广西工业职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案转递流程)

毕业生档案的重要性主要体现在以下几个方面：

• 身份认定与职业发展的基石：档案是确认个人学历、学习经历的唯一权威凭证。在企事业单位入职、特别是进入国有单位、机关事业单位时，档案审查是必不可少的环节，用于核实个人背景信息。
• 职称评定的核心依据：对于专业技术人员，评定初级、中级、高级职称，需要档案中完整、连续的学历、工作经历和考核记录作为支撑。
• 工龄计算与社保缴纳的证明：档案中记载的参加工作时间是计算工龄的起点，而工龄直接影响到未来退休金的计算。
  于此同时呢，档案也是办理社会保险、享受相关福利的重要依据。
• 政审与组织关系接转的必备材料：报考公务员、事业单位、参军入伍、入党等都需要进行政治审查，档案是政审的主要信息来源。党组织、团组织关系的接转也离不开档案。
• 出具相关证明的基础：在需要办理考研、出国、公证等事宜时，往往需要依据档案内容出具相关证明。

广西工业职业技术学院毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段学籍材料（如毕业生登记表、成绩单等）。
• 高等学校毕业生登记表。
• 在校期间的学习成绩单。
• 入学体检表、军训总结等。
• 入党/入团志愿书及相关材料（如有）。
• 奖惩记录材料。
• 毕业论文成绩评定表或毕业设计任务书及成绩。
• 全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书（即报到证副本，虽报到证制度已改革，但其历史记录仍存于档案）。
• 其他应归档的材料。

理解档案的构成与价值，是毕业生重视调档手续、主动配合学校完成档案转递工作的思想基础。任何对档案的漠视都可能埋下隐患。

第一，明确并确认个人档案接收单位。 接收单位必须是具备人事档案管理权限的机构。常见情况如下：

• 已落实就业单位： 如果就业单位是机关、事业单位、国有企业或大型知名民营企业，通常其本身或上级主管部门设有人事部门，可以直接接收并管理员工档案。毕业生需向单位人事部门确认其是否具备档案接收资格，并获取准确的档案接收单位名称、地址和联系方式。
• 就业于非公单位或灵活就业： 大多数民营企业、外资企业、社会组织等不具备档案管理权限。在这种情况下，毕业生的档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心、人力资源市场等）进行管理。毕业生需要联系这些机构，办理人事代理手续，获取其作为接收单位的证明。
• 升学报到： 考取研究生或专升本的同学，档案需要转至录取院校。录取院校的研究生院或招生办公室会提供明确的调档信息。
• 未就业、自主创业或出国： 一般情况下，学校会建议并将档案转递至毕业生生源所在地的毕业生就业主管部门（如某市人力资源和社会保障局）或指定的人才交流服务中心进行免费保管。

第二，获取至关重要的“调档函”。 调档函是调取档案的法定凭证，由档案的接收单位出具。它是一份正式的公函，上面会清晰注明调档人的基本信息、调档事由，以及接收单位的详细名称、地址、联系人和联系电话。

• 如何获取： 毕业生在确认接收单位后，应主动向该单位申请开具调档函。对于就业单位，向其人事部门申请；对于人才服务中心，在办理人事代理时申请；对于升学院校，通常随录取通知书一并寄送或需自行在院校官网下载。
• 核对信息： 收到调档函后，务必仔细核对函件上的所有信息，特别是姓名、身份证号、档案接收单位名称和地址，确保准确无误。任何错误都可能导致档案无法准确投递。

准备工作的充分与否，直接决定了后续调档流程能否顺利启动。切忌在未明确接收单位和未取得调档函的情况下，盲目要求学校调档。

第一步：关注通知与政策解读。 毕业生在离校前，务必密切关注广西工业职业技术学院学生工作处、就业指导中心或二级学院发布的关于毕业生档案转递工作的官方通知。这些通知会明确当年档案转递工作的起止时间、办理方式（线上或线下）、负责部门、联系方式及需要提交的材料清单。这是获取第一手准确信息的根本途径。

第二步：提交调档申请与相关材料。 根据学校要求，毕业生需要向指定的负责部门（通常是学生工作处或档案室）提交调档申请。关键材料通常包括：

• 调档函原件： 由档案接收单位开具的正式函件。
• 本人有效身份证复印件： 用于身份核实。
• 毕业生档案转递申请表： 学校可能会提供固定格式的表格，需要毕业生如实填写个人信息、档案接收单位信息等。
• 其他可能需要的材料： 如毕业证复印件、离职证明（如需从原单位调档）等，按学校具体要求准备。

