江苏海事职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

毕业生档案的转递工作是一项系统性工程，其顺利与否直接关系到毕业生未来的发展路径。江苏海事职业技术学院作为一所特色鲜明的海事类高职院校，其档案管理工作严格遵循教育部及江苏省相关规定。毕业生需要调动档案时，必须遵循“依据调档函、对公转递、安全保密”的基本原则。
下面呢将分阶段详细解析整个调档流程。

调档案的准备工作并非毕业离校时才匆忙开始，而应在毕业学年的最后一个学期，甚至更早，就根据自身的职业规划或学业安排进行前瞻性布局。清晰的个人发展去向是确定档案最终流向的根本依据。

• 确定档案接收单位（至关重要的一步）： 毕业生首先必须明确自己的档案需要寄往何处。这完全取决于毕业后的去向：
  • 已落实就业单位： 如果入职的单位是国家机关、事业单位、国有企业等具备人事档案管理权限的机构，通常档案应转递至该单位的人事部门。
  • 入职非公企业或社会组织： 大多数民营企业、外资企业等不具备人事档案管理权限。这种情况下，档案通常需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（常称为“人才市场”、“人才服务中心”）进行管理。务必提前与用人单位人力资源部门确认档案托管的具体机构名称和地址。
  • 专升本、考研等继续深造： 档案应转递至被录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
  • 自主创业、自由职业、暂未就业： 一般情况下，档案会转回毕业生户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是最常规的档案流向。
  • 参加“西部计划”、“三支一扶”等基层项目： 档案去向需根据项目具体要求而定，通常由项目主办方或地方人社部门统一安排。
• 关注学校通知，参加毕业派遣说明会： 江苏海事职业技术学院学生工作处或就业指导中心会在毕业季发布关于毕业派遣、档案转递工作的详细通知和安排，并通常会组织说明会。毕业生必须密切关注学校官网、班级群或相关通知平台，主动参加这些活动，获取第一手信息和官方指导。
• 核对个人基本信息： 学校会组织毕业生核对用于打印《报到证》（根据国家政策，报到证已完成其历史使命，但档案转递流程的核心未变，现以调档函和就业信息登记为主）和寄送档案的个人信息，如姓名、身份证号、户籍地址、档案接收单位名称与地址等。任何信息的错误都可能导致档案无法准确投递，务必认真核对，确保万无一失。

调档函是调动档案的唯一合法凭证，是档案管理单位（学校）同意将档案转出的直接依据。没有有效的调档函，学校无权办理档案转递手续。

• 何为调档函： 它是由档案的接收单位（如上述的人才服务中心、有档案管理权的用人单位、录取高校等）出具的，正式发往江苏海事职业技术学院，请求将指定毕业生的人事档案转递至该单位的公文。调档函上会清晰注明接收单位名称、地址、联系人、联系电话以及毕业生的基本信息。
• 如何获取调档函：
  • 来自人才服务中心：毕业生需携带身份证、户口本、与用人单位签订的劳动合同（如需在非户籍地存档）等材料，前往人才服务中心办理档案托管手续，审核通过后，人才服务中心会开具调档函。
  • 来自有档案管理权的用人单位：用人单位的人事部门会直接为毕业生开具调档函。
  • 来自录取院校：录取高校的研究生院或招生办公室会随录取通知书一并寄送调档函，或提供电子版由学生自行打印。
• 向学校提交调档函： 毕业生在取得调档函后，应按照江苏海事职业技术学院规定的时间和流程，将调档函的原件或清晰电子版提交给负责档案管理的部门（通常是学生工作处或档案馆）。
  于此同时呢，可能需要填写《毕业生档案转递申请表》等校内表格，再次确认档案转递信息。务必遵守学校规定的截止日期，逾期提交可能会影响档案的统一寄送，导致延迟。

毕业生提交完备材料后，学校的档案管理部门将启动内部处理程序。

• 审核与整理： 学校审核调档函的真实性和有效性，并整理该毕业生的完整档案材料。档案袋内通常包含：高校毕业生登记表、学业成绩单、入学登记表、毕业实习鉴定表、党团组织关系材料、奖惩记录等。
• 密封与寄送： 档案材料整理核对无误后，学校会使用专用的档案袋进行密封，并加盖公章，以确保档案的完整性和机密性。随后，学校会通过机要通信或EMS档案专用通道等国家规定的保密渠道，将档案寄往调档函上指定的接收单位。严禁毕业生个人私自携带档案，个人携带的档案将被接收单位拒收，从而变成“死档”。
• 查询寄送状态： 档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或EMS单号。毕业生应主动向学校询问此信息，并在此后的一到两个月内，自行向档案接收单位查询档案是否已安全送达。由于机要通信传递速度相对较慢，需要耐心等待。

这是调档流程的最后一环，也是最容易被忽略但至关重要的一步。

• 主动确认接收： 在预估档案已寄达的时间点（通常为寄出后1-2个月），毕业生应主动联系档案接收单位（人才市场或用人单位人事部门），确认档案是否已收到并审核无误。
• 办理托管手续（如适用）： 对于将档案存放在人才服务中心的毕业生，在确认档案到达后，可能还需要前往该中心办理正式的托管手续，签订托管协议，并了解后续档案材料的补充、开具相关证明等事宜。
• 妥善保管相关凭证： 将调档函复印件、档案转递通知单（如有）、机要号或EMS单号等所有相关材料妥善保管，以备不时之需。

毕业后的情况可能发生变化，档案处理也需相应调整。

• 毕业时未确定去向： 学校通常会将档案免费保管一定期限（如两年）。在此期间，毕业生一旦确定工作单位或需要调档，应尽快回校办理相关手续。超过保管期限后，学校可能会将档案转回生源地人才机构，毕业生需及时与生源地机构联系确认。
• 更换工作单位： 如果毕业后更换了工作，且新单位需要档案，则需由新单位或新单位委托的人才机构出具调档函，毕业生凭此调档函到原档案存放地办理调出手续。这属于二次调档，流程与毕业调档类似。
• 档案滞留在个人手中： 如果因历史原因或个人失误，档案已在自己手中，切勿拆封。应尽快联系户籍所在地的人才服务中心，咨询如何激活“死档”并办理存档。通常需要审核档案材料的完整性，过程可能较为复杂。
• 档案遗失： 万一发现档案遗失，应立即向最后保管档案的单位（学校或原工作单位）报告，并尽力查找。确认遗失后，需要根据相关规定进行补办，这是一个非常繁琐的过程，需要回高中、大学等各个阶段的学习单位补办相关证明材

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