广西交通职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动)

毕业生档案是组织人事部门全面了解一个人的最重要依据。其内容通常包括：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的核心部分，包括入学登记表、学年鉴定表、学习成绩单、军训鉴定表、毕业生登记表、学位授予证明（如有）、党团组织关系材料（入党/团志愿书、申请书、思想汇报、转正材料等）、奖惩记录、体检表等。
• 后续补充材料：就业后的劳动合同、离职证明、职称评定材料、年度考核表、工资变动审批表等也将陆续归入档案。

这些材料共同构成了一个完整的个人画像。在以下关键场景中，档案的作用不可替代：

• 公务员、事业单位招录及国有企业入职：必须调档并进行严格的政治审查（政审），档案缺失或材料不全会直接导致录用失败。
• 职称评定与职务晋升：专业技术职称的申报与评审， heavily依赖于档案中的工作业绩、考核结果和学历证明。
• 办理退休手续：社保部门依据档案记载的参加工作年限、工龄、工资待遇等关键信息来核算养老金待遇，档案是确定“视同缴费年限”的唯一凭证。
• 户籍迁移与落户：部分大城市（如北京、上海）的落户政策要求调阅档案进行审核。
• 出具各类证明：如考研、出国（境）公证时，需要档案存放机构出具相关证明。

正因为其如此重要，国家规定档案必须由具备人事档案管理权限的机构通过机要通道进行转递，个人不得私自拆封、涂改或持有。广西交通职业技术学院的档案管理部门会严格按照此规定执行。

第一步：明确档案接收单位（档案去向）

这是整个调档流程的起点和基石。档案的去向完全取决于毕业生的就业状况和户籍所在地。主要分为以下几类情况：

• 已签约就业，且用人单位有档案管理权限：这主要是指国家机关、事业单位、国有大中型企业等。毕业生需要向用人单位确认其是否具备独立人事权，能否接收并管理档案。如果确认可以，那么档案接收单位即为该用人单位的人事部门。
• 已签约就业，但用人单位无档案管理权限：绝大多数民营企业、外资企业、中小型公司都不具备保管档案的资格。这种情况下，档案通常需要托管至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”或“人才交流中心”）。毕业生需与用人单位人力资源部门沟通，了解他们通常与哪家人才市场合作，并自行联系该人才市场办理档案托管手续，获取《调档函》。
• 未就业、自主创业或灵活就业：这是最常见的情况之一。根据国家规定，学校无法长期保存毕业生档案。毕业生通常需要将档案迁回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。这是确保档案安全、避免遗失的最稳妥选择。
• 升学（专升本、考研等）：如果成功被另一所院校录取，档案应调往录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。录取院校会出具正式的《调档函》。
• 应征入伍：档案将转往部队指定的政治工作部门进行保管。

第二步：获取调档关键凭证——《调档函》

无论属于上述哪种情况，除了迁回户籍地人才市场可由学校根据系统默认地址转递外（具体需咨询学校），其他情况几乎都需要毕业生自行提供由档案接收单位开具的《调档函》。这是学校寄出档案的唯一指令和依据。

《调档函》是一份正式的公函，上面会清晰写明接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人、联系电话以及档案转递的必要要求。毕业生需要联系自己的档案接收单位（人才市场、新单位、新学校），按照其要求办理手续以获取此函。
例如，人才市场可能需要查验毕业证、身份证、户口本、劳动合同等材料后才予以开具。

第三步：密切关注学校通知并准备个人信息

广西交通职业技术学院的档案管理部门（通常隶属于招生就业处或学生工作处）会在毕业季通过学校官网、微信公众号、班级辅导员或就业指导老师等多个渠道，发布关于毕业生档案转递工作的具体安排、时间节点、所需材料和办理流程。毕业生必须保持密切关注，错过集中办理时间后，后续个人办理可能会更加繁琐。

