永城职业学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

• 更新时间：2025-10-14 21:21:01 •

永城职业学院毕业如何调档案的综合评述对于永城职业学院的毕业生而言，档案调转是离开校园、步入社会或继续深造的关键一步，它直接关系到个人未来的职业发展、职称评定、政审乃至退休等长远事宜。毕业生档案作为记录个人学习经历、政治面貌、品德作风等内容的重要历史材料，具有原始性、真实性、保密性的特点，通常不允许个人自行携带或拆阅，必须通过国家规定的机要通信渠道进行公对公转递。许多毕业生在面对档案调转事宜时，常常感到迷茫和无从下手，不知该联系哪个部门、需要准备哪些材料、流程具体如何展开。实际上，档案调转是一个系统性的过程，其核心在于“依据调档函，完成公对公转递”。毕业生必须首先明确自己档案的接收单位，并由此单位出具具有法律效力的调档函，然后凭此函件与母校的档案管理部门进行沟通衔接，最终由学校审核通过后负责寄出。整个过程需要毕业生保持耐心和细心，主动沟通，及时跟进，确保这份重要的人生文件能够安全、准确、及时地抵达目的地，为个人的新征程扫清障碍，奠定坚实的基础。永城职业学院毕业调档全流程详解毕业季的到来，意味着莘莘学子即将开启人生的新篇章。无论是奔赴工作岗位、回到原籍，还是进入更高学府继续深造，都涉及到一个至关重要的行政手续——毕业生档案的调转。对于永城职业学院的毕业生来说，清晰、全面地了解档案调转的整个流程、所需材料及注意事项，是确保档案能够顺利、无误抵达目的地的关键。档案并非普通文件，其转递有着严格的组织程序和纪律要求，绝不可掉以轻心。
一、深刻理解毕业生档案的核心价值与内容在着手办理调档事宜之前，首要的是充分认识到档案的重要性。它绝非一摞可有可无的纸张，而是伴随个人一生的重要凭证。毕业生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料，是用人单位选拔、聘用人才的重要依据。它直接关系到毕业生的切身利益，包括但不限于：

公务员、事业单位招录的政审环节。

国有企业、大型民营企业入职时的资格审核。

考研、出国等深造事宜的资格审查。

将来评定职称、考取各类资格认证。

计算工龄、办理社会保险、退休手续等。

入党、入团等重要政治审查。

永城职业学院毕业生的档案中，通常包含以下核心材料：

高中阶段档案（如高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表等）。

大学阶段档案：入学登记表、学年鉴定表、学业成绩单、毕业生登记表、体检表、军训鉴定表、奖惩材料、党团组织关系材料（入党/团申请书、思想汇报、转正申请书等）、就业通知书（即报到证副本，白联）等。

这些材料共同构成了个人的完整学习生涯记录，一旦遗失或损坏，补办将异常繁琐，甚至某些历史材料无法复现。
因此，必须以严谨认真的态度对待档案调转。
二、明确档案调转的类型与接收单位毕业生的去向决定了档案的流向，因此在办理调档前，必须明确自己属于哪种情况，并据此确定档案的接收单位（即“档案抬头”）。这是开具调档函的前提。

1.已就业且单位具备档案保管权限：毕业生与国有企业、事业单位、政府机关等有人事档案管理权的单位签约。此类单位的组织人事部门会直接向学校出具调档函，档案将转往工作单位。

2.已就业但单位不具备档案保管权限：毕业生入职大多数民营企业、外资企业等。这些单位无权管理档案，毕业生通常需要将档案委托至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行托管。此时，调档函由该人才服务机构出具。

3.升学深造：考取研究生或专升本成功的毕业生，档案需转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。录取院校会向永城职业学院发出调档函。

4.未就业、自由职业或出国：通常情况下，学校会建议并将档案转回毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构（如某某市人力资源与社会保障局、人才服务中心）进行免费托管。毕业生也可自行联系户籍地人才机构确认接收事宜并申请调档函。

5.参军入伍：档案将转至部队指定的政治工作部门。

三、调档前的准备工作与关键材料万事俱备，方能事半功倍。在正式启动调档程序前，毕业生需要做好以下准备：

主动联系接收单位。务必通过官方渠道（电话、官网、现场咨询）与档案接收单位取得联系，清晰告知对方自己是永城职业学院的应届毕业生，询问办理档案接收和开具调档函的具体要求、流程以及单位的准确全称和地址。这是所有步骤的起点。

