山西旅游职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动流程)

毕业生档案，作为个人人事档案的起点，是其学历、经历和表现的官方证明，具有法律效力和唯一性。它不仅是用人单位选拔、聘用人才的重要依据，更是个人职业发展轨迹的原始记录。山西旅游职业学院作为山西省培养旅游类专业人才的重要基地，其毕业生的档案管理工作严格遵循国家及山西省关于高校毕业生档案管理的相关规定。毕业生必须摒弃“档案无用论”或“可管可不管”的错误观念，将其视为与毕业证、学位证同等重要的个人资产，予以高度重视。

档案调转的整个过程环环相扣，任何一个环节的疏漏都可能延误甚至中断流程。成功的档案调转建立在几个核心要素之上：毕业生必须明确自己档案的接收地，即“档案去哪儿”；必须获取该接收单位出具的正式调档函或接收证明；再次，需按照学校规定的时间和流程提交申请；还需主动跟进档案寄送状态，确保其安全、准确抵达。下面将分步骤详细解析这一过程。

在着手调转之前，首要任务是充分认识档案袋里究竟有什么以及它为何如此关键。山西旅游职业学院的毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。这部分是个人高等教育经历的起点。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训考核表、奖惩记录、入党（团）志愿书及相关材料、毕业生登记表、就业通知书（即报到证副联，现已推行电子报到证，但其信息仍关联档案）等。
• 其他补充材料：在校期间的重大活动记录、体检表、实习鉴定表等。

这些材料共同构成了一个立体、真实的个人画像。其重要性体现在：

• 就业准入的“敲门砖”：国有企业、事业单位、政府机关等在招聘录用时，必须调阅档案进行政审，档案不合格者无法被正式录用。
• 职业发展的“基石”：工作后的转正定级、职称评定、职务晋升、干部任免等，都需要依据档案记载的信息进行。
• 社会福利的“凭证”：计算工龄、办理社会保险（养老、医疗等）、退休审批、享受相关福利待遇，都离不开档案。
• 人生大事的“证明”：办理公证、入党、考研、出国等事宜时，时常需要档案管理部门出具相关证明。

因此，档案的顺利调转和妥善管理，直接关乎毕业生的切身利益和长远发展。

档案调转的启动，始于毕业生明确自己的毕业去向，并根据不同去向获取相应的调档凭证。这是整个流程的基石，方向错误将导致后续所有努力付诸东流。

这是最常见的情况。毕业生需要根据就业单位的性质，区分处理：

• 就业单位有档案管理权限：这通常指的是国家机关、国有企事业单位、大型集团公司等。这类单位本身或其上级主管部门具备保管人事档案的资质。毕业生需要向单位的人事部门咨询，由其出具正式的调档函。调档函上会明确写明档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人、联系电话等信息。
• 就业单位无档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业、合资企业等不具备档案管理权限。在这种情况下，毕业生的档案通常需要托管至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。毕业生需要联系该机构办理档案托管手续，并获取其出具的调档函或接收函。

如果毕业生暂未找到固定工作，或者从事自由职业、灵活就业，档案最佳的存放地是户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生应主动联系户籍地的人才中心，咨询托管流程，获取调档函。将档案转回生源地人才中心是一种稳妥的选择，可以确保档案不会丢失，并且便于日后就业时随时调取。

被其他院校录取继续深造的毕业生，需要向被录取的院校研究生院或招生办公室咨询调档事宜。录取院校会出具统一的调档函。毕业生需将此调档函提交给母校。需要注意的是，有些院校可能要求档案在特定日期前寄到，务必提前沟通，留出充足时间。

这些情况的档案去向各有规定。
例如，参军入伍的，档案一般转至部队政治工作部门；出国深造的，档案通常可转至户籍地人才中心或教育部留学服务中心；自主创业的，同样建议将档案转至户籍地人才中心。无论何种情况，都必须提前向相关机构咨询清楚，并获得正式的档案接收证明。

核心要点：无论属于哪种情况，调档函（或具有同等效力的接收证明）是启动档案调转的“钥匙”，没有它，学校无法办理寄送手续。务必确保函件上的信息准确无误。

在准备好调档凭证后，毕业生需要按照学校规定的流程提交申请。虽然具体细节可能因年份和学校内部管理微调而略有不同，但大体遵循以下步骤：

毕业前夕，山西旅游职业学院负责学生档案管理的部门（通常是学生处或招生就业处）会通过学校官网、官方微信公众号、班级辅导员或毕业班群等渠道，发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。毕业生必须密切关注这些官方信息，了解办理时间、地点、所需材料、线上系统操作指南等。
于此同时呢，学校通常会组织毕业生核对个人基本信息，如姓名、身份证号、生源地等，这是确保档案准确寄送的基础，务必认真对待。

