西北农林科技大学毕业如何调档案呢(毕业档案转递指南)

毕业生档案，全称为高校毕业生人事档案，是国家人事档案制度的起点部分。它并非一份简单的文件，而是一个动态更新的、记录个人学习、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等内容的专属于个人的重要历史文件集合。其价值主要体现在以下几个方面：它是用人单位全面了解和选拔人才的第一手原始依据，特别是在公务员、事业单位、国有企业等体制内单位的招聘过程中，档案审查是必不可少的环节。它是办理就业落户、社会保险缴纳、党组织关系接转、职称评定、职务晋升、退休核准等事务的根本凭证。
例如，工龄的计算严格依据档案中记录的最早参加工作时间。它也是个人历史经历的权威证明，具有不可替代的唯一性。

一份完整的西北农林科技大学毕业生档案通常包含但不限于以下材料：

• 高中阶段材料：如高中学籍表、高考报名登记表、高考体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括高等学校毕业生登记表、学业成绩单、学位授予决定、学年鉴定表、军训考核表、体检表等。
• 党团组织材料：如入党（团）申请书、思想汇报、转正申请书、入党志愿书、外调材料、党团关系介绍信等。这部分材料由党团组织单独密封，随档案一并转递。
• 奖惩材料：在校期间获得的省级及以上奖励证书存根或证明，以及处分决定等相关文件。
• 其他证明材料：如高校毕业生就业通知书（即报到证）的白联部分（已取消报到证地区的除外）。

清楚认识到档案的极端重要性和基本内容，是毕业生能够以认真、谨慎的态度去对待调档事宜的思想基础。

第一步：明确档案接收单位

档案必须由一个具备人事档案管理权限的单位或机构接收，个人不能私自保管档案。常见的接收单位类型包括：

• 就业单位：国家机关、事业单位、国有企业通常具备独立的人事权和档案管理资格，可以直接接收并管理员工档案。
• 各地公共人才服务机构：如果就业单位是私营企业、外资企业等无人事权的机构，或者毕业生选择自主创业、灵活就业，其档案一般需要委托单位所在地或生源地（户籍所在地）的市、区级人才交流中心、人力资源市场等公共就业和人才服务机构进行管理。
• 升学院校：考取研究生或第二学士学位的毕业生，其档案需要转递至录取院校的研究生院或相关部门。
• 生源地毕业生就业主管部门：对于暂未就业、出国深造或处于求职阶段的毕业生，学校通常会将档案转回其生源地所在地的省、市一级毕业生就业工作主管部门（如教育局或人社局下设的高校毕业生就业指导中心）进行短期托管。

毕业生必须提前与意向接收单位确认其是否同意接收档案以及接收的具体要求。

第二步：获取调档函

调档函是调取档案的法定凭证和唯一依据，由档案的接收单位出具。它是一份正式的公函，上面会明确写明调档事宜、档案转入单位的名称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。

• 对于已就业的毕业生，应敦促签约单位的人事部门或其指定的档案托管人才机构开具调档函。
• 对于升学的毕业生，录取院校的研究生招生办公室或相关学院会统一发放调档函。
• 对于将档案转回生源地或委托人才市场管理的毕业生，需要自行联系生源地就业主管部门或目标人才市场，按其要求申请开具调档函。许多地区已开通线上申请功能。

获取准确、无误的调档函是整个调档流程的启动开关，毕业生务必仔细核对函件上的所有信息，确保与接收单位确认的信息完全一致。

第三步：关注学校通知与准备个人信息

西北农林科技大学学生处或就业指导中心每年毕业季都会通过官方网站、微信公众号、学院辅导员等渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细安排通知。毕业生需密切关注这些官方信息，了解学校集中办理调档的时间、所需提交的材料、线上系统的操作指南等。

同时，准备好个人基本信息，如学号、身份证号、准确的档案接收单位名称、地址、邮编等，以便在填写调档申请时使用。

（一） 提交调档申请

毕业生需要按照学校规定的时间和方式，提交调档申请。目前，绝大多数高校都建有“毕业生就业管理系统”或类似的线上平台。

• 毕业生需登录系统，准确无误地填写档案接收单位的全称、地址、邮编、联系人、联系电话等信息。这些信息必须与调档函上的信息一字不差。
• 在系统中上传已获取的调档函的清晰扫描件或照片，作为审核凭证。
• 核对系统内本人的基本信息（如姓名、学号、学院、专业）是否准确。
• 确认信息无误后，提交申请，等待学校档案管理部门（通常是学生档案室或就业中心相关科室）的审核。

如果学校要求线下提交，则需将调档函原件、本人身份证复印件等材料交至指定办公室。

（二） 学校审核与档案转递

学校档案管理部门会对毕业生提交的申请和信息进行严格审核。审核重点包括：调档函的真实性、接收单位是否具备人事档案管理资质、填写的地址信息是否完整规范等。审核通过后，学校会安排档案的封装和寄送。

