江西管理职业学院毕业如何调档案呢(江西毕业调档指南)

它是个人学习生涯的官方证明。其中包含了《高校毕业生登记表》，记录了个人基本信息、学习经历和自我总结；《学业成绩单》，详实记载了在校期间所有课程的学习成果；获得学位的毕业生，还会有《学位授予决定》；此外，在校期间的各类奖励证书（如奖学金、优秀学生等）的证明材料，以及部分情况下受到的处分文件也会归入其中。

它是个人政治面貌与思想品德的历史记录。中学阶段形成的《团员档案》是重要组成部分，而对于党员或预备党员，其《入党志愿书》、思想汇报、转正申请等全套党员档案材料更是核心内容，必须与人事档案一同妥善转递。

它也是后续人事档案的基础。学生档案在毕业后，转交至用人单位或人才服务机构后，便会添加未来工作中产生的《职工履历表》、劳动合同、薪资变动、职称评定、考核考评、离职证明等新材料，从而转变为人事档案。

公务员、事业单位招录的政审环节，必须审查档案；国有企业、大型民营企业的入职背调，也以档案记录为依据；报考硕士研究生，录取院校需调档审查；专业技术职称的评定，需要档案中的工作业绩作为支撑；办理退休手续，社保部门需依据档案记载核准工龄和出生时间；办理户口迁移、出具各类证明等，也时常需要查阅档案。

• 已确定就业单位且单位具备档案管理权限：这是情况最明确的一种。如果你的就业单位是国家机关、事业单位、国有企业或部分大型优质民营企业，这些单位通常有自己的党委或人力资源部门，可以直接接收并管理员工档案。你需要做的是：向用人单位确认其确能接收档案，并获取其准确的档案接收单位名称、详细地址和联系人及电话。随后，单位通常会向你开具一份重要的文件——调档函。这是学校档案馆（或学工处）启动调档程序的直接指令和依据。
• 已就业于私营企业、外资企业或机构，但单位不管理档案：这是目前大多数毕业生遇到的情况。绝大多数私企、外企不具备档案保管资质。这时，你的档案通常需要委托公共就业和人才服务机构进行管理。你需要：
  • 咨询公司人力资源部门，了解其合作或推荐的人才服务中心。
  • 或自行联系你意向存放的人才市场（可以是单位所在地的，也可以是户籍所在地的）。
  • 与该人才市场办理档案托管手续，他们会为你出具《调档函》。
• 未就业、自由职业或计划继续求学：对于暂未找到工作或处于过渡期的毕业生，按照国家规定，学校通常会将档案免费保管两年（择业期）。但更稳妥、更常见的做法是，将档案转回原生源地所在的县级以上公共就业和人才服务中心（如某某市人力资源与社会保障局人才交流中心）。这是默认的、最安全的档案流向。你需要主动联系生源地的人才中心，获取其接收档案的确认信息和地址。
• 考取研究生或专升本成功：如果你已被其他高校录取，继续深造，那么档案调转的目的地就是录取院校的研究生院或招生办公室。你需要从录取院校获取《调档函》，并按要求及时提交给母校。

无论属于以上哪种情况，调档函都是启动调档流程的“钥匙”。
于此同时呢，毕业生务必在学校规定的时间内，向辅导员或学校档案管理部门（通常是学生工作处或专门的档案馆）准确登记档案转递地址、单位名称和邮编，这部分信息通常会在毕业生离校系统或纸质表格中集中填报，其准确性至关重要。

第一步：离校手续办理与信息确认

在办理离校手续过程中，会有一个环节专门涉及档案转递。毕业生会拿到一份《离校手续单》，其中一项需要档案管理部门盖章。你需要确保自己已向学校提供了最终确定的、准确的档案接收单位信息。此时，如有任何疑问或变更，必须立即与负责老师沟通修正。

第二步：学校审核与档案封装

学校档案管理部门会审核毕业生提交的调档依据（如调档函）和转递信息。审核无误后，工作人员会将你的全部档案材料进行仔细整理、核对、密封。档案袋会被加盖学校公章和密封章，以确保其机密性和真实性。私自拆开档案袋将导致档案作废，后果严重。

第三步：档案转递方式

档案不允许个人携带（除极特殊情况由个人送达并签收外）。根据国家规定，学生档案必须通过机要通信或EMS标准快递中的“高校毕业生档案专用通道”进行转递。这两种方式都是安全可靠的，有据可查。

• 机要通信：一种专门传递党政军机关机密文件的通信方式，安全性最高，但耗时相对较长，且只能寄送到有机要接收资质的单位（如政府机关、国企、人才中心等）。
• EMS高校毕业生档案专递：这是目前最主流的方式。邮政EMS为高校毕业生档案提供专门的服务，有单独的封套和处理流程，同样可追踪、有记录。学校会批量交寄，并提供运单号。

学校会将档案统一发出，并将转递信息录入就业系统。毕业生应留意学校发布的关于档案寄送的通知。

第四步：跟踪与确认档案到达

档案寄出后，并不意味着万事大吉。毕业生负有主动确认档案是否安全到达目的地的责任。

• 如果学校提供了EMS单号，你可以自行在网上追踪物流信息。
• 在档案寄出约15-30天后，你必须主动联系档案接收单位（你填写的那个单位或人才中心），询问档案是否已收到并入库。
• 确认对方收到后，最好能获取一个存档编号或证明，以备日后查询。

这一步是防止档案遗失最关键的一环，切勿疏忽。

• 档案遗失怎么办？ 这是一个小概率但后果严重的事件。首先应沉着应对，联系母校档案管理部门，查询当年的转递记录和机要号/EMS号，根据记录追查档案流向。如果确认在转递过程中遗失，需要与学校协商，尽力补办关键材料，如成绩单、录取花名册、毕业证明等，但这将是一个非常繁琐的过程。
• 档案在自己手里存放已久（“死档”）怎么办？ 严禁个人保管档案。如果档案已在个人手中，切勿拆封。应尽快联系户籍地的人才公共服务机构，咨询如何办理档案激活和存档手续。他们可能会要求你提供单位劳动合同等证明材料，并审核档案密封完整性后，决定是否接收。时间过长可能会增加办理难度。
• 更换工作后如何再次调档？ 档案已存于A人才中心，现在新单位或B人才中心需要档案。此时，你不需要再通过母校。应由新的接收单位（B人才中心）向你当前的存档单位（A人才中心）开具《调档函》，你本人凭调档函和身份证明到A人才中心办理调出手续即可，它们会通过机要方式公对公转递。
• 如何查询档案所在地？ 如果毕业后一直未管过档案，可通过以下途径查找：① 先从母校查起，问询最初档案转递到了何处；② 重点联系生源地所在地级市或县级的人力资源与社会保障局下设的人才交流中心；③ 一些省份开通了全省流动人员档案查询系统，可以上网尝试查询。

江西管理职业学院毕业生的档案调转工作，是一项需要毕业生本人高度重视、主动参与、细致完成的系统性任务。它的核心在于“明确去向—获取凭据—学校转递—确认到位”这一闭环流程。每一位毕业生都应将自己视为档案管理的第一责任人，与学校及接收单位保持顺畅沟通，确保这份重要的人生文件得以安全、准确地抵达其应有的归宿，为未来的职业生涯扫清障碍，奠定坚实的基础。