黑龙江工程学院毕业如何调档案呢(毕业调档流程)

1.常规流程：档案的转递与查询

• 学校统一寄发：黑龙江工程学院一般在学生毕业后（约7月至8月），会通过机要通信或EMS学生档案专用通道，将集中整理完毕的毕业生档案分批寄往毕业生之前确认的接收单位或人才服务中心。机要通信是一种比普通邮政更安全、可追踪的档案传递方式，但邮寄周期较长。
• 主动查询档案到位情况：档案寄出后，毕业生不可坐等。应主动作为：
  • 向母校（通常是学生工作处或档案馆）咨询本校毕业生档案寄出的批次和时间，并索要档案转递的单号（如机要号或EMS单号）。
  • 在预估档案已到达的时间点（通常为寄出后1-3个月），主动联系档案接收单位（如人才服务中心）的档案管理部门，提供个人信息（姓名、毕业院校、毕业年份）查询档案是否已安全到达。
  • 确认档案到达后，根据接收单位的要求，办理存档手续。
    例如，人才服务中心可能需要签订人事代理协议，并领取相关的存档证明。

2.特殊情况处理：改派与主动调档

毕业后两年内（择业期内），如果工作单位发生变动，或者最初未落实单位后又被录用，需要变更档案去向，则涉及改派和调档。

• 办理改派手续：首先需要到学校就业指导中心或省级高校毕业生就业主管部门办理《就业报到证》的改派手续，获取新的报到证。这是调整档案去向的前提。
• 开具调档函：由新的档案接收单位（新单位或新单位所在地人才服务中心）出具正式的调档函。调档函是调取档案的权威凭证，必须加盖单位公章，并写明调档人基本信息、调档原因、新的档案接收单位详细地址和联系方式。
• 提交调档申请材料：毕业生本人或委托他人，将以下材料提交至档案当前所在机构（可能是学校，也可能是原籍人才中心）：
  • 新开具的调档函原件。
  • 本人身份证复印件，如委托他人代办，还需提供委托书和代办人身份证复印件。
  • 新的《就业报到证》复印件。
• 档案转出：当前档案管理机构审核材料无误后，会按照规定渠道将档案转往新的接收单位。毕业生同样需要跟踪此过程，确保档案安全抵达。

3.考研、入伍等情况的调档

考取研究生的毕业生，凭录取院校出具的《调档函》和研究生录取通知书复印件，到档案所在单位办理调档手续。应征入伍的毕业生，则根据兵役机关的要求办理，通常需要提供入伍通知书等证明材料。

1.档案丢失或查询不到怎么办？

首先不要慌张。应循着档案流转路径逐一排查：联系母校档案管理部门，查询当年寄出记录和凭证；联系可能接收档案的各级人才服务中心，特别是生源地人才中心，进行详细查询。如果确认丢失，需立即向最后负责转递档案的单位报告，并启动补办程序。补办档案极为困难，需要回高中、大学等各个阶段的学习单位，逐一补办相关证明材杵，耗时耗力。

2.档案可以个人携带吗？

绝对不可以。国家严格规定，人事档案的转递必须通过机要通信或专人送取，严禁个人自带档案。个人携带的档案，接收单位有权拒收，因为无法保证档案的完整性和真实性（即是否被私自拆阅或篡改）。一旦档案袋被拆开，即视为“死档”，需要回原封单位（如学校）重新审核密封，过程非常麻烦。

3.成为“死档”了如何激活？

“死档”主要指档案袋被私自拆开或档案长期滞留个人手中超过规定时限（通常为择业期两年）。激活方法包括：联系原毕业院校审核档案材料真实性后重新密封；或咨询当前户籍地或工作地的人才服务中心，看是否愿意接收并激活。不同地区政策有差异，可能需要补办相关手续或证明。

4.忘记档案在哪里如何查找？

对于毕业多年档案不知所踪的校友，建议从毕业院校查起，顺着可能的流向（第一个工作单位、单位所在地人才市场、生源地人才服务中心）逐一排查。现在许多省市级人才服务中心都开通了线上查询系统，可通过身份证号、姓名等信息尝试查询。

5.离职后档案如何从原单位调出？

需由新单位或新单位委托的人才服务中心出具调档函，然后持调档函、离职证明、身份证等材料到原档案存放单位办理调出手续。原单位有义务在收到合规调档函后办理转出手续。

第一，树立终身档案管理意识。档案管理是伴随职业生涯始终的事情。工作变动、职称晋升、岗位调动等都可能涉及档案的转移和材料补充，要像管理身份证、毕业证一样重视档案。

第二，保持沟通渠道畅通。在档案转递期间和毕业后一段时间内，务必保持手机、邮箱等联系方式有效，以便学校或档案接收单位在遇到问题时能及时联系到你。

第三，妥善保管相关凭证。如《就业报到证》、存档证明、调档函副本、档案转递单号等，这些都是证明档案流转过程和状态的重要依据，应长期妥善保管。

第四，及时办理存档确认。档案到达接收单位后，务必亲自或电话确认，并按要求完成存档手续，获取存档证明。这标志着一次完整的档案转移顺利完成。

第五，关注政策变化。人事档案管理政策会随着国家经济社会发展而调整，例如报到证制度的改革。毕业生应通过学校官网、地方人社部门官网等权威渠道，持续关注最新政策动态。