同时，准备好个人的准确信息，包括：学号、姓名、身份证号、毕业生登记表上所填的家庭住址及户籍地址、确定的档案接收单位信息等，以便准确填写各类申请表格。

第一步：提交申请与材料

按照学校规定的时间和方式，向档案管理部门提交调档申请。核心材料就是那份至关重要的《调档函》原件。
除了这些以外呢，通常还需要：

• 本人身份证复印件。
• 如实填写并签名的《毕业生档案转递申请表》（或类似名称的表格），表格中需要准确填写档案接收单位的全部信息。
• 如委托他人代办，还需提供本人签名的委托书、本人身份证复印件及代办人身份证原件和复印件。

将所有材料递交或邮寄至学校指定的办公室和老师。务必确认材料齐全、信息准确，特别是接收单位的名称和地址，一字之差就可能导致档案寄错地方，追回极其困难。

第二步：学校审核与寄出档案

学校档案管理部门的老师收到申请后，会进行严格审核，确认《调档函》的真实性和有效性，核对接收单位的资质。审核无误后，他们会将你的档案袋封装好，通过国家指定的保密渠道进行寄送。

根据规定，学生档案必须通过邮政EMS标准快递中的“高校毕业生档案专用通道”或机要通信方式转递。这两种方式安全性高，且有物流轨迹可查询。普通快递或个人携带都是绝对不允许的。学校会批量处理档案寄送，这需要一定的时间，一般集中在7月至8月期间。

第三步：确认档案到达并办理托管

档案寄出后，学校可能会提供一个快递单号或机要号（具体提供方式依学校规定而定）。毕业生应主动记录此单号，并在一至两周后（机要通信较慢，可能需要一个月），主动联系档案接收单位，询问档案是否已安全到达。

确认接收单位已收到档案后，应根据该单位的要求，办理后续的托管手续。
例如，前往人才市场签订《人事档案托管协议》，缴纳保管费（目前多数地区已免费），并领取一份《存档证明》或《人事代理手册》。务必妥善保管这份证明，它是你未来查询和使用档案的凭证。

如何查询档案状态？

• 联系学校：首先可咨询母校档案管理部门的老师，查询档案是否已寄出以及寄出的时间和方式、单号。
• 追踪物流：根据获得的EMS单号，上邮政EMS官网查询物流信息；若是机要文件，可凭机要号向接收单位所在地的机要局查询（此查询通常对个人较麻烦，更依赖接收单位确认）。
• 联系接收单位：最终极也是最可靠的方式，就是直接打电话或亲自前往你填写的档案接收单位，请工作人员帮忙核查是否已签收并入库。

常见问题与解决方案：

• 《调档函》开错了或信息变更了怎么办？立即联系档案接收单位重新开具正确的《调档函》，并及时将新函提交给学校，更正信息。若档案已寄出，则需立即通知错误接收单位拒收并退回，同时联系正确单位做好准备。
• 档案被退回学校了怎么办？常见原因包括：地址不详、接收单位拒收（名称不符或无此单位）、无人签收等。立即联系学校档案管理老师，查明退回原因，重新确定正确的接收单位并获取新调档函后，申请再次寄送。
• 毕业后一直没管档案，现在找不到了怎么办？首先不要慌乱。沿着档案可能流转的路径逐一寻找：毕业学校（可能还在学校，但超过两年期限后学校可能会转出）、原生源地人才市场（学校默认转回的地方）、曾经工作地的人才市场。这是一个耗时耗力的过程，需要耐心打电话或实地走访查询。如果确实遗失，只能尽力补办，回高中和大学档案馆补办关键材料，但过程极其繁琐，且部分材料无法复现。这充分说明了毕业时及时处理好档案的重要性。
• 档案在自己手里存放多年怎么办？档案已成为“死档”。绝大多数公共人才服务机构不会接收个人自持的档案。你需要尝试联系户籍地人才市场，询问其是否愿意启动“档案激活”程序，他们可能需要审核你档案材料的完整性

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