国际关系学院毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

国际关系学院的毕业生在完成学业、迈向人生新阶段之际，人事档案的调转是其离校手续中至关重要的一环。档案作为记录个人成长经历、政治面貌、品德作风、学业成绩、工作表现等内容的原始凭证，是组织人事部门选拔、任用、考察人才的重要依据。其调转工作政策性强、流程严谨，必须按照国家统一规定和学校的具体要求执行。许多毕业生对此流程感到陌生甚至困惑，不知从何入手。本文将依据现行人事档案管理制度，结合高校毕业生档案转递的普遍实践，为国际关系学院的毕业生系统梳理调档的完整流程、不同情况的处理方式以及需要注意的关键事项，旨在提供一份清晰、实用、操作性强的指南。

一、 理解毕业生档案的核心内容与重要性

在正式启动调档流程前，首要的是深刻理解档案究竟是什么以及它为何如此重要。毕业生档案并非简单的成绩单集合，它是一个动态更新的、具有法律效力的个人历史记录文件。

其核心内容通常包括：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表等。
• 大学阶段材料：这是新增的核心部分，包括入学登记表、学年鉴定表、学业成绩单、毕业论文评阅意见、学位授予证明、奖惩记录、党性锻炼材料（如为党员）、体格检查表、毕业生就业通知书（即报到证副本）等。
• 党团组织关系材料：对于党团员来说，入团/入党志愿书、申请书、转正申请、思想汇报、培养考察记录等是档案中极其重要的组成部分。
• 其他需归档的材料：如在学期间的重大奖励或处分文件等。

档案的重要性体现在多个方面：它是用人单位进行招聘录用、岗位安排、职称评定的基础；是办理户口迁移、社会保险、退休手续的凭证；是参加公务员招录、事业单位招聘、国有企业入职时政治审查的必备材料；也是未来申报职称、出国政审、出具各类证明的依据。可以说，档案将伴随个人整个职业生涯，其完整性、真实性和流转的及时性不容有失。

二、 调档前的准备工作：明确去向与获取调档函

调档并非一个无的放矢的行为，必须有明确的档案接收地（单位）。
因此，准备工作是整个流程的基石。

1.确定档案接收单位

毕业生的去向决定了档案的最终流向。主要分为以下几类情况：

• 已就业且单位具有档案保管权限：通常为国家机关、事业单位、国有大中型企业、各地人才市场人事档案管理中心等。毕业生需与单位人事部门确认其是否具备档案保管资格（即是否拥有“人事权”）及准确的档案接收地址、部门、联系电话。
• 已就业但单位无档案保管权限：多数私营企业、外资企业、民营企业不具备独立保管档案的资格。档案通常可委托单位所在地或户籍所在地的政府所属公共就业和人才服务机构（如XX市人才服务中心、XX区人力资源公共服务中心）进行管理。毕业生需咨询单位人事或自行联系相关人才机构，办理档案托管手续。
• 国内升学：考取国内研究生或第二学士学位的毕业生，档案应转至录取院校的招生办公室或研究生院指定的档案管理部门。需从录取学校获取调档信息。
• 出国（境）深造：一般而言，档案可转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构，也可存放在教育部留学服务中心（需符合其存放条件）。
• 暂未就业、自由职业、自主创业：通常将档案转回户籍所在地的公共就业和人才服务机构，这是最为常见的选择。

2.获取调档函

“调档函”是调取档案的唯一合法依据和指令性文件。它是由档案的接收单位（即上述具有档案保管权的机构、学校或人才中心）开具的，发给毕业生当前档案保管单位（即国际关系学院）的正式公文。

调档函上必须清晰注明：

• 发函单位名称、盖章（公章至关重要）。
• 毕业生姓名、身份证号等基本信息。
• 拟接收档案的单位全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话。
• 档案转递方式（通常为机要通信）。

毕业生在确定了档案接收单位后，应主动联系该单位，按照其要求申请开具调档函。
例如，联系人才中心可能需要提供身份证、户口本、劳动合同等证明材料；录取院校通常会随录取通知书一并寄送调档函。