根据学校通知的要求，毕业生需要在规定时间内，向学校档案管理部门提交调档申请。目前，很多高校都采用了线上申请系统，毕业生登录系统后填写档案接收单位的详细信息（严格依据调档函内容填写），并上传调档函的清晰照片或扫描件。如果学校要求线下办理，则需将调档函原件、身份证复印件等材料交至指定办公室。

关键提示：填写信息时，要确保与调档函上的信息完全一致，特别是单位全称、地址、邮编、联系人、电话，任何一个字的错误都可能导致档案寄错或退回。

学校档案管理部门会对毕业生提交的申请和证明材料进行审核。审核通过后，学校会按照毕业生提供的地址，通过国家指定的机要通信渠道或EMS学生档案专用通道，集中分批寄送档案。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追溯的保密邮寄方式，但邮寄速度相对较慢，通常需要几周时间。

重要概念：根据规定，个人不得携带档案！档案必须公对公转递。毕业生在离校时，只会领取到毕业证、学位证、报到证等个人证件，而不会拿到实物档案。

这是最容易被毕业生忽视却又至关重要的一步。在学校寄出档案后（可向学校咨询大致的寄出时间和单号），毕业生应主动、及时地联系档案接收单位（如人才中心或就业单位人事部门），查询档案是否已安全到达。确认档案到达后，根据接收单位的要求，可能需要本人持身份证、毕业证等证件前去办理正式的托管手续，签订托管协议，并领取存档证明或相关回执。

切记：“档案寄出”不等于“万事大吉”。务必完成“确认接收”这一步，并保留好存档证明，以备日后查询和使用。

在档案调转过程中，可能会遇到各种问题，毕业生需保持冷静，积极应对。

• 问题一：暂未找到工作，调档函如何获取？

  如前所述，联系户籍地的人才交流中心办理托管并获取调档函。这是最标准、最安全的做法。切勿将档案滞留学校超过规定期限（通常为两年择业期），否则学校可能会将其打回生源地，过程中易出现遗失风险。

• 问题二：档案寄出后长时间未到达，怎么办？

  首先向母校档案管理部门查询确切的机要号或快递单号，然后凭此单号向机要局或快递公司查询邮寄轨迹。如果显示已签收但接收单位表示未收到，需协调双方核查。如果确认丢失，需要立即启动补办程序，联系母校补充相关档案材料，过程极为繁琐，故前期信息准确至关重要。

• 问题三：毕业后更换了工作单位，档案如何二次调动？

  此时档案调转不再通过学校。应由新的档案接收单位（如新单位或新单位所在地人才中心）出具调档函，毕业生凭此调档函、身份证等材料，到当前档案存放地办理调出手续，由两地人才中心之间进行公对公转递。

• 问题四：忘记档案在哪里，如何查询？

  档案查询应循踪溯源。首先从母校查起，看档案最初寄往了何处。通常流向是：就业单位、就业地人才中心、户籍地人才中心。可以优先查询户籍地县级以上人才中心的官网或电话咨询。
  除了这些以外呢，许多省份已开通了省级流动人员人事档案管理服务平台的线上查询功能，毕业生可尝试通过身份证信息查询。

• 问题五：档案在自己手中存放怎么办？

  这是一个非常棘手的问题。根据规定，任何单位不得接收个人自持的档案。如果档案袋完好未拆封，应尽快联系户籍地人才中心，诚恳说明情况，看是否有可能通融接收。如果档案袋已被拆封，则真实性受损，可能需要回母校审核、密封甚至补办部分材料，难度极大。
  因此，绝对要避免将档案拿到自己手中。

档案调转不是一劳永逸的事情。
随着个人职业生涯的发展，工作单位的变动、职称的晋升、继续教育经历的获得，都会产生新的档案材料需要归档。毕业生应树立长期的档案管理意识：

• 知晓档案所在地：始终清楚自己的档案存放在哪个机构，并记录该机构的联系方式。
• 及时归档新材料：在工作后，将获得的劳动合同、离职证明、职称评定表、年度考核表、学历提升后的学籍材料等重要文件，及时送交档案管理机构归档，确保档案记录的连续性。
• 定期关注政策变化：档案管理政策也会随时代发展而调整，适时关注相关政策信息。

山西旅游职业学院毕业生的档案调转是一项严肃、严谨的系统性工作。它要求毕业生扮演好主动规划者、细心申请者和积极跟进者的角色。从正确认识档案价值开始，到明确去向、获取凭证，再到遵循学校流程提交申请，最后完成确认接收，每一步都不可或缺。唯有以负责任的态度对待这份承载着个人历史与未来的重要文件，才能为今后的职业生涯和社会发展铺平道路，避免因档案问题而错失良机。