南通大学杏林学院毕业如何调档案呢(南通大学毕业调档指南)

毕业生档案的重要性与基本内容

毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，它并非属于个人，而是由组织形成、保管并转递的重要历史记录。其重要性体现在多个方面：它是用人单位选拔、聘用、考察人才的重要依据；是办理职称评定、公务员招录、事业单位招聘、国企入职的必备材料；是参加研究生考试、出国深造等升学环节的政治审查和资格审核的基础；也是未来办理退休、计算工龄、享受社会保障福利的关键凭证。
因此，档案的妥善管理和顺利转递直接关系到毕业生个人的长远发展。

一份完整的南通大学杏林学院毕业生档案通常包含以下材料：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、毕业生登记表、高考报名登记表等。
• 大学阶段材料：主要包括高等学校毕业生登记表、学业成绩单、学年鉴定表、体检表等。
• 党团组织材料：如入党（团）申请书、思想汇报、转正申请书、入党志愿书、党团关系证明等。这部分材料通常由党团组织单独密封，随档案一并转递。
• 奖惩材料：在校期间获得的重要奖励（如省级、国家级奖项）或处分决定文件。
• 其他补充材料：如实习鉴定表、毕业论文成绩评定表、就业通知书（报到证）副联等。

了解档案的内容有助于毕业生认识到其严肃性，并在调档过程中更加谨慎。

调档前的准备工作与资格确认

在启动调档流程之前，毕业生必须完成几项关键的准备工作，并确认自己具备调档的资格。

确认毕业资格。调档的前提是学生已经顺利完成所有学业要求，通过毕业审核，并由学校准予毕业。对于结业或肄业的学生，其档案管理方式与毕业生不同，需根据学校具体规定办理。

明确档案接收地。这是调档的核心，决定了调档函的开具单位和档案的最终流向。通常有以下几种情况：

• 已签订就业协议：且就业单位具有人事档案管理权限（如国家机关、事业单位、国有企业等），档案应转递至该单位的人事部门。
• 已签订就业协议：但就业单位无人事档案管理权限（如私营企业、外资企业等），档案通常转递至单位委托存档的公共就业或人才服务机构（如单位所在地的人才市场）。
• 未就业、自主创业或自由职业：档案一般转回毕业生生源地的公共就业和人才服务机构（如某某市/县人才交流中心）。
• 考取研究生：档案应转递至被录取院校的研究生院或招生办公室。
• 出国深造：档案通常转回生源地人才机构，或存放在教育部留学服务中心等专门机构。

获取关键文件——《调档函》。调档函是调取档案的唯一合法依据，由档案的接收单位出具。毕业生需根据上述情况，联系接收单位申请开具调档函。调档函上会明确写明接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话以及调档事由，信息必须绝对准确。

调档的具体流程与步骤详解

当准备工作就绪后，毕业生即可按照以下步骤办理调档手续。整个流程需要毕业生主动跟进，与学院和接收单位保持沟通。

第一步：提交调档申请与材料

毕业生本人（或书面委托他人）需携带以下材料前往南通大学杏林学院负责档案管理的部门（通常是学生工作处或教务处下属的档案科）：

• 由档案接收单位出具的、盖有公章的调档函原件。
• 毕业生本人的身份证原件及复印件。
• 若委托他人办理，还需提供委托人亲笔签名的委托书、委托人的身份证复印件以及受托人的身份证原件及复印件。

向档案管理部门老师出示这些材料，并填写《档案转递申请表》或类似表格，确认所有信息无误。

第二步：学院审核与档案转出

学院档案管理部门收到申请后，会审核调档函的真伪和信息准确性，核对毕业生身份和毕业资格。审核通过后，工作人员会将毕业生的档案进行整理、密封、粘贴档案转递通知单，并通过国家指定的机要通信渠道或“EMS标准快递”形式寄出。根据规定，个人不得私自携带档案。

第三步：确认档案送达与归档

档案寄出后，毕业生应主动向接收单位查询档案是否已安全送达。通常档案寄出后约15-30天可以到达。接收单位在收到档案后，会进行审核，确认材料齐全无误后予以归档，并可能向毕业生提供一份《回执》或通过系统反馈接收成功的信息。毕业生务必索要并保存好这个“已收到”的凭证，这是调档流程完成的最终标志。

档案查询与常见问题处理

在调档过程中，可能会遇到各种问题，毕业生需知道如何应对。

如何查询档案状态？

如果长时间未收到接收单位的确认消息，毕业生应首先联系南通大学杏林学院档案管理部门，查询档案的EMS单号或机要号，然后通过邮政EMS官网或机要通道查询邮寄轨迹。
于此同时呢，也应直接联系档案接收单位，询问是否收到。

常见问题与解决方案：

• 调档函信息错误：如果发现调档函上的单位名称、地址等信息有误，应立即联系接收单位重新开具正确的调档函，切勿使用错误函件，否则会导致档案寄丢。
• 档案遗失：如在转递过程中发生遗失，应立即联系学院档案部门和邮政EMS，协商追查和处理方案。必要时需补办相关档案材料，过程非常繁琐，故前期核对信息至关重要。
• 档案退回：可能因地址不详、接收单位拒收（如单位无权保管）等原因被退回。毕业生需联系接收单位明确原因，重新办理调档手续。
• 暂缓就业：部分毕业生可能申请了暂缓就业，档案会暂存在学校或省级高校就业指导中心一段时间。期间如需调档，需先办理取消暂缓就业手续。
• 超过择业期：如果毕业超过两年（择业期），学校一般会将档案统一转回生源地人才机构。此时调档需直接联系生源地的人才中心，而非学校。

党团组织关系的同步转接

需要注意的是，党员或团员的组织关系转接虽然与档案调转相关，但是两个独立的程序。档案内包含的是党团材料的纸质文件，而组织关系转接则是在全国党员管理信息系统或智慧团建系统中进行的线上操作。

毕业生必须同时办理组织关系转接。向学院党/团委获取组织关系介绍信或获取目标党组织/团组织的准确名称（用于线上转接）。然后，在档案调转的同时或之后，尽快办理线上和线下的组织关系转接手续，并在规定期限内到接收单位党/团组织报到，确保介绍信回执交回学校。切勿认为档案到了，组织关系就自动转过去了。

特别提醒与注意事项

为确保万无一失，毕业生在整个调档过程中务必牢记以下几点：

一是提前沟通，信息准确。在开具调档函前，务必与接收单位反复确认其详细名称、地址和邮编，确保一字不差。一个字的错误都可能导致档案无法投递。

二是关注时效，及时办理。调档函通常有有效期（如30天），毕业生应在有效期内办理。毕业后学校档案部门集中处理大量调档业务，宜早不宜迟，以免错过高峰期或导致档案滞留。

三是保持耐心，主动追踪。档案转递属于公务流程，需要一定时间。毕业生应保持耐心，但同时要主动通过查询快递单号、联系双方单位等方式追踪进度，掌握主动权。

四是郑重对待，亲自核对。档案事关重大，尽可能亲自办理。如需委托，务必选择可靠之人，并将所有材料准备齐全。所有填写的信息必须亲自核对确认。

总而言之，南通大学杏林学院的毕业生调档工作是一项需要细致、耐心和严格按照规章办理的事务。毕业生作为自身档案的第一责任人，必须从思想上高度重视，从行动上积极主动，通过正规渠道办理手续，与学校及接收单位保持有效沟通，确保这份记录着自己青春奋斗历程的重要文件能够安全、顺畅地抵达它的新家，为个人未来的发展铺平道路。