上海东海职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案如何调取)

高校毕业生档案的转递，是一个涉及毕业生本人、毕业院校以及档案接收单位三方的严谨过程。对于上海东海职业技术学院的毕业生来说，成功调转档案的第一步，也是决定性的一步，便是明确档案的接收单位。这个单位并非由毕业生随意指定，而是必须与其毕业后的合法、稳定去向严格对应。

档案的“目的地”直接决定了后续需要办理何种手续以及向学校提供何种证明材料。毕业生需根据自身实际情况，对号入座，确定档案的准确流向。

• 已就业且单位具备档案管理权限：这种情况通常指毕业生被国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等录用。这类单位自身设有党委组织部门或人力资源部门，具有保管员工人事档案的资格。档案应转递至该用人单位。
• 已就业但单位不具备档案管理权限：这是目前大多数毕业生，尤其是进入私营企业、外资企业、中小企业就业的毕业生会遇到的情况。这些单位无权保管员工档案。此时，档案通常需要转递至单位注册地所属的市、区（县）公共就业和人才服务机构（如人才服务中心、人才市场）进行户籍所在地的公共就业和人才服务机构。具体流向需根据单位要求和当地政策确定。
• 考取国内高等院校继续深造（专升本、考研等）：档案应转递至被录取的院校。录取院校的调档函是办理调档手续的关键文件。
• 出国（境）留学：档案可以转递至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，或者教育部留学服务中心（需满足该中心的具体要求）。
• 暂未就业、自由职业或自主创业：这是最常见的档案去向之一。档案通常转递至毕业生户籍所在地的市、区（县）公共就业和人才服务机构，由该机构提供档案保管等公共服务。
• 参加国家地方基层项目（如“三支一扶”、“西部计划”等）：档案一般按规定转递至项目主管单位或户籍所在地人才服务机构，具体需遵循项目实施方案的规定。

准确判断档案接收单位是后续所有步骤的基础。毕业生务必与用人单位人事部门、录取院校或户籍地人才服务机构提前确认档案接收的具体单位名称、地址和邮编，任何信息错误都可能导致档案投递失败。

在明确了档案接收单位后，毕业生需要从该单位获取一份至关重要的法律文书——调档函。调档函是档案接收单位同意接收毕业生档案并请求原保管单位（即上海东海职业技术学院）转递档案的正式书面通知，是学校启动档案转递程序的唯一合法依据。

• 调档函的出具单位：
  • 对于就业单位有档案管理权限的，由用人单位的人事部门出具。
  • 对于就业单位无档案管理权限或未就业转回原籍的，由户籍所在地或单位注册地的公共就业和人才服务机构出具。
  • 对于升学的，由录取院校的招生办公室或研究生院出具。
• 调档函的内容要素：一份规范的调档函应包含以下核心信息：抬头（上海东海职业技术学院）、毕业生姓名、身份证号、学号、档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人、联系电话，以及调档事由（如“报到入职”、“录取入学”、“档案托管”等），并加盖出具单位的公章。
• 调档函的提交：毕业生在获得调档函后，需按照上海东海职业技术学院学生工作处或档案管理部门（通常是辅导员或毕业班班主任统一通知）规定的时间和方式提交。通常需要提供调档函的原件或清晰电子扫描件，以及毕业生本人的身份证复印件等材料。务必关注学校发布的毕业离校工作通知，切勿错过提交截止日期。

特别提醒：部分公共就业和人才服务机构可能实行“先网上申请，后出具调档函”的流程，毕业生需登录当地人社局或人才服务中心官网了解具体操作。对于未就业回原籍的情况，如果户籍地人才机构不主动出具调档函，毕业生应主动联系咨询，确认档案转递流程。

提交调档函后，毕业生并非就此等待即可，仍需积极配合学校完成一系列离校和档案转出的准备工作。上海东海职业技术学院通常会通过辅导员、班级群或校园信息平台发布详细的毕业离校日程安排和手续办理指南。

• 核对个人信息：学校在档案转出前，会组织毕业生核对个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、专业、学号、身份证号等。这是确保档案材料准确无误的基础，毕业生必须认真核对，发现错误立即向辅导员报告更正。
• 完成离校手续单审核：毕业生需要办理“离校手续单”，前往图书馆（清还图书）、财务处（结清学费、住宿费等）、宿管中心（办理退宿）、教务处（确认成绩合格）等部门盖章。全部手续办理完毕，学生工作处或档案管理部门才会据此办理档案转递。
• 确认档案材料齐全：毕业生档案内通常包含高中阶段档案、高校毕业生登记表、学业成绩单、入学通知书、毕业证明、学位证明（如有）、党团组织关系材料、奖惩记录、体检表等。学校负责将这些材料归集、审核、密封。毕业生可向辅导员了解档案内必备材料清单，心中有数。
• 登记档案转递信息：学校会要求毕业生填写或确认档案转递的详细地址、接收单位名称、邮编等，这些信息必须与调档函上的信息完全一致。毕业生需对此负全部责任。

此阶段，毕业生应保持通讯畅通，密切关注学校通知，主动、按时完成各项任务，避免因个人手续未完成而影响档案的统一寄送。

上海东海职业技术学院在汇总所有毕业生的调档信息和完成离校手续后，会统一通过机要通信或EMS学生档案专用通道等方式寄送档案。根据国家规定，个人不得私自携带和拆阅档案。

• 档案转递方式：学校采用的都是国家认可的保密邮寄渠道，确保档案安全。机要通信是传统方式，安全等级高，但查询周期较长；EMS学生档案专递是当前高校普遍采用的方式，速度较快且提供单号查询服务。
• 档案转递时间：档案寄送通常在毕业生离校后（一般在7月至8月）集中进行。学校处理大量档案需要时间，寄送途中也需要时间，因此毕业生需耐心等待，不必过于焦虑。
• 跟踪档案去向：这是至关重要的一步。毕业生应：
  • 向学校索要或留意学校发布的档案转递EMS单号（如果采用EMS方式）。通过邮政EMS官网或手机APP输入单号，即可实时跟踪档案物流信息。
  • 在档案寄出后约1-2个月（具体时间因接收单位处理效率而异），主动联系档案接收单位（如用人单位人事处、人才服务中心），确认其是否已收到并审核无误地归档。这是最终确认档案是否安全“落户”的唯一可靠方法。
• 处理异常情况：如果物流信息显示投递失败、地址不详或被退回，或者接收单位表示未收到档案，毕业生应立即同时联系档案接收单位和上海东海职业技术学院的档案管理部门

切记，档案转递完成后，毕业生有责任和义务确认档案已安全到达指定单位。学校完成寄送后，其保管责任即告转移。