黔南民族职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递)

毕业生档案是记录个人主要经历、政治面貌、品德作风、学业成绩等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。对于黔南民族职业技术学院的毕业生而言，无论是步入职场、继续深造还是回到生源地，档案的调转都是毕业离校程序中至关重要的一环。许多毕业生对此流程感到陌生甚至困惑，不知从何下手。实际上，档案调转有其固定的规律和程序，只要把握核心要点，遵循规定步骤，就能顺利完成。

一、 理解毕业生档案的重要性与调档核心原则

在具体阐述调档流程之前，必须深刻理解档案的性质和调档的基本原则。毕业生档案并非普通文件，它是国家人事档案的重要组成部分，其转递与管理具有严格的纪律性。

毕业生档案的核心内容通常包括：高中阶段学籍材料、高考报名登记表、体检表等；大学期间的入学登记表、学习成绩单、学年鉴定表、军训鉴定表、奖惩材料、入党入团志愿书及思想汇报、毕业生登记表、就业通知书（报到证副本）等。这些材料共同构成了一个完整的人生阶段性记录。

调档工作遵循几项核心原则：一是合规性原则。档案的转递必须通过机要通信或专人送取方式进行，严禁个人自行携带档案。这是确保档案安全、保密、不丢失、不被篡改的铁律。二是凭据性原则。档案的调动必须依据有效的调档函或录取通知书等官方文件，接收单位必须具备人事档案管理权限。三是主动性原则。调档流程的启动和推进主要依赖于毕业生本人的主动申请和沟通协调，学校通常不会自动寄送档案。

二、 调转档案前的准备工作

“凡事预则立，不预则废。”充分的准备是成功调档的第一步。毕业生在离校前或办理调档手续前，应做好以下几项工作：

• 明确档案接收单位：这是最关键的一步。你需要清楚你的档案要寄往何处。不同的毕业去向，接收单位完全不同。
  • 已就业且单位有档案管理权限：通常是指国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等。你的档案接收单位就是该单位的人事部门或上级主管部门指定的档案管理机构。
  • 已就业但单位无档案管理权限：这常见于私营企业、外资企业、小微企业等。你的档案通常需要寄往单位委托的公共就业和人才服务机构（如某市、某区人才服务中心），或者单位营业执照注册地所在的人力资源社会保障局。
  • 升学深造：如果你考取了本科院校或研究生，档案接收单位就是你被录取的院校的招生办公室或学生档案管理部门。
  • 未就业、自由职业或自主创业：通常情况下，你的档案会默认发回生源所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如某某市人力资源和社会保障局、某某县人才交流服务中心）。
• 获取调档函：调档函是调取档案的唯一合法凭证。它是由档案接收单位开具的、同意接收你人事档案的官方证明文件。你需要联系你的接收单位，按照他们的要求申请获取调档函。调档函上会明确写明接收单位名称、地址、联系人、联系电话以及调档事由等重要信息。
• 确认学校档案管理部门信息：你需要知道黔南民族职业技术学院具体负责毕业生档案管理的是哪个部门（通常是学生工作处、招生就业处或专门的档案室）、其办公地址、联系人、联系电话以及办理调档手续的具体时间要求。这些信息一般可以通过学校官网、毕业班辅导员或往届学长学姐获取。
• 准备好个人身份证明材料：办理调档时，通常需要出示本人的身份证、毕业证复印件，有时可能还需要提供报到证复印件等。

三、 毕业生档案调转的具体操作流程

在准备工作就绪后，就可以启动正式的调档程序了。整个流程可以概括为“申请-审核-转递-确认”四个环节。

第一步：提交调档申请

毕业生本人（或书面委托他人）持调档函原件、个人身份证复印件、毕业证复印件等所需材料，前往学校档案管理部门，填写《毕业生档案转递申请表》或类似的表格，正式提出调档申请。如果本人无法到场，需出具亲笔签名的委托书、委托人及受托人的身份证复印件。

第二步：学校审核与档案整理

学校档案管理部门的工作人员会审核你提交的调档函真伪及有效性，确认接收单位是否具备人事管理资质。审核通过后，工作人员会从档案库中找出你的档案，进行最后的整理、核对、密封、填写转递通知单等一系列操作，为寄出做最后准备。

