金肯职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业调档指南)

毕业季来临，除了告别校园和奔赴前程的喜悦，办理各项离校手续也是毕业生必须认真对待的重要环节。其中，个人档案的转递尤为关键，它直接关系到未来的就业、升学乃至退休等长远发展。金肯职业技术学院的毕业生们，你们是否对“调档案”感到陌生甚至有些迷茫？本文将为你提供一份详尽、实用的指南，帮助你顺利搞定档案转递事宜。

在着手办理调档手续之前，我们首先需要明白我们处理的是什么，以及为何它如此重要。

• 档案是什么？ 毕业生档案是学生在校期间形成的个人经历记录，主要包括：高等学校毕业生登记表、学习成绩单、在校期间的奖惩材料、入团入党志愿书、体检表、毕业生报到证（派遣证）白联（根据政策历史时期不同）等重要材料。它属于国家法定、强制执行的人事档案组成部分。
• 档案的作用何在？ 其重要性体现在多个方面：是企事业单位招聘、录用、考察人才的依据；是办理职称评定、职务晋升的必备材料；是参加公务员招录、事业单位招聘政审环节的核心凭证；是考研、出国深造时相关机构审核个人背景的重要参考；是将来办理社会保险、计算工龄、退休审批时核实个人经历的唯一权威证明。档案一旦丢失或成为“死档”（即档案存放在个人手中或无人事权单位），将给个人带来极大的麻烦。
• 档案转递的原则： 档案管理严格遵循“公对公”原则。这意味着档案必须通过机要通信或专人送取的方式，在具有人事档案管理权限的单位、机构之间流转。毕业生本人绝对不能私自拆封、携带或保管自己的档案。

金肯职业技术学院作为档案的管理单位，有责任在毕业生离校时，根据国家政策和毕业生的有效指令，将其档案安全、准确地转递至指定的接收单位。

“磨刀不误砍柴工”，充分的准备是成功调档的第一步。毕业生应在离校前主动完成以下事项：

• 明确毕业去向： 这是决定档案流向的根本。你的去向决定了接收档案的单位类型。常见的去向包括：
  • 已签订就业协议，且用人单位具有人事档案管理权限（如国家机关、国有企事业单位、大型集团公司等）。
  • 已签订就业协议，但用人单位无人事档案管理权限（如私营企业、外资企业等），需将档案托管至单位所在地或户籍地的人才服务中心。
  • 未就业、自主创业或自由职业，通常将档案转回户籍所在地的人力资源和社会保障局（人社局）或其指定的人才服务中心。
  • 考取本科院校（“专转本”成功），档案需转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
  • 出国深造，档案可转至户籍地人才服务中心或教育部留学服务中心（需满足其具体要求）。
• 确认档案接收单位的准确信息： 这是确保档案准确投递的核心。务必亲自向接收单位核实并获取以下信息的全称，一字不差：
  • 接收单位全称： 例如“XX市人力资源和社会保障局”、“XX人才服务中心”、“XX有限公司人力资源部”等。
  • 详细地址： 包括省、市、区、街道、门牌号。
  • 邮政编码： 必须准确。
  • 联系人及联系电话： 一般为接收单位档案管理部门的经办人及办公电话。
  这些信息通常需要填写在学校发放的《毕业生档案转递信息确认表》或类似的表格中。
• 关注学校通知，及时提交材料： 金肯职业技术学院学生工作处或就业指导中心会在毕业季发布关于办理档案转递的具体通知、时间安排和所需表格。毕业生必须密切关注班级群、学校官网或相关部门的公告，严格按照规定时间提交填写好的信息确认表。错过集中办理时间，后续个人办理会复杂很多。
• 结清在校费用，办理离校手续： 确保学费、住宿费等各项费用已结清，并完成图书馆、宿舍等部门的离校手续盖章。档案转递通常是整个离校流程中的一环，前置步骤未完成可能会影响档案转出。

根据不同的毕业去向，档案转递的流程和注意事项各有侧重。

对于已经找到工作的毕业生，首先要判断用人单位是否具备独立人事档案管理权限。

• 情况一：用人单位有档案管理权限。

  这是最直接的情况。流程如下：

  • 向用人单位人事部门获取准确的档案接收信息（全称、地址、邮编、联系人、电话）。
  • 将信息填写至学校提供的《档案转递信息确认表》。
  • 将确认表交回学校指定部门。
  • 学校审核无误后，通过机要通道将档案寄往用人单位。
  • 毕业生到单位报到后，应主动向人事部门确认档案是否已收到。
• 情况二：用人单位无档案管理权限。

  绝大多数民营、外资企业都属于这种情况。档案不能存放在单位，必须委托公共人才服务机构托管。流程如下：

  • 与单位确认档案托管事宜。通常单位会与某个人才服务中心有合作关系，或由毕业生自行办理。
  • 联系单位所在地或户籍地的人才服务中心，咨询个人档案托管流程，并申请开具《调档函》。这是人才中心同意接收你档案的正式凭证。
  • 将《调档函》原件提交给金肯职业技术学院负责档案管理的老师。
  • 学校凭《调档函》上的信息，通过机要通道将档案寄往人才服务中心。
  • 档案到达后，毕业生需根据人才中心的要求，办理存档手续，可能需签订托管协议。