目前，许多高校为方便毕业生，已开通线上办理渠道。毕业生可能需要登录学校的就业信息管理系统或学生服务平台，在线填写信息、上传调档函等材料的电子版。

第三步：学校审核与档案转递。 学校相关部门在收到毕业生的完整申请材料后，会进行审核。审核内容包括调档函的真实性、接收单位的资质、信息的准确性等。审核通过后，学校档案管理部门会按照规定，对毕业生的档案进行核对、封装。然后，通过国家指定的机要通信渠道或EMS学生档案专用通道，将档案寄往调档函上指定的接收单位。严禁个人私自携带档案。

第四步：查询档案投递状态与确认接收。 档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或EMS单号。毕业生应主动向学校询问此信息，并利用该单号通过机要通信查询系统或EMS官网跟踪档案物流状态。在档案显示已被签收后，毕业生负有最终确认的责任，必须主动联系接收单位，核实对方是否已成功收到并归档。这一步至关重要，是确保档案安全“落地”的最后关卡。建议在确认接收后，向接收单位索要一份档案到达的回执或证明。

问题一：暂未落实工作单位，档案应如何处理？

策略： 这是非常普遍的情况。毕业生可以选择将档案转回生源地所在地的县级以上毕业生就业主管部门或公共人才服务机构。这些机构提供免费的档案保管服务。办理时，通常不需要调档函，只需在学校统一的档案转递登记中选择“回生源地”选项，并确认生源地接收单位的准确名称即可。学校会按计划统一转递。此举可以避免档案滞留学校，成为“死档”。

问题二：调档函信息有误或更换了工作单位怎么办？

策略： 若在提交申请前发现调档函信息错误，应立即联系原出具单位更正，重新开具正确的调档函。若在档案已寄出后才发现错误，或中途更换了工作单位需要变更档案去向，情况会复杂很多。毕业生需立即同时联系学校档案管理部门和原接收单位，说明情况，尝试拦截或退回档案。然后，凭新单位开具的调档函重新办理手续。
因此，事前仔细核对是避免麻烦的最佳方法。

问题三：毕业后档案一直留在学校，成为“滞留档案”怎么办？

策略： 按照国家规定，学校为毕业生保管档案有一定期限（通常为两年，具体咨询学校），此期间内档案状态为“学籍档案”。超过保管期后，学校不再负责其转递，会将其迁转至生源地人才机构，但在此过程中极易出现档案遗失或信息断层。如果发现自己的档案仍滞留学校且未超过保管期，应尽快补办调档手续。若已超过保管期，应首先联系学校档案室，查询档案最终流向，再根据线索前往生源地相关机构查询和激活档案。

问题四：忘记档案去向，如何查询？

策略： 查询档案下落可遵循“由近及远”的原则。首先联系毕业院校的档案室或学生处，查询最初的转递记录。联系生源地的人力资源和社会保障局、教育局或人才服务中心。再次，联系曾工作过单位所在地的人才机构。一些地区已开通了线上查询功能，毕业生可尝试在当地人社部门官网查询。保持耐心，多方打听是关键。

问题五：个人能否接触或拆封档案？

策略： 绝对禁止。 档案的传递必须在公对公的模式下进行，个人无权保管、拆阅档案。一旦档案袋被拆封，其真实性和保密性就受到破坏，任何单位都将拒绝接收，档案即刻变为“死档”。如果不慎发生此类情况，需立即返回原封存单位（如学校）核实材料真实性并重新密封。

要动态更新个人档案信息。档案转入接收单位后，并非一劳永逸。在今后的工作中，产生的劳动合同、离职证明、职称评定材料、年度考核表、获奖证书等重要文件，都应及时归档。如果档案存放在人才服务中心，应定期了解归档政策，主动提交新材料，确保档案内容的连续性和完整性。

要主动关注档案状态。在更换工作单位或城市时，档案的转递是必要环节。应像处理社保、公积金一样，将档案转移纳入离职和入职的标准化流程中，确保档案随人走，避免断档。

要善用资源。各地公共就业和人才服务机构是管理流动人员档案的主体，它们提供档案的保管、转递、证明出具等一系列服务。毕业生应熟知存放自己档案的机构，并与其保持畅通的联系渠道，在需要时能够高效地获得帮助。