宁夏大学新华学院毕业如何调档案呢(新华学院毕业调档)

毕业生档案的转递工作是一项系统性工程，涉及毕业生本人、学院相关部门、档案接收单位等多个主体。为确保万无一失，毕业生必须清晰了解每一个步骤及其注意事项。

在具体操作调档流程之前，首先必须明确“档案”究竟是什么，它为何如此重要。毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。

通常情况下，一份完整的毕业生档案主要包括以下材料：

• 高中阶段档案：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。
• 大学阶段档案：
  • 入学材料：如入学登记表、体检表等。
  • 学习材料：各学期学习成绩单、学年考评表。
  • 学籍变动材料：休学、复学、转专业等申请与批复文件。
  • 毕业材料：高校毕业生登记表、毕业实习鉴定表、毕业论文（设计）成绩评定表等。
  • 党团材料：入党/入团志愿书、思想汇报、转正申请、党团组织鉴定等（如有）。
  • 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
  • 就业相关材料：全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（即“报到证”副联，现部分地区已取消，但档案转递仍需依据相关派遣信息）。

档案的重要性体现在多个方面：它是个人身份、学历、资历的有效证据，与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。在以下关键人生节点，档案都是必需的审查材料：

• 国家机关、事业单位、国有企业录用时的政审。
• 研究生录取院校的调档审查。
• 职称评定、职务晋升的资格审核。
• 办理户口迁移（如北上广深等大城市落户）。
• 公务员考试、事业单位招考的资格复审。
• 退休时计算工龄、享受养老保险待遇。

因此，毕业生必须像重视毕业证书和学位证书一样，高度重视个人档案的转递，确保其内容完整、转递安全、去向明确。

档案转递的准备工作通常在毕业学年的最后一个学期展开。毕业生应主动关注学院（通常通过学生处、就业指导中心或各系部辅导员）发布的通知，并完成以下关键步骤：

1.核对个人基本信息

学院会组织毕业生核对个人信息，包括姓名、性别、身份证号、专业、生源地（高考报名时的户籍所在地）等。任何信息的错误都可能导致档案无法准确投递，务必仔细核对，发现问题立即向辅导员或负责老师报告更正。

2.明确毕业去向并登记档案接收单位信息

这是整个流程中最核心的一步。毕业生需要根据自身情况，确定档案的接收地，并向学院提交准确信息。主要分为以下几种情况：

• 已签订就业协议，且单位具有档案管理权限：通常是指国家机关、事业单位、国有企业等。毕业生需向单位确认其准确的档案接收地址、单位全称、接收部门以及邮编和联系电话。将此信息准确无误地报给学校。
• 已签订就业协议，但单位无档案管理权限（如私营企业、外资企业等）：档案通常需要寄往单位所在地的政府所属公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。毕业生需向该机构咨询并获取调档函或准确的接收信息。
• 考取国内研究生或第二学位：档案将转至录取院校。毕业生需将调档函（由录取院校提供）提交给学院，或准确登记录取院校的档案接收地址和信息。
• 出国（境）深造或工作：档案一般转回生源地的公共就业和人才服务机构。少数地区可能允许存放在教育部留学服务中心，需提前咨询并办理相关手续。
• 暂未就业、自主创业、自由职业等：这是最常见的去向。根据国家规定，为保障毕业生权益，档案可在学校免费托管一段时间（具体期限需咨询新华学院，通常为两年），但更常规和推荐的做法是将其转回生源地的公共就业和人才服务机构。毕业生需确认生源地人才机构的全称、地址和联系方式。

3.关注并办理“报到证”相关事宜（根据最新政策调整）

过去，“报到证”是档案转递的核心凭证。
随着国家“放管服”改革，自2023年起，国家已取消高校毕业生就业报到证。但档案转递依然需要明确的派遣依据。毕业生需密切关注国家和宁夏回族自治区的最新政策，以及宁夏大学新华学院的具体安排。学校会根据毕业生的毕业去向信息，形成统一的派遣方案，作为档案转递的依据。即便不再发放纸质报到证，毕业生仍需明确自己的“档案接收单位”是什么。

