上海理工大学毕业如何调档案呢(上理毕业调档)

高校毕业生档案是记录个人学习经历、政治思想、品德作风、学业成绩、实践能力等的重要历史材料，具有原始性、真实性、保密性的特点，是个人身份、学历、资历等方面的重要证据，与个人的工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，起着凭证、依据和参考的作用。对于上海理工大学的毕业生来说，顺利完成档案的调转，是告别校园、步入社会的关键一步。本文将围绕上海理工大学毕业生调档案的完整流程、不同毕业去向下的具体操作、常见问题及应对策略等方面，进行系统性的详细阐述。

在具体操作之前，每一位毕业生都必须深刻理解个人档案的重要性及其转递的基本原则。这并非一项可以掉以轻心的例行公事。

1.档案的核心内容与价值

• 学籍材料：包括高考成绩、入学登记表、在校期间各科成绩单、学历学位证明等。
• 政治面貌材料：如入团、入党申请书、思想汇报、转正申请等。
• 奖惩材料：在校期间获得的各类奖项、表彰记录以及处分决定。
• 毕业材料：高校毕业生登记表、就业通知书（报到证副本）等。

这些材料共同构成了个人前期学习生涯的完整记录。在未来，当你参加公务员、事业单位招考，进行职称评审、办理户口迁移、计算工龄、退休审批时，档案都是不可或缺的权威证明材料。

2.档案转递的基本原则

• 对公转递原则：根据国家规定，人事档案必须通过机要通信、邮政EMS标准快递（针对学生档案）或派专人送取的方式进行转递，绝对不允许毕业生个人携带档案。个人手持的档案将被接收单位视为无效档案，不予接收。
• 准确性与时效性原则：档案接收单位的名称、地址、邮编等信息必须绝对准确。
  于此同时呢，档案转递具有时效性，需在毕业离校前后按规定时间办理，逾期可能需按社会流动人员档案程序处理，更为复杂。
• 依据报到证（或相关调档函）转递原则：学校档案馆或学生档案室是根据毕业生提供的、有效的《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称“报到证”）或研究生调档函等官方文件指示的方向来转递档案的。

充分的准备是成功调档的前提。毕业生在离校前，需要主动完成以下几项关键工作。

1.明确毕业去向与档案接收单位

这是整个流程的起点。你的毕业去向决定了你的档案应该寄往何处。

• 已签订就业协议（三方协议）：
  • 如果就业单位具有人事档案管理权限（如国家机关、事业单位、国有企业、部分大型优质民营企业），档案一般应转至该单位的人事部门。
  • 如果就业单位无人事权，但单位已委托所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行档案托管，档案则应转至该机构。
  • 关键行动：务必与用人单位的人事部门确认清楚档案接收单位的全称、详细地址、邮编和联系人电话。
• 国内升学：
  • 考取国内研究生或第二学士学位，档案应转至录取院校的研究生院或档案馆。
  • 关键行动：根据录取院校的要求，获取准确的调档函，并将调档函信息提交给学校。
• 出国（境）深造或工作：
  • 档案通常转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如区县人才服务中心）。
  • 关键行动：联系户籍地的人才中心，确认其是否接收档案以及需要提供哪些材料。
• 灵活就业、自主创业、暂未就业：
  • 档案一般转至户籍所在地的公共就业和人才服务机构，进行免费托管。
  • 关键行动：同上，提前联系户籍地人才中心确认信息。

2.关注学校通知，按时提交信息

上海理工大学通常在毕业学年第二学期，通过学校就业信息网、辅导员通知、班会等形式，启动毕业生生源信息核对与就业方案上报工作。毕业生会收到需要填报档案转递信息的通知（可能是在线系统填报或填写纸质表格）。

• 仔细核对个人信息：如姓名、学号、身份证号等，确保与档案内材料一致。
• 精准填写档案转递信息：根据上一环节确认的结果，一字不差地填写档案接收单位的全称、地址、邮编。这是档案能否准确投递的生命线。
• 注意截止日期：务必在学校规定的截止日期前完成信息提交，错过统一办理时间，后续个人办理会非常麻烦。

3.获取并核对《报到证》

对于非升学的毕业生，上海市学生事务中心会根据学校上报的就业方案，为符合条件的毕业生开具《报到证》。《报到证》一式两联，白联存入个人档案，蓝联（研究生为粉联）发放给毕业生本人，用于到接收单位报到。

• 收到《报到证》后，立即核对抬头名称和报到地址是否正确。如有错误，需立即通过学校就业指导中心联系更正。
• 《报到证》是档案转递的指令性文件，其抬头单位就是档案的接收单位。

根据毕业去向的不同，调档案的具体流程存在细微差别。

1.就业（单位有人事权或委托存档）

• 流程：确认单位接收信息 -> 在学校系统中填报该单位信息 -> 学校上报就业方案 -> 办理《报到证》 -> 学校档案馆凭《报到证》将档案通过机要通道寄往指定单位。
• 后续：毕业生持《报到证》蓝联到单位办理入职手续后，应在一段时间后（通常1-3个月）主动向单位人事部门核实档案是否已收到。学校一般会提供档案寄出后的机要号或快递单号供查询。

