南宁理工学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案的本质：它是由南宁理工学院在学生毕业时组建的，全面反映学生在校期间学习、生活及社会实践情况的的历史记录集合。它不属于学生个人保管的私人物品，而是由国家授权学校形成并管理的公共人事材料。

毕业生档案的核心内容：通常包含以下几大类关键材料：

• 学籍材料：高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表等（构成完整的学习履历起点）。
• 学习成果材料：大学期间的成绩单、毕业设计（论文）成绩评定表、学位授予证明等。
• 入党入团材料：入党（团）申请书、思想汇报、转正申请书、相关调查材料等（如有）。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或受到的处分决定文件。
• 毕业鉴定材料：高校毕业生登记表，这是对学生在校表现的综合性评价。
• 其他材料：如体检表、实习鉴定表、就业通知书（报到证）副联（根据历史时期政策可能有所不同）等。

毕业生档案的极端重要性：其重要性体现在个人职业生涯的多个关键节点：

• 就业准入：进入国有企业、事业单位、政府机关等公有制单位，档案审查是必不可少的环节，用于核实个人经历和背景。
• 职业发展：未来的转正定级、职称评定、职务晋升、工龄计算等，都严重依赖于档案中连续、完整的记录。
• 继续深造：考取研究生后，录取院校会要求调取档案，进行政治审查和学籍延续管理。
• 公共服务：办理户口迁移（尤其是一线城市落户）、办理退休、享受社会保险待遇等，都需要档案作为依据。
• 身份证明：在无法通过其他材料证明个人经历时，档案是具有法律效力的终极凭证。

因此，档案的准确、安全、及时转递，是保障毕业生合法权益、支撑未来发展的基石。任何对档案的忽视或不当处理，都可能造成难以挽回的损失。

已就业毕业生：

• 情况一：就业单位有档案管理权限。这通常指国家机关、事业单位、国有企业以及部分大型优质民营企业（其本身或委托的人才机构具有人事档案管理资质）。毕业生需要向学校提供由该单位出具的、加盖公章的调档函。学校将按照调档函上的地址，将档案转递至该单位的人事部门。
• 情况二：就业单位无档案管理权限。这涵盖了绝大多数民营、外资、中小企业。这些单位无权接收和管理档案。毕业生的档案则需要转递至单位所在地的、或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。毕业生需要向学校提供与该人才机构签订的档案托管协议或该机构出具的调档函。通常，学校会与各地人才机构有默认的转递关系，但毕业生务必主动核实确认。

继续深造毕业生：

• 考取国内研究生的毕业生，在收到录取院校的调档函后，需及时提交给学校。学校将在毕业离校前后，统一将档案转递至录取院校的研究生院或招生办公室。
• 出国（境）留学的毕业生，档案通常转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。部分毕业生也可选择存放在教育部留学服务中心。需提前咨询相关机构并办理手续，然后将相关接收证明提交给学校。

待就业、自由职业或自主创业毕业生：

• 这是最常见的情况之一。毕业生的档案通常由学校转回其户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构。这是一种默认的、保障档案安全的处理方式。毕业生离校后应尽快到户籍地人才机构办理档案接收确认手续。

参加国家地方基层项目毕业生：

• 如参加“西部计划”、“三支一扶”、“特岗教师”等项目的毕业生，其档案流转通常按照项目主管部门的规定执行，可能暂时保留在学校，也可能转至项目服务地的人才机构。需密切关注项目通知和学校指导。

核心原则是：档案必须转递至一个具备人事档案管理资质的机构进行规范保管，个人绝不能自行携带和保管档案。

第一步：信息核对与确认

• 学校会组织毕业生进行档案转递信息的核对。通常会下发一份信息确认表，上面包含毕业生的基本信息、档案接收单位名称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话等。
• 毕业生必须极其认真地核对每一项信息，确保准确无误。特别是单位名称和地址，任何偏差都可能导致档案寄错、丢失。信息确认后，需本人签字确认并按时交回。

第二步：提交调档证明材料

• 根据前述的毕业去向，毕业生需要向学校指定的部门（通常是各二级学院负责毕业班的辅导员或教学秘书）提交相应的证明材料。
• 关键材料清单：
  • 调档函：由有档案接收权的单位或人才机构出具，是调档的正式指令性文件。
  • 就业协议书（三方协议）或劳动合同：用于证明就业去向，辅助确定档案流向。
  • 研究生录取通知书或调档函：证明升学去向。
  • 户口本首页及本人页复印件：用于确认户籍所在地，作为档案转回原籍的依据。
• 所有材料务必在规定截止日期前提交，逾期可能影响档案的正常寄送，导致档案滞留学校。