4.配合完成档案材料的归档工作

毕业生需要配合辅导员和教务老师，确保所有需要归档的材料（如毕业生登记表、成绩单、奖惩材料等）都已齐全、准确地归入个人档案袋。

在毕业生离校前后，学院将集中开展档案转递工作。具体流程如下：

1.学院审核与封装

学院相关部门（如学生档案室）会依据毕业生登记的档案去向信息，对每一份档案进行最终审核，确保材料齐全。审核无误后，将档案严格密封，并加盖学院公章。

2.档案转递方式

为确保安全，高校转递毕业生档案主要通过以下两种保密渠道，严禁个人自带档案。

• 机要通信：这是转递人事档案最传统、最安全的途径，主要用于寄往国家机关、事业单位、国有企业和各地人才服务中心等具备机要文件接收资质的单位。优点是安全可靠，有据可查；缺点是传递速度相对较慢，且不支持个人查询详细物流信息，只能查询寄出和签收状态。
• 邮政EMS“高校毕业生档案专用通道”：这是目前广泛使用的方式。中国邮政EMS为高校毕业生档案寄送提供了特制快递袋和专属通道，同样具有安全性，并且支持线上查询物流信息，方便毕业生跟踪。学院会保留好所有的邮寄凭证（如EMS单号）。

3.档案转递时间

档案的集中转递一般在毕业典礼后的7月至8月进行。学院会批量处理，因此需要一定的时间。毕业生应耐心等待，无需过于焦虑。

档案寄出并不意味着万事大吉，毕业生必须主动跟进，完成“最后一公里”的确认。

1.获取档案转递信息

在档案寄出后，宁夏大学新华学院通常会通过官网、微信公众号或辅导员等渠道，公布档案转递的单号信息（如EMS单号）或机要号。毕业生应主动查询并记录好自己的档案寄送信息。

2.跟踪与查询

• 若通过EMS寄送，可登录中国邮政EMS官网，输入单号查询物流状态。
• 若通过机要通信寄送，可向学院询问机要号，然后通过机要通信查询系统或电话咨询当地机要通信局，查询档案是否已被签收。此过程可能稍显繁琐，需有耐心。

3.最终确认档案到位

这是最关键的一步。 在查询到档案显示“已签收”后，毕业生务必主动联系档案接收单位（如工作单位的人事处、人才服务中心等），再次确认对方是否已实际收到并审核无误你的个人档案。可以通过电话、官网或现场查询等方式进行确认。只有接收单位确认档案已入库，整个转递流程才算真正结束。

4.处理异常情况

如遇档案长时间未显示签收、被退回学校或接收单位表示未收到等情况，应立即联系宁夏大学新华学院的档案负责老师，说明情况，寻求解决方案。可能需要重新确认地址、补办手续或重新寄送。

1.档案是否可以自己携带？

绝对不可以。个人携带档案是违反档案管理规定的行为，会导致档案成为“死档”，任何正规单位都不会接收个人手持的档案。档案必须通过公对公的方式转递。

2.毕业后档案暂时留在学校可以吗？

可以，但有时限。学校会为暂未落实去向的毕业生提供短期的档案保管服务（“择业期”内，通常为两年）。在此期间，学校只是负责保管，不再负责添加任何新材料。毕业生一旦落实去向，应尽快回校办理档案转出手续。超过两年，学校通常会按规定将档案寄回生源地人才机构，毕业生需提前了解清楚学校的相关政策。

3.什么是“死档”？如何激活？

“死档”是指档案失去效力，无法正常流转和使用。常见原因包括：档案丢失、个人拆封档案、档案在自己手中存放过大、档案材料缺失严重等。激活“死档”程序复杂，需联系户籍所在地的公共就业和人才服务机构，根据其要求进行补办、重新审核、密封等操作，耗时耗力。
因此，最好的办法就是避免成为“死档”。

4.毕业后更换了工作或升学单位，如何改派档案？

在档案尚未寄出或刚寄出但未被签收时，若变更去向，应立即联系学院申请改派，提供新单位的调档函或接收证明。如果档案已被原单位签收，则需要由新的接收单位出具调档函，毕业生凭此函到原档案存放单位办理转递手续，这相当于一次工作后的档案调动，与毕业时的集中转递不同。

5.如何查询档案最终存放在哪里？

如果毕业后多年忘记档案去向，可以优先从以下途径查询：生源地公共就业和人才服务机构、曾工作单位所在地的人才中心、母校的档案室（查询最初寄往何处）。许多地区的政务服务网或人社部门APP也开通了人事档案查询功能。

宁夏大学新华学院毕业生档案的转递是一个需要毕业生高度负责、主动参与、细心跟进的过程。从毕业前的信息确认，到离校后的跟踪查询，每一个环节都容不得半点马虎。充分了解政策、明确自身去向、保持与学校的沟通、最终与接收单位确认，是确保个人档案安全、准确、顺利到达目的地的四大基石。妥善处理好档案事宜，是为自己未来的职业生涯扫清障碍、奠定基础的重要一步。