2.就业（单位无人事权，档案回户籍地）

• 流程：联系户籍地人才服务中心获取准确接收信息 -> 在学校系统中填报户籍地人才服务中心信息 -> 学校上报方案 -> 办理《报到证》（抬头通常为户籍地人社局或人才中心） -> 学校寄档。
• 注意：这种情况下，你的就业单位信息可能体现在《报到证》的备注栏，但档案的最终去向是户籍地人才中心。你需要了解是否需要办理档案托管手续。

3.国内升学

• 流程：收到录取院校调档函 -> 将调档函提交给学校辅导员或档案馆 -> 学校审核后，将档案直接寄往录取院校。
• 特点：此情况无需办理《报到证》。档案转递完全依据调档函进行。务必注意录取院校要求的寄档截止时间。

4.出国、暂未就业等（档案转回户籍地）

• 流程：与流程2类似。在学校系统中选择“回生源地”或类似选项，并准确填写生源地人才服务中心的信息。学校会办理《报到证》并寄送档案。
• 重要性：这是最需要毕业生主动跟进的情况。因为短期内可能用不到档案，容易忽视。必须确保档案安全抵达并妥善托管，避免成为“沉睡档案”或丢失。

5.特殊情况：毕业离校时未落实去向

部分毕业生可能在离校时尚未确定工作或升学去向。学校通常会将档案在校免费保管一段时间（具体时限需咨询学校就业指导中心，通常为两年）。

• 暂存学校期间：在此期间，一旦确定了去向，应立即联系学校就业指导中心和档案馆，办理《报到证》和档案转递手续。
• 超过保管期：若超过学校保管期仍未办理转档，学校会将档案寄回生源地的人才服务机构。毕业生务必主动联系学校，了解档案最终转递到了何处，并及时到生源地机构办理存档确认。

在调档案过程中，毕业生可能会遇到各种问题，以下是一些常见情况及解决方法。

1.档案接收信息填写错误

• 问题描述：在提交信息时，将单位名称、地址写错。
• 应对策略：在档案寄出前发现，立即联系辅导员或就业指导中心申请修改。若档案已寄出，需立即联系错误的接收单位请求拒收并退回，同时联系学校档案馆说明情况，协商重新寄送。此过程耗时耗力，故填写时务必谨慎。

2.不知道档案被寄往何处或查询不到档案下落

• 问题描述：毕业一段时间后，需要用档案时，却发现不知道档案在哪里。
• 应对策略：
  • 联系上海理工大学档案馆，查询当年档案转递的记录，获取机要号或快递单号。
  • 根据《报到证》抬头单位，逐级查询。
    例如，抬头是某市人社局，应先联系该人社局，查询档案是否已下发到区县人才中心。
  • 利用各地人才服务中心的网上查询系统，输入身份证号和姓名进行查询。
  • 若多方查找无果，可能涉及档案丢失，需向最后经手单位（学校或机要局）申请核查，必要时启动补办程序，但这极为繁琐。

3.档案滞留在学校或成为“死档”

• 问题描述：因各种原因，档案未及时转出，长期留在学校或个人手中。
• 应对策略：
  • 如果档案还在学校，尽快确定接收单位，补办相关手续，将档案正常转出。
  • 如果档案在自己手中，千万不要拆封。应尽快联系户籍地或现工作地的人才服务中心，咨询是否还能接收。多数机构拒收个人自持的档案，你可能需要请求学校重新审核密封，再通过公对公方式转递。
  • 对于因超过择业期等原因造成的“死档”，需向人才服务中心咨询激活档案的具体政策和要求。

4.更换工作后需要调档

• 问题描述：入职新单位，新单位需要调取档案。
• 应对策略：这属于工作后的流动人员档案调动，与毕业调档不同。通常由新单位或其委托的人才机构出具《调档函》，你本人或新单位凭调档函到当前档案保管机构办理调出手续，由保管机构通过机要方式寄往新的接收单位。你需协调新旧单位之间的沟通。

档案事务关乎长远，毕业生应树立终身管理档案的意识。

1.主动沟通，责任自负

档案调转虽由学校操作，但信息的提供和最终去向的确认，责任主体是毕业生本人。必须主动与学校、用人单位、人才中心保持沟通，确保信息流畅通无阻。

2.保留关键凭证

妥善保管好《报到证》、调档函复印件、档案转递通知单（如有）等重要文件。这些是证明你档案转递轨迹的关键证据。

3.定期确认档案状态

即使在就业稳定、短期内用不到档案的情况下，也建议每隔几年（如2-3年）通过电话或网络查询一次档案所在地，确认其安然无恙。特别是工作变动、城市迁移后，要及时办理档案转移手续。

4.理解政策动态

人事档案管理政策会随着国家经济社会发展而调整。
例如，近年来简化了档案转递的部分环节，强化了人才公共服务机构的职能。毕业生应保持对相关政策的一定关注，可通过各地人社局、人才服务中心官网获取最新信息。

上海理工大学毕业生的档案调转工作，是一项严谨、规范且环环相扣的行政流程。它要求毕业生以高度的责任心，提前规划，细致操作，并做好长期的跟踪管理。唯有如此，这份记录着青春奋斗足迹的珍贵文件，才能在您未来的人生道路上，持续发挥其应有的凭证与参考价值，为您的发展保驾护航。从校园到社会，妥善处理好档案事宜，是迈向成熟与独立的重要一课。