档案的转递方式有着极其严格的规定，绝对不允许个人自带档案。西北农林科技大学会通过以下两种安全渠道进行转递：

• 机要通信：这是转递人事档案的传统主要方式，也是最为安全可靠的方式。机要通信是邮政部门为党政军机关传递重要秘密文件而设立的特殊业务，安全性高，但传递速度相对较慢，耗时从一周到一个月不等。
• 专人派送：少数情况下，对于距离较近且有长期合作关系的单位，学校或单位可能会派专人进行档案交接，但这并非普遍方式。
• EMS标准快递：近年来，根据国家有关规定，为提升转递效率，高校学生档案允许使用“EMS标准快递”方式进行转递。学校会使用专门的学生档案专用信封袋，并严格履行邮寄手续。通过EMS邮寄的档案，可以通过快递单号进行全程跟踪。

学校通常会批量处理档案转递，因此从提交申请到档案寄出可能需要一段时间，毕业生需耐心等待。

（三） 确认档案到达与归档

档案寄出后，毕业生的工作并未结束，主动确认档案是否安全到达是至关重要的一步，也是最后一步。

• 如果通过EMS邮寄，应牢记快递单号，定期查询物流信息，显示“已签收”后，应主动联系接收单位的档案管理员，确认是否收到且材料齐全。
• 如果通过机要通信转递，可向学校档案管理部门查询机要号，并了解大致递送周期，之后同样需要主动联系接收单位确认。
• 确认对方收到档案后，最好能获取一个“档案已收到”的证明或回执，以备不时之需。

只有收到方的确认信息，整个调档流程才算圆满结束。

（一） 已签订就业协议（劳动合同）的毕业生

务必核实清楚单位性质。如果单位有存档权，直接将调档函开至单位。如果单位无存档权，必须明确单位指定或合作的人才服务机构，将调档函开至该人才机构，并清楚了解是单位集体委托还是个人委托管理。

（二） 国内升学的毕业生

流程相对简单。收到录取院校的调档函后，及时提交给学校。需要注意的是，研究生的档案转递有时会要求本科阶段的档案材料必须齐全，否则可能影响录取。
因此，要确保本科期间所有档案材料均已归档。

（三） 暂未就业、出国深造或自主创业的毕业生

通常选择将档案转回生源地公共人才服务机构。这里需要特别注意：生源地的具体接收单位名称一定要准确，它可能是“XX市人力资源与社会保障局”，也可能是其下属的“XX市人才服务中心”或“XX市高校毕业生就业办公室”，务必提前咨询清楚，避免开错调档函，导致档案被退回或误投。

（四） 档案暂存学校

根据国家规定，学校可为未就业毕业生提供为期两年的档案暂存服务（缓派）。在此期间，户口和档案可保留在学校，学生身份仍为应届毕业生。但两年期满后，学校会按规定将档案统一转回生源地，不再为其发放就业报到证。选择暂存的毕业生，需要在离校前办理相关申请手续，并在找到工作或确定去向后，及时回校办理调档。

问题一：档案丢失或成为“死档”

风险：档案在转递过程中意外丢失，或因长期存放在个人手中而失去效力成为“死档”。规避：坚决杜绝个人自带档案。选择安全可靠的转递方式（机要或EMS）。及时跟踪并确认档案到达。如果档案已滞留在个人手中，应立即联系生源地人才机构或学校，咨询激活和存档办法。

问题二：调档信息填写错误

风险：因地址、单位名称填写错误，导致档案被退回或寄错地方。规避：填写时逐字核对调档函，确保万无一失。提交前反复检查。

问题三：错过学校集中办理时间

风险：毕业后才需要调档，已离校。规避：毕业后如需调档，仍需联系西北农林科技大学学生档案管理部门，按其规定流程办理。通常需要将调档函原件、本人身份证复印件等材料邮寄给学校老师代办，因此毕业后保持与辅导员或档案室老师的联系渠道畅通非常重要。

问题四：党组织关系转接与档案转递不同步

风险：党员毕业生的党组织关系介绍信与档案分离转递，需在介绍信有效期内（通常90天）到接收单位党组织办理接转手续。规避：虽然党籍材料随档案一起走，但党组织关系需要单独办理转接。务必在离校前拿到介绍信，并确保接收单位党组织名称完全正确，在规定时间内完成报到。

西北农林科技大学毕业生的档案调转是一项严肃、严谨且至关重要的工作。它要求毕业生本人具备高度的责任心和主动性，从前期了解政策、明确去向，到中期获取凭证、准确申请，再到后期跟踪确认、完成归档，每一个环节都不容有失。唯有如此，这份记录着青春奋斗历程的宝贵人生文件才能安全、顺畅地抵达下一个港湾，为毕业生未来的职业生涯和社会发展奠定坚实可靠的基础。整个流程是对毕业生步入社会的一次预演，考验其信息处理能力、沟通协调能力和责任心。