江西工程学院毕业如何调档案呢(江西工程学院调档指南)

其主要内容包括：

• 学籍材料：高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考志愿表等。
• 学习材料：大学期间的学生登记表、毕业生登记表、成绩单、学年鉴定表等。
• 党团材料：入团/入党申请书、志愿书、思想汇报、转正申请、外调材料等（如有）。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖项记录或处分决定文件。
• 毕业及学位材料：就业通知书（即报到证副本，虽已取消但历史档案中可能存在）、学位授予决定等。
• 其他重要材料：体检表、军训鉴定表等。

档案的重要性体现在多个方面：它是用人单位全面了解求职者背景的重要依据；是办理就业落户、职称评审、公务员及事业单位招考政审的必备材料；是计算工龄、确定社保福利待遇的原始凭证；也是未来办理退休手续的关键证明。档案一旦丢失或流转不当成为“死档”，补办将异常困难，且可能对个人发展造成难以估量的影响。
因此，每一位毕业生都必须以高度负责的态度对待自己的档案。

1.确定档案接收单位（档案去向）

毕业生的档案去向通常取决于毕业时的就业或升学状况：

• 已签订就业协议，且单位具有档案管理权限：通常指国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等。档案应转至该用人单位的人事部门或其指定的档案管理机构。
• 已签订就业协议，但单位无档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业、中小企业等不具备保管人事档案的资质。档案通常应转至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）。
• 未就业、自主创业、自由职业：档案一般转回户籍所在地的毕业生就业主管部门或公共人才服务机构（通常为地市级或县级人力资源和社会保障局下属的人才服务中心）。
• 考取国内研究生或第二学士学位：档案应转至录取院校的研究生院或招生办公室。
• 出国（境）留学：档案可转至户籍所在地的公共人才服务机构，或教育部留学服务中心等专门机构。

2.获取调档函

调档函是调转档案的“通行证”，是具有法律效力的官方文件。它由档案接收单位出具，发往江西工程学院，正式提出调取该生档案的请求。

• 如何获取：
  • 就业单位：向单位人事部门咨询，由其开具或指引您去对应的人才市场开具。
  • 人才市场：携带身份证、毕业证、户口本、就业证明（如劳动合同）等材料，前往人才市场窗口申请办理档案接收手续，成功后由其出具调档函。
  • 录取院校：研究生录取院校会在寄送录取通知书时一并寄送调档函，或通知学生在指定系统下载打印。
  • 户籍地人才中心：咨询当地人社部门或人才中心，了解接收流程并申请开具调档函。
• 调档函内容：必须清晰包含抬头（江西工程学院）、毕业生姓名、身份证号、调档事由、档案寄往的详细单位名称、地址、联系人、联系电话、邮编，并加盖接收单位的公章。

只有在获取了准确无误的调档函后，才能启动后续的校内申请流程。

1.联系负责部门并确认信息

江西工程学院毕业生档案的管理和转递工作通常由学生工作处或招生就业处下属的档案科/就业指导中心具体负责。毕业生应首先通过学校官网、官方公众号、毕业班辅导员等渠道，确认当前负责档案转递的具体部门名称、办公地点、联系电话、办公时间以及是否需要提前预约。

2.提交调档申请与相关材料

毕业生需按要求提交申请材料，常见方式包括：

• 线上申请：很多高校已开通线上办事大厅。毕业生需登录学校指定的系统（如就业信息网、学生服务系统），填写档案转递信息，并上传调档函的清晰扫描件或照片。
• 线下办理：如需本人或委托他人到校办理，需携带以下材料：
  • 本人身份证原件及复印件。
  • 毕业证、学位证原件及复印件（以备核对）。
  • 档案接收单位开具的原始调档函（务必保管好原件）。
  • 如委托他人代办，还需提供亲笔签名的委托书、委托人和受托人的身份证原件及复印件。

在提交申请时，务必反复核对档案接收单位的全称、地址、联系人、电话等信息，确保与调档函完全一致，任何差错都可能导致档案寄错或退回。

3.学校审核与档案转出

学校档案管理部门在收到申请和调档函后，会进行审核：

• 审核调档函的真实性和有效性。
• 核对毕业生信息、学业完成情况、费用结清情况等。
• 整理并密封学生档案。

审核无误后，学校会通过机要通信或EMS学生档案专用通道等国家规定的保密渠道寄出档案。严禁个人自带档案（特殊情况如录取院校明确要求自带并密封完好除外，但需有书面说明）。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追踪的档案传递方式，但邮寄速度相对较慢，且查询有效期通常为一年。

4.查询档案寄递状态与确认接收

档案寄出后，毕业生应主动追踪：

• 向学校档案部门索要档案寄出凭证（如机要号或EMS单号）。
• 定期通过机要局查询系统或EMS官网跟踪物流信息。
• 在预估档案到达接收单位后，主动联系该单位，确认档案是否已安全收到、内容是否完整。这是整个流程中至关重要的一步，确保档案“落地”。

1.暂缓就业与档案暂存学校

部分毕业生可能因各种原因无法在离校前确定档案去向。根据国家规定，学校可为毕业生提供不超过两年的档案暂存服务（具体时限以学校最新政策为准）。在此期间，学校主要负责保管档案，不再负责办理转正定级、职称评定等事宜。毕业生应在暂存期内尽快确定接收单位并办理转出手续，逾期未转出的，学校原则上会将其档案转回户籍所在地的人才机构。

2.改派后的档案调转

如果毕业生在离校后更换了工作单位，且新单位需要档案，就可能涉及改派和重新调档。流程通常是：先到原报到证签往单位或户籍地人才中心办理档案转出同意手续（如已报到），然后由新接收单位或其托管的人才中心出具新的调档函，毕业生再凭新调档函和相关证明到学校或原档案保管地申请调档。

3.档案丢失或材料不全

虽然正规流程下极少发生，但若怀疑档案丢失或发现重要材料缺失，应立即联系学校档案管理部门。补办档案异常繁琐，需要逐项联系相关部门（如教务处补成绩单、学生处补获奖证明等）开具证明并加盖公章。
因此，前期谨慎核对、后期及时确认接收至关重要。

4.成为“死档”的预防与激活

“死档”指档案长期滞留在个人手中或无人管理的状态。预防措施就是严格遵循公对公的转递原则。如果不慎成为“死档”，需要联系具备档案管理权限的单位（如户籍地人才中心）咨询激活政策，可能需要提交情况说明、身份证明、档案材料完整性证明等，过程复杂。

5.时间节点把握

调档有高峰期（一般为每年6月至9月），学校档案部门工作量巨大。建议毕业生尽早确定去向、获取调档函并提交申请，为档案整理和邮寄留出充足时间，避免因拖延影响入职或入学。

毕业生档案是伴随一生的珍贵人事记录，其调转工作是一项严肃、严谨的系统工程。江西工程学院的毕业生们务必给予高度重视。成功调档的关键在于：提前规划，明确去向；获取函件，准确无误；遵循校规，按时申请；主动追踪，确认到位。在整个过程中，保持与辅导员、学校档案部门以及档案接收单位的顺畅沟通是解决问题的最佳途径。祝愿所有江西工程学院的毕业生都能顺利、高效地完成档案调转，为人生新篇章奠定坚实的管理基础。