第三步：档案转递寄出

学校会通过机要通信渠道将你的档案寄往调档函上指定的接收单位。机要通信是一种比普通邮政更为安全、可靠的专业文件寄送方式，但其传递速度相对较慢，通常需要一到数周时间。极少数情况下，如接收单位距学校很近且派专人持介绍信前来提取，也可能采取专人送取的方式。但无论如何，档案绝不会交给学生个人。

第四步：确认档案到达

这是最容易被忽略但至关重要的一步。在学校寄出档案一段时间（通常建议15-30天后）后，你必须主动联系档案接收单位，查询你的档案是否已经安全到达并被签收入库。切勿想当然地认为寄出就万事大吉。一旦发现档案未到或出现问题，应立即同时与学校档案部门和接收单位沟通，查找原因，必要时申请档案去向查询。

四、 不同毕业去向下的调档特别注意事项

针对不同的毕业去向，调档过程中会有一些需要特别关注的细节。

1.就业毕业生

• 务必与用人单位人事部门确认清楚：单位是否具备档案管理权？档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人、电话是什么？
• 如果单位不接收档案，必须问清楚档案应托管在何处人才市场，并自行联系该人才市场办理开户和调档函事宜。
• 报到证（派遣证）的开具单位名称应与档案接收单位保持一致，否则会影响档案接收和户口迁移。

2.升学毕业生

• 调档函通常由录取院校的招生办公室随录取通知书一并寄发。
• 务必关注录取院校要求的档案寄达截止日期，并提前办理，以免影响入学注册。
• 需要将调档函及时交给学校，并确认档案在开学前已寄往录取院校。

3.回生源地的毕业生

• 即使未落实工作，也强烈建议主动联系生源地所在地级市或县级的人力资源和社会保障局（人才服务中心），确认其确为档案接收单位，并获取准确的接收地址信息。各地政策可能略有不同。
• 档案寄回生源地后，并非就此“沉睡”。当你日后在工作地（如其他城市）需要调档时，仍需从生源地的人才机构开具调档函，办理调出手续。
• 将档案存放在生源地人才市场，工龄可以从存放之日起计算，对未来的职称评定等有益。

五、 常见问题与应对策略

问题一：忘记档案去向，找不到档案了怎么办？

首先不要慌张。档案的每一次转递都有记录可查。你可以首先联系黔南民族职业技术学院的档案管理部门，查询当年档案的寄出地址和机要号。根据这个线索，再去联系可能的接收单位进行查找。如果时间久远，可能需要逐级向生源地各级人才服务机构查询。

问题二：调档函开具错误或信息变更怎么办？

如果调档函上的信息有误，或者你更换了工作/升学单位，需要立即联系原调档函开具单位作废原函，并请新的接收单位重新开具调档函。然后及时将新调档函提交给学校，更正调档信息，避免档案错寄。

问题三：档案袋被私自拆开怎么办？

档案袋的密封条是档案真实性和完整性的保证。一旦被个人私自拆开，任何单位都有权拒绝接收这份档案。此时，你必须立即联系学校档案管理部门，说明情况，请求对档案材料的真实性进行重新审核。审核无误后，由学校重新密封、盖章，方可继续办理转递。这个过程非常麻烦，因此切记遵守纪律，千万不要自行拆封。

问题四：超过择业期仍未办理调档怎么办？

国家规定的毕业生择业期一般为两年（自毕业当年7月1日起算）。两年期内，学校会免费保管档案并为学生办理转递手续。超过择业期后，学校原则上不再负责保管档案，通常会根据毕业生名册，将滞留档案统一通过机要通信转递至毕业生生源地所在地级市的教育局或人力资源和社会保障局。毕业生需要自行联系生源地的档案接收部门查询档案下落，并按照社会流动人员档案管理规定办理后续事宜。

黔南民族职业技术学院毕业生档案的调转是一项严谨、规范的工作，它连接着学生的过去与未来。每一位毕业生都应以高度的责任心对待此事，做到提前规划、明确去向、备齐凭证、主动沟通、及时确认。只要严格按照国家政策和学校流程操作，密切关注每一个细节，就能确保这份记录着自己青春奋斗历程的珍贵文件安全、顺畅地抵达人生下一站的港湾，为未来的发展奠定坚实的基础。