录取院校。
• 未就业、自主创业或自由职业：
  • 档案转回生源地：这是最常见的处理方式。档案将由学校转递至毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。优点是稳妥、免费（通常有两年免费托管期），便于在当地办理相关手续。
  • 档案在学校暂存：根据国家规定，学校可为未就业毕业生提供短暂的档案保管服务（通常为两年），但并非长久之计。两年后仍需转出，且期间不计算工龄。需向学校提出申请并办理相关手续。
• 出国（境）留学：档案通常转回生源地人才服务机构，或委托教育部留学服务中心保管。

2.及时办理离校手续并核对个人信息

在毕业前夕，学校会发布统一的离校手续办理通知。毕业生需按照要求，结清学费、归还图书器材、办理退宿等。其中，与档案直接相关的是：

• 认真填写《高等学校毕业生登记表》：此表将永久存入档案，务必确保信息准确、字迹工整。
• 核对学业成绩单：确认成绩单无误。
• 向学校就业指导中心或档案室提交准确的档案接收单位信息：包括单位名称、地址、邮编、联系人、联系电话等。这是学校寄送档案的唯一依据，信息错误将导致档案寄丢。

3.主动与相关方沟通

• 与辅导员或院系负责毕业生的老师保持沟通，了解学校关于档案转递的具体时间安排和政策要求。
• 与档案接收单位（人才市场或就业单位）联系，确认其接收档案的要求、流程以及需要毕业生提供的材料（如毕业证复印件、身份证复印件、劳动合同等）。

三、 陕西国际商贸学院毕业生调档案的具体操作流程

在明确去向并做好准备工作后，即可进入实质性的调档操作阶段。流程可概括为“申请-审核-转递-确认”四个环节。

1.获取调档凭证

调档必须有合法的凭证，不能凭空要求学校转出。

• 对于就业和回生源地的情况：随着信息化建设，越来越多的地区通过“全国高校毕业生就业管理系统”等平台进行线上派遣和档案转递申请。毕业生在系统中填报去向信息，由接收单位或生源地人才机构在线审核同意后，系统生成电子调档指令，学校据此办理。部分地区或单位可能仍需要纸质的调档函，则需由接收单位出具并加盖公章。
• 对于升学的情况：录取院校会寄送纸质的《调档函》到学生所在学院或学校招生就业处，毕业生需及时将调档函提交给学校档案管理部门。

2.向学校提交调档申请

毕业生需按照陕西国际商贸学院规定的时间和方式，向学校负责档案管理的部门（通常是学生档案室或就业指导中心）提交调档申请。申请时通常需要：

• 本人有效身份证件。
• 调档函原件（如需）或提供准确的系统派遣信息。
• 填写完整的档案转递申请表，确保信息无误。
• 如委托他人代办，需提供本人亲笔签名的委托书、本人身份证复印件及代办人身份证原件。

3.学校审核与档案转递

学校档案管理部门在收到申请后，会进行严格审核，确认材料齐全、信息准确。然后，将整理密封好的毕业生档案通过专门渠道转出。

• 转递方式：为保证安全，档案通常通过机要通信或EMS标准快递中的“学生档案专用通道”寄送。严禁个人私自携带档案（特殊情况如短距离内转至当地人才中心，经协商可能允许专人送达，但密封条不得破损）。
• 档案转递单：档案寄出时附有《档案转递通知单》，列出档案内主要材料清单，以便接收单位清点核对。

4.查询与确认档案到达情况

档案寄出后，毕业生切不可置之不理。

• 索要并保存好档案转递凭证：如快递单号或机要号。
• 主动跟踪查询：通过快递公司官网或机要通信查询系统跟踪档案物流信息。
• 最终确认：在档案寄出后约1-2周（具体时间因距离和邮寄方式而异），主动联系档案接收单位，确认对方是否已收到并审核无误。这是整个调档流程完成的最终标志。

四、 毕业生调档案过程中的常见问题与应对策略

调档过程可能不会一帆风顺，遇到问题时需冷静应对，及时寻求解决方案。

1.档案丢失或滞留

问题描述：长时间查询不到档案下落，或接收单位表示未收到。

应对策略：

• 第一时间联系学校档案管理部门，提供转递凭证，请求协助查询。
• 联系邮寄单位（如邮政EMS），根据单号追溯档案流向。
• 若确认丢失，应立即与学校和接收单位沟通，启动补办程序。补办档案极为繁琐，需回原毕业院校及各教育阶段学校，尽可能补齐相关证明性材料。

2.成为“死档”

问题描述：档案长期存放在个人手中（超过一定期限，通常为一年），或档案袋密封条被拆开。这样的档案失去效力，任何正规单位都不会接收。

应对策略：

• 若档案在个人手中但密封完好，应尽快联系户籍所在地人才服务机构，咨询是否能以“自带”方式激活并存入，但成功率不高，多数机构拒收。
• 若档案已被拆封，问题更加严重。需返回原毕业院校，请求档案管理部门重新审核档案材料真实性，并予以密封盖章。
• 最稳妥的办法是寻求专业的档案服务机构帮助，但他们通常收费较高。

3.就业单位变更或离职后档案处理

问题描述：毕业时档案已寄往A单位或A地人才市场，但不久后换了工作到B城市。

应对策略：

• 由新的就业单位或B城市的人才服务机构出具调档函。
• 本人持调档函、身份证、离职证明等材料，到当前档案存放地（A单位或A地人才市场）办理档案转出手续。
• 档案将通过公对公渠道转递至新的接收单位。切记，工作变动时，档案也需随之流转，以保持工龄等的连续记录。

4.超过择业期档案仍在学校

问题描述：毕业超过两年（择业期），档案仍留在学校，学校可能会将档案转回生源地，或不再提供查询服务。

应对策略：

• 主动联系学校档案室，查询档案状态和具体去向。
• 若学校已转回生源地，联系生源地人才中心确认。
• 若学校无法联系或处理，可咨询生源地或现工作地人才中心，看是否能开具调档函，直接与学校对接调档。

五、 特别提醒与长远规划建议

档案管理是一项长期工作，毕业生应树立终身管理的意识。

1.树立正确的档案观

切勿认为“体制外工作不需要档案”。档案在退休、考证、甚至某些情况下办理贷款时都可能被调用。应像重视身份证、毕业证一样重视档案。

2.动态管理，及时更新

档案不是一成不变的。工作后的转正定级、职称评定、劳动合同、年度考核、奖惩材料等都会陆续归入档案。要确保这些材料能及时、准确地进入你的档案，这需要你与档案存放机构保持沟通。

3.熟知档案存放地

务必准确记录自己档案的存放单位名称、地址和联系方式。每次档案转递后，都要更新这个信息。可以通过各地人才服务中心的官网、电话或现场查询档案是否在库。

4.利用信息化手段

关注各省市人力资源与社会保障厅（局）、人才服务中心的官方网站和微信公众号，很多地区已开通线上档案查询、出具证明等服务，方便快捷。

陕西国际商贸学院毕业生档案的调转工作，是一项严肃、规范的系统工程。它要求毕业生本人具备高度的责任心和前瞻性，提前规划，仔细操作，并及时跟进。只要充分理解其重要性，严格遵守流程，积极沟通应对，每一位毕业生都能顺利、安全地完成档案的转递，为未来的职业生涯奠定坚实的人事基础。切记，档案事，无小事，妥善处置，受益终身。