第三步：学校审核与档案转递

• 学校相关部门（如学生档案室）会对毕业生提交的信息和材料进行审核、整理、封装。档案袋会被严格密封并加盖公章。
• 学校会通过专门的渠道（通常是机要通信或EMS学生档案专用通道）将档案寄往指定的接收单位。机要通信是一种安全级别高、但速度相对较慢的邮政服务，专门用于寄送党政军机关及国有企事业单位的机密文件、档案等。
• 这个转递过程需要一定时间，并非即时到达。

第四步：毕业生跟进与确认接收

• 档案寄出后，学校可能会提供档案转递的单号或查询方式，毕业生应主动查询物流信息。
• 最重要的一步：在档案寄出后的一至两个月内，毕业生必须主动联系档案接收单位（如工作单位的人事处、人才市场等），确认档案是否已安全到达并被成功接收。
• 如果长时间未收到，应立即向学校档案室查询转递记录，必要时申请核查。确保档案“落地”是毕业生个人的责任。

问题一：延迟或忘记办理调档手续

• 情况描述：毕业离校时尚未确定工作单位，或忙于其他事务，未能及时向学校提交档案去向信息。
• 后果：档案可能滞留在学校，成为“滞留档案”。学校通常只为毕业生免费保管档案一段时间（一般为两年，具体以学校规定为准），逾期可能会收取保管费，且存在遗失风险。
• 解决方案：尽快确定档案接收地（通常是户籍地人才中心），然后主动联系南宁理工学院学生档案管理部门，咨询补办调档手续的流程，按要求提交材料，办理档案转出。

问题二：档案接收信息填写错误

• 情况描述：在核对信息时粗心大意，写错了单位名称、地址或联系人。
• 后果：档案被寄往错误地址，可能丢失，找回过程繁琐复杂。
• 解决方案：预防胜于治疗，核对时务必仔细。一旦发现寄错，立即联系学校档案室，说明情况，看是否能截回或联系快递公司。同时联系正确的接收单位寻求帮助。若档案丢失，需要向学校申请补办，过程极为耗时费力。

问题三：个人私自拆封档案袋

• 情况描述：极少数情况下，档案可能因各种原因到达个人手中，毕业生出于好奇或无知拆开了档案袋。
• 后果：档案材料的真实性和完整性受到质疑，任何单位都将拒绝接收被私自拆封的档案，档案即刻失效，变成“死档”。
• 解决方案：严禁拆封！如果已拆封，唯一的方法是立即联系南宁理工学院档案室，说明情况，询问是否有补救措施，如由学校重新审核档案内容并密封盖章。但这非常困难，且不一定能成功。最好的办法就是确保档案不经过个人手。

问题四：就业单位变更后档案如何调动

• 情况描述：毕业时档案已寄往A单位或A地人才中心，之后更换工作到B城市，需要再次调动档案。
• 解决方案：这属于“档案流动”，已非毕业调档。流程是：由新的档案接收单位（B地具备资质的人才机构或单位）向您当前的档案保管单位（A单位或A地人才）开具调档函。您本人持调档函及相关证件到当前档案保管单位办理调出手续，由他们通过机要通道将档案转至新单位。您仍需跟进确认接收。

问题五：成为“死档”后如何激活

• 情况描述：档案在个人手中保存超过时限（一般人才机构不收自持档案）、拆封或丢失，导致没有单位接收。
• 解决方案：这是一个棘手的问题。需要联系原毕业院校（南宁理工学院）和户籍地人才交流中心。
  • 对于自持档案：尝试与户籍地人才机构沟通，看是否愿意接收，但成功率低。通常需要学校重新审核密封。
  • 对于材料缺失/丢失：需回学校档案馆补办相关学籍材料，如成绩单、毕业登记表等，补齐后由学校密封。
  • 整个过程耗时漫长，需要多次往返沟通，因此务必避免档案成为“死档”。

专升本学生：成功升入本科院校的学生，其专科阶段的档案需要并入本科档案。通常由本科院校出具调档函，学生将其交至南宁理工学院（如专科在此就读），由学校将档案转至本科院校。

结业、肄业学生：这类学生的档案中会放入结业或肄业的相关证明，其调档流程与毕业生类似，但档案内容有所不同。也需按规定确定档案去向并办理转递手续。

延期毕业学生：因故未能按时毕业的学生，其档案会暂时保留在学校，待完成学业达到毕业条件后，再按应届毕业生的程序办理调档。