上海旅游高等专科学校毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

毕业生档案是记录学生个人经历、思想品德、学习成绩、社会实践等情况的文件材料，具有真实性、原始性和凭证性，是个人职业生涯中不可或缺的重要证明。对于上海旅游高等专科学校的毕业生来说，清晰地了解毕业时档案如何调转，是离校前必须完成的一项重要任务。
下面呢将围绕不同毕业去向，详细阐述档案调转的各个环节。

在具体操作调档流程之前，首先需要深刻理解档案里有什么以及它为何如此重要。

• 档案主要内容：毕业生档案通常包含高中阶段材料（如毕业生登记表、高考报名登记表等）、大学入学材料、在校期间的学习成绩单、学年鉴定表、奖惩记录、入党入团材料、毕业生登记表、体检表以及报到证白色通知书联（现已逐步电子化）等。这些材料共同构成了个人求学生涯的完整记录。
• 档案的重要性：档案的用途广泛且关键。它是用人单位选拔、聘用人才的重要参考依据；是办理就业落户手续的必备文件；是参加公务员招考、事业单位招聘的政治审查基础；是评定职称、确认工龄、办理社会保险和退休手续的凭证；也是考研、出国深造等情况下，对方院校或机构审查资格的重要材料。档案一旦丢失或成为“死档”（即档案长时间存放在个人手中或无人事权的机构），将给个人带来极大的不便和损失。

因此，每位毕业生都必须以严肃认真的态度对待档案调转事宜。

档案不能随意调转，必须依据有效的调档凭证。目前，全国高校普遍使用的核心凭证是《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称“报到证”）。但随着教育主管部门政策的调整，报到证的作用正逐步弱化，但作为调档依据的功能在许多情况下依然存在，或由其他形式的调档函件替代。

• 报到证的作用：报到证是毕业生到就业单位报到的凭证，也是毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。学校相关部门依据报到证为毕业生办理档案投递、组织关系转移和户籍迁移等手续。报到证通常为一式两联，有色联由毕业生交予用人单位报到使用，白色通知书联存入毕业生档案。
• 政策新变化：根据国家最新政策，从2023年起，教育部门建立高校毕业生毕业去向登记制度，作为高校为毕业生办理离校手续的必要环节。全面取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。这意味着，调档的依据将更多地依赖于毕业生与档案接收单位（如公共就业人才服务机构、国有企事业单位等）签订的有效协议或接收函。
• 上海旅游高等专科学校的执行：毕业生应密切关注学校学生处或就业指导中心发布的最新通知，了解在当前政策下，学校具体需要何种材料来启动档案转递流程。通常，一份由具有档案管理权限的机构出具的正式《调档函》将成为关键文件。

简而言之，明确毕业去向并获得相应的官方认可的回执或函件，是启动调档流程的第一步。

毕业生的档案流向主要取决于其毕业后的选择。
下面呢是几种常见情况的详细流程说明。

这种情况主要指毕业生签约到国家机关、国有企事业单位、大型上市公司等本身具备保管人事档案资质的单位。

• 第一步：获取调档函。毕业生在正式入职前后，应向用人单位的人事部门确认档案接收事宜，并由该单位出具正式的、加盖公章的《调档函》。调档函上应明确写明档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。
• 第二步：提交调档函至学校。毕业生需将调档函原件（或根据学校要求的清晰电子版）提交给上海旅游高等专科学校负责档案管理的部门（通常是学生处或档案馆）。
  于此同时呢，按要求填写档案转递地址登记表，确保信息准确无误。
• 第三步：学校审核与转递。学校档案管理部门审核调档函的真实性和有效性后，会统一通过机要通信或EMS学生档案专用通道等方式，将档案转递至调档函上指定的单位。机要通信是一种保密性强的邮政通道，常用于公对公的文件传递，时间相对较长。
• 第四步：确认档案到达。档案寄出后，学校通常会提供档案转递的单号或通知毕业生查询。毕业生应在档案寄出后一到两个月内，主动联系用人单位的人事部门，确认档案是否已安全收到。如有问题，应及时与学校档案室联系查询。