获取核心文件——调档函。调档函是调动档案的唯一法律凭证，由档案接收单位开具，加盖其公章方才有效。它上面会明确写明调档事由、接收单位名称、详细地址、联系人、联系电话以及档案转递方式（通常要求机要通信）。毕业生需要将这份函件的原件（或清晰电子版）提交给学校。

再次，准备个人身份证明。通常包括本人的身份证复印件、毕业证复印件等，以备学校档案管理部门核实身份时使用。

确认校园手续。确保自己在离校前已办清所有手续，如缴清学费、归还图书、办理退宿等，以免因欠费等问题导致档案被暂扣。

四、与学校档案管理部门对接的具体流程当调档函和个人材料准备齐全后，毕业生即可与永城职业学院负责档案管理的部门（通常是学生处或招生就业处下属的档案室）进行对接。具体流程如下：

第一步：提交申请与材料。毕业生本人或委托他人，将有效的调档函原件、本人身份证复印件等材料，提交至学校档案管理部门。如果委托他人办理，还需提供亲笔签名的委托书、委托人和受托人的身份证复印件。

第二步：学校审核与办理。学校档案管理部门的工作人员会审核调档函的真实性和有效性，核对毕业生信息，确认无任何遗留问题后，将在档案管理系统中进行登记和操作，准备转递档案。

第三步：档案封装与转递。学校会将毕业生的全部档案材料按规定进行仔细封装，并通过国家指定的机要通信渠道或EMS学生档案专用通道进行寄送。这个过程需要一定的时间，且机要通信本身较普通快递慢，毕业生需耐心等待。

第四步：索取档案转递凭证。档案寄出后，毕业生应主动向学校询问并索取档案转递的单号或机要号。这是一个非常重要的凭证，用于后续向接收单位查询档案是否安全送达。

五、档案寄出后的跟进与确认工作档案寄出并不意味着万事大吉，积极的跟进是确保档案安全落地的最后一道保险。

主动查询物流信息。获得转递单号后，定期通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪档案物流状态，了解其运输轨迹。

联系接收单位确认接收。根据物流信息预估档案到达时间后，主动联系接收单位的档案管理员，询问是否已收到你的档案，并请对方核实档案材料是否完整、无误。

办理档案托管手续（如需要）。对于将档案托管在人才服务机构的毕业生，在确认档案到达后，可能还需要本人前往该机构，签订《人事档案托管协议》，完成最后的存档手续，并了解后续如何利用档案提供相关服务。

六、常见问题与特别注意事项在调档过程中，可能会遇到一些常见问题，提前了解有助于从容应对。

问题一：暂缓就业或档案暂存学校。部分毕业生可能因某种原因无法立即确定档案去向。根据国家规定，学校为毕业生提供两年择业期的档案保管服务（具体时限需咨询学校）。在此期间，毕业生一旦确定接收单位，可随时凭调档函回校办理转出手续。两年后，若仍未办理，学校原则上会将其档案转回生源地人才机构，但强烈建议毕业生主动处理，避免成为“死档”。

问题二：调档函开具有误。如果发现调档函上的单位名称、地址等信息有误，必须立即联系接收单位重新开具正确的调档函，错误的函件学校无法受理。

问题三：档案丢失或损毁。虽然通过机要渠道转递非常安全，但极小概率下仍可能出现问题。一旦长时间查询不到档案下落，应立即同时联系母校档案发出部门和接收单位，协同根据转递凭证进行追踪查找。若确认丢失，需尽快启动补办程序，回高中和大学补办关键材料，过程极为耗时耗力。

特别提醒：

切记！严禁个人私自携带档案。任何单位都不会接收由个人自行带来的档案，私自拆阅更会导致档案直接作废。

保持沟通渠道畅通。确保向学校和接收单位提供的联系方式是准确且能及时联系的。

关注时间节点。办理调档、转递党组织关系、户籍迁移等毕业手续都有一定的时间要求，务必在规定时间内完成，避免错过截止日期。

毕业生档案的调转是人生阶段转换中的一个重要环节，它要求毕业生展现出足够的责任心和主动性。只要提前规划，明确流程，细心准备，积极沟通，永城职业学院的每一位毕业生都能顺利完成档案的调转，为自己的未来铺平道路，让这份珍贵的“人生记录”在需要时能发挥其应有的价值。

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