对于暂未找到固定工作或自主创业的毕业生，国家有明确的兜底政策，即将档案转回户籍所在地。

• 默认流向： 通常，学校会默认将未提供有效接收信息的毕业生档案，转递至其户籍所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构（如XX市/区人力资源和社会保障局的人才服务中心）。
• 主动确认信息： 即使默认转回原籍，毕业生也绝不能“甩手不管”。应主动向户籍地的人才服务中心咨询确认其接收档案的准确单位名称、地址和邮编，并提交给学校。因为同一个地区可能有市、区不同层级的人才机构，名称稍有差异就可能导致档案寄错。
• 重要性： 档案转回原籍后，依然是有效状态。未来当你就业、需要调档时，即可从户籍地人才中心正常调出。

考取本科院校的毕业生，档案需要转到新的录取学校。

• 获取调档依据： 录取院校的招生办公室通常会随录取通知书一并寄送《调档函》或在新生的入学须知中明确档案转递的要求和信息。
• 提交信息： 将录取院校的准确名称（具体到档案管理部门，如“XX大学学生档案室”）、地址、邮编、联系人等信息，或直接将《调档函》提交给金肯职业技术学院。
• 特殊要求： 部分本科院校可能要求档案由专科学校密封后交由学生本人携带入学。这种情况必须严格遵守规定，确保档案袋完好无损，并在入学后第一时间交予新学校，切勿拆封。

选择出国留学的毕业生，档案可以存放在户籍地人才服务中心或教育部留学服务中心。

• 存放户籍地人才服务中心： 这是最常见、最便捷的方式。流程与“未就业”情况类似，联系户籍地人才中心开具《调档函》，然后交由学校办理转递。
• 存放教育部留学服务中心： 留服中心提供档案存放服务，但有其特定的申请条件和流程。需要登录留服中心官网查看最新政策，在线申请并获取调档通知，然后交由学校办理。此方式可能更适合计划学成归国后在京发展或需要留服中心提供学历认证等一站式服务的同学。

将调档信息提交给学校并不意味着万事大吉。档案通过机要通道寄送需要一定时间（通常为几周），主动查询和跟进是负责任的表现。

• 查询机要号： 档案寄出后，应向金肯职业技术学院的档案管理老师询问本次档案寄送的机要号。机要号相当于档案的“快递单号”，是查询档案物流状态的唯一凭证。
• 跟踪档案状态： 可以凭机要号通过机要通信部门的查询系统或电话（具体查询方式可咨询学校老师）跟踪档案寄送进度。由于机要通信的特殊性，查询信息可能不如普通快递详尽，但能了解大致节点。
• 确认对方收档： 在档案寄出一个月左右，应主动联系档案接收单位（如单位人事处、人才服务中心），礼貌地询问档案是否已安全送达并入库。这是最终确认档案转递成功的直接方法。
• 妥善保管凭证： 保留好与学校沟通调档事宜的邮件、聊天记录，以及提交的表格复印件等，以备不时之需。

在档案转递过程中，可能会遇到一些特殊情况，以下提供应对建议。

• 问题一：毕业时未及时办理档案转递，档案还留在学校吗？

  根据规定，学校有为毕业生保管档案的义务，保管期限通常为两年（自毕业之日起算）。在此期间，你可以随时联系学校就业指导中心或档案室，补办档案转递手续。超过两年后，学校可能会将档案统一转递至户籍地人才服务中心，但最好主动与学校联系确认档案下落。

• 问题二：《报到证》（或《派遣证》）与档案是什么关系？

  在过去，《报到证》是档案转递的重要依据，其白联会放入档案。
  随着政策改革，国内很多地区已取消《报到证》。但无论政策如何变化，档案转递的核心始终是依据毕业生提供的有效接收信息和调档函。毕业生应关注国家和江苏省的最新政策，以学校发布的通知为准。

• 问题三：档案袋在自己手里怎么办？

  这是非常危险的情况。严禁个人保管本人或他人档案。如果因特殊原因档案到了自己手中，切勿拆封！应立即联系金肯职业技术学院档案管理部门，说明情况，看是否能由学校重新审核密封后代为寄出。或者，尝试联系户籍地人才服务中心，咨询是否愿意接收个人手中的档案，但这通常比较困难，可能需要学校出具相关证明。最好的办法就是杜绝档案流入个人手中。

• 问题四：忘记档案去向如何查询？

  如果毕业后多年忘记档案在哪里，可按以下路径排查：首先联系金肯职业技术学院查询当年转递记录；其次联系户籍所在地的市、区级人才服务中心查询；最后可联系可能的工作单位的人事部门。从最有可能的地方开始逐一排查。

• 问题五：调档函如何获取？

  调档函由具有档案管理权限的接收单位开具。对于人才服务中心，通常需要携带身份证、户口本、毕业证等材料前往现场或通过其网上平台申请。对于录取院校或有人事权的单位，他们会主动提供。

金肯职业技术学院毕业生档案的转递工作是一项严肃、规范的程序。每一位毕业生都应本着对自身未来高度负责的态度，提前了解、主动沟通、细心核对、及时跟进。只要按照学校的指引，明确自身去向，准备好关键信息，就能平稳顺利地完成这项重要的毕业手续，让人事档案在未来的职业道路上为你提供坚实的支持与保障。