三、 调档的核心流程与学校手续办理

在拿到调档函后，毕业生便可正式启动在校内的调档程序。各高校的具体操作细节可能略有不同，但总体流程相似。

1.提交调档申请与材料

毕业生需携带以下材料，前往国际关系学院负责档案管理的部门（通常是学生处、就业指导中心或档案馆），办理调档手续：

• 本人有效身份证件（身份证、学生证）。
• 由档案接收单位出具的、盖有公章的调档函原件。
• 如委托他人代办，还需提供本人签字的委托书、代办人身份证原件及复印件。

向工作人员出示调档函，并填写《档案转递申请表》或类似表格，确认档案转递信息无误。

2.学校审核与档案转出

学校档案管理部门在收到齐全的材料后，会进行审核：

• 核实调档函的真实性和有效性。
• 核对毕业生信息及档案材料是否完整（如成绩单是否归档、奖惩材料是否齐全等）。
• 整理封装档案，制作《档案转递通知单》（档案内附）和《档案转递通知单存根》（学校留存）。

审核无误后，学校会通过国家指定的机要通信渠道或派专人送取的方式转递档案。严禁毕业生个人携带档案。机要通信是一种比普通邮政更为安全、可靠的保密寄送方式，但其传递速度相对较慢，通常需要1-4周时间，偏远地区可能更久。

3.关注档案转递状态与确认接收

档案寄出后，学校会提供一个机要号或查询方式。毕业生应牢记此号码，并主动跟踪档案流向，可通过电话咨询档案接收单位是否已安全收到档案。确认接收是调档流程的最后一环，也至关重要，确保档案没有在传递过程中丢失。

四、 毕业生档案调转中的特殊情况处理

在实际操作中，可能会遇到一些特殊情况，需要采取不同的处理策略。

1.暂缓就业与档案暂存

部分毕业生可能因某种原因（如继续找工作、参加考试等）申请暂缓就业。经学校批准后，档案可以在学校暂存一段时间（通常为两年，具体以教育部和学校规定为准）。在此期间，学校只是代为保管，不提供人事管理服务（如出具政审材料、计算工龄等）。两年期满后，若毕业生仍未办理转档手续，学校将按规定将其档案转回生源所在地的人才服务机构。

2.档案退回与改派

若因单位变更、地址错误等原因导致档案被退回学校，毕业生需重新联系新的接收单位开具调档函，并再次到学校办理转档手续。如果涉及就业方案调整（即“改派”），还需先到学校就业指导中心和省级就业主管部门办理改派手续，换取新的《就业报到证》，然后凭新报到证和新的调档函办理档案转递。

3.党组织关系的同步转接

对于中共党员或预备党员，档案调转必须与党组织关系转接同步进行。这是一个并行但独立的程序。毕业生需凭党组织关系介绍信，在有效期内到新的党组织报到，并将介绍信回执寄回原所在院系党组织。档案中会包含党员材料，但其转接流程需遵循党内规定。

五、 常见问题与风险规避策略

调档过程中，毕业生常会遇到一些问题，提前了解有助于规避风险。

1.弃档与死档

“弃档”是指对档案不管不问，长期无人理会。“死档”则是指档案因长期存放在个人手中或失去托管单位而失去效力。无论是哪种情况，都会对未来就业、升学、晋升造成严重影响。务必确保档案始终存放在有资质的机构，并随着工作变动及时办理转递。

2.档案丢失

虽然通过机要通道转递非常安全，但极小概率下仍可能出现问题。一旦长时间查询不到档案下落，应第一时间联系学校档案管理部门和接收单位，追溯机要号，必要时申请补办档案材料。补办过程极为繁琐，因此前期跟踪确认尤为重要。

3.时间节点把握

调档函具有时效性，通常为30天至90天。毕业生应在获取调档函后尽快到学校办理，避免因超期而需要重新开具。
于此同时呢，要考虑到学校集中办理毕业手续时的工作量，尽量错峰或提前咨询办理时间。

国际关系学院毕业生档案的调转是一项严肃、规范的系统性工作，要求毕业生本人具备高度的责任心和主动性。成功调档的关键在于：提前规划，明确档案去向；积极沟通，及时获取调档函；严格遵守流程，配合学校工作；重视跟踪确认，确保万无一失。妥善处理好档案问题，就是为未来的职业生涯扫清了一个重要的障碍，让自己能够心无旁骛地在新的人生舞台上施展才华。切记，档案是个人重要信息的承载体，其安全与完整至关重要，务必给予足够的重视。