这种情况常见于签约到私营企业、外资企业、中小企业等无人事档案管理权的单位。

• 第一步：办理人事代理。毕业生需要将档案委托至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市、区级人才服务中心）进行管理。这称为人事代理。
• 第二步：获取人才服务机构调档函。毕业生需联系相应的人才服务机构，办理托管手续，并由该机构出具《调档函》。有些机构可能需要毕业生提供与用人单位签订的劳动合同等材料。
• 第三步：后续流程同“单位有权限”情况。将人才服务机构出具的调档函提交给学校，由学校审核后向该机构转递档案。毕业生最终需向人才服务机构确认档案到位情况。

对于成功升学的毕业生，档案调转相对直接。

• 第一步：提交录取通知书或调档函。考取院校的研究生院或招生办公室会向考生寄送录取通知书，并通常附有专门的调档函。毕业生需将调档函（或录取通知书复印件，按录取学校要求）提交给上海旅专的档案管理部门。
• 第二步：学校转递至录取院校。学校会按录取院校的要求和时间节点，将档案统一转递至新的高校。
• 第三步：入学后确认。入学后，应及时向新学校的档案管理部门或辅导员确认档案是否已顺利转入。

选择出国（境）的毕业生，档案一般转回户籍所在地。

• 第一步：确认接收地。档案通常转至户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。
• 第二步：申请调档。毕业生需联系户籍地的人才服务中心，咨询档案接收政策，并按其要求办理相关手续，可能需提供户口本、身份证、毕业证复印件及出国相关证明等。
• 第三步：提交材料至学校。将户籍地人才服务中心出具的调档函或接收证明提交给学校。
• 第四步：学校转递档案。学校将档案转回生源地人才中心。切记不可将个人档案随身携带出国。

对于离校时尚未落实工作单位的毕业生，学校通常提供一定的档案暂存期（一般为两年，即“择业期”），但具体政策需咨询学校。

• 选项一：申请档案暂留学校。在规定择业期内，毕业生可向学校提出申请，将档案暂时保留在学校。期间，学校不再负责出具与档案相关的任何证明。待落实去向后，再按上述流程办理转档。超过择业期，学校会按规定将档案寄回生源地人才服务机构。
• 选项二：转回生源地。这是最稳妥和常见的做法。毕业生可主动将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构。流程同“出国（境）深造”情况，需联系生源地人才中心获取调档函，并提交学校办理转递。

选择转回生源地，可以确保档案管理的连续性，避免因超过暂存期导致档案被动迁出可能产生的问题。

在办理档案调转时，以下几个关键点需要特别留意：

• 及时关注学校通知：上海旅游高等专科学校通常在毕业学年会通过官网、班会、微信公众号等多种渠道发布关于毕业派遣和档案转递的详细安排和时间节点。毕业生必须保持关注，切勿错过重要信息。
• 确保信息准确无误：在填写任何档案转递表格时，务必反复核对接收单位的全称、地址、邮编、联系人、电话。一字之差就可能导致档案寄丢，追回过程非常麻烦。
• 严禁个人自带档案：根据国家规定，个人严禁私自保管和拆阅档案，更不允许自行携带档案转递。档案的转递必须通过公对公的机要通道或专用邮政渠道。私自拆封的档案将立即失效，成为“死档”，需要退回原封单位重新审核密封，极其耗时耗力。
• 主动追踪与确认：档案寄出后，并非万事大吉。由于机要通信速度较慢，毕业生应主动向学校索要转递凭证（如机要号），并在合理时间后（通常一个月左右）主动联系接收单位确认档案是否送达。这是对自己负责的表现。
• 妥善处理“死档”问题：如果因各种原因档案滞留在自己手中或非正规机构，应尽快咨询户籍地或工作地的人才服务中心，了解激活（或称为“档案材料审定”）的具体条件和流程，通常需要补充相关证明并由权威机构重新封档。
• 明确责任主体：毕业生是档案转递的发起者和责任人，学校是档案的转出方，接收单位是档案的保管方。三方需协同配合，但毕业生作为联结的中心，负有最主要的沟通和确认责任。

总而言之，上海旅游高等专科学校毕业生的档案调转工作是一项严谨、规范的系统工程。毕业生需要根据自身的毕业去向，提前规划，积极行动，与学校、接收单位保持顺畅沟通，严格遵守档案管理规定，确保这份记录着自己青春奋斗历程的重要文件能够安全、准确、及时地抵达其应有的归宿，为未来的发展铺平道路。