石家庄信息工程职业学院毕业如何调档案呢(石家庄信息院调档流程)

毕业生档案的内涵与重要性解析

毕业生档案，通常被称为“学籍档案”，是学生在校期间形成的集中记载个人主要经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力、奖惩情况等内容的文件材料，是个人人事档案的重要组成部分。它并非由学生个人持有和保管，而是由学校通过机要通道或特定邮政渠道进行转递。对于石家庄信息工程职业学院的毕业生而言，这份档案的重要性体现在多个层面。

档案是个人学历与经历的真实凭证。在求职过程中，特别是进入国有企业、事业单位、政府机关等单位时，档案审查是录用的必要环节，用于核实个人信息、学习背景和政治表现。档案关系到未来的职业发展。
例如，在办理职称评定、职务晋升、岗位调动时，档案中的相关记录是重要的评审依据。再次，档案与个人社会福利紧密相连。在计算工龄、办理社会保险（养老、医疗等）、落户大城市、出国政审、甚至办理退休手续时，都需要查阅或依据档案材料。若档案丢失或材料不全，将给个人带来极大的麻烦和不可估量的损失。
因此，正确认识档案的价值，是做好档案调转工作的思想基础。

毕业调档案的核心前提：明确毕业去向与档案接收地

档案的转递方向并非随意选择，而是严格依据毕业生的实际去向和国家相关政策规定。石家庄信息工程职业学院的毕业生在办理调档手续前，必须首先明确自己的档案接收单位。通常有以下几种情况：

• 已落实就业单位且单位具备人事档案管理权限：如果毕业生签约的是国家机关、国有企事业单位、大型民营企业（通常其内部设有人事部门或委托人才机构管理档案），这些单位可以直接接收和管理档案。毕业生需要向学校提供该单位出具的调档函或录用证明，明确档案接收单位的名称、地址和联系方式。
• 已落实就业单位但单位不管理人事档案：大多数民营企业、外资企业等不具备人事档案管理权限。在这种情况下，毕业生的档案通常需要转递至单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如人才市场、人才交流中心）进行托管。毕业生需确认具体托管机构的信息，并提供相关证明。
• 未就业、自主创业或灵活就业：对于暂未找到固定工作单位的毕业生，按照国家的相关规定，其档案通常会在学校免费保管一定期限（一般为两年）后，由学校统一转递至毕业生生源所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。毕业生也可以申请提前将档案转回生源地。
• 考取更高学历层次院校（专升本、考研等）：如果毕业生成功考取其他院校继续深造，档案需要转至录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。毕业生需提供录取院校出具的调档函。
• 出国（境）深造或工作：此类毕业生的档案一般转回生源地的人才服务机构，或存放在教育部留学服务中心等专门机构。

准确确定档案接收地是调档流程的第一步，也是最关键的一步，信息错误将直接导致档案投递失败或丢失。

石家庄信息工程职业学院毕业调档案的完整流程详解

明确了档案去向之后，毕业生需要遵循学校规定的具体流程办理调档手续。虽然具体操作细节可能因年份和学校内部管理微调而略有不同，但总体流程如下：

第一步：关注学校通知与准备材料

毕业前夕，石家庄信息工程职业学院的学生工作处、就业指导中心或档案室会通过官方网站、班级辅导员、毕业生微信群等渠道发布关于毕业生档案转递工作的具体安排通知。毕业生务必密切关注这些官方信息，了解办理时间、地点、所需材料及注意事项。通常需要准备的材料包括：

• 本人有效身份证件（身份证原件及复印件）。
• 根据上述毕业去向准备的相应证明文件：
  • 就业单位调档函或录用通知书（需注明档案接收信息）。
  • 录取院校的调档函或录取通知书。
  • 回生源地的，可能需要填写《档案转回生源地申请表》或类似文件。
• 准确填写档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系人及联系电话。

第二步：提交申请与信息核对

毕业生需在规定时间内，亲自或委托他人（需提供委托书及双方身份证件）到学校指定部门（通常是学生档案管理科或类似机构）提交调档申请和全部材料。工作人员会审核材料的完整性和真实性，并让毕业生核对《档案转递信息登记表》上的所有信息，特别是档案接收单位的名称、地址和联系方式，确保万无一失。此环节的仔细核对至关重要，是避免后续麻烦的防线。

第三步：学校审核与档案转递

学校相关部门对申请审核无误后，会按照毕业生提供的地址，通过机要通信或“EMS标准快递”等国家规定的保密渠道寄送档案。机要通信是一种专门用于传递党政军机关及国有企事业单位机密文件的渠道，安全系数高，但速度相对较慢，且一般不提供个人查询单号。近年来，为方便查询，越来越多的高校采用“EMS标准快递”专用通道寄送学生档案，并会保留快递单号。档案寄出后，学校会做好登记备案。

第四步：查询档案到达情况与确认

档案寄出后，毕业生不应被动等待。应主动通过以下方式查询档案是否安全到达接收单位：

• 如果学校提供了快递单号，可登录对应快递公司官网跟踪物流信息。
• 在档案寄出后约1-2周（考虑邮寄时间），主动联系档案接收单位（如人才市场、就业单位人事部门、录取院校招生办）的负责人，询问档案是否已收到并完成入库。
• 一些地方的人才服务中心开通了网上查询功能，毕业生可登录其官方网站输入个人信息进行查询。

确认档案安全到达后，整个调档流程才算圆满结束。

调档案过程中的常见问题与应对策略

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种问题，提前了解并知道如何应对非常重要。

问题一：暂未落实工作，档案应如何处理？

建议首选将档案转回生源地的人才服务机构。这是最稳妥、最通用的做法，可以避免档案成为“死档”（即无人管理状态）。学校提供的两年保管期只是过渡，切勿因超过期限导致档案被自动打回过程中出现意外。

问题二：调档函如何获取？

调档函由档案接收单位出具。就业单位有人事权的，向其人事部门申请；单位无人事权的，向其指定托管的人才机构申请；录取院校则由招生办公室发放。拿到调档函后，仔细核对抬头（石家庄信息工程职业学院）和内容是否正确。

问题三：档案可以自己携带吗？

绝对不可以。根据国家规定，个人严禁私自拆阅、保管和转递档案。个人携带的档案，接收单位有权拒收，从而使其变成无效档案。档案的流转必须公对公，通过合规渠道进行。

问题四：忘记办理调档或超过学校集中办理时间怎么办？

应及时联系学校档案管理部门，说明情况，咨询是否可以进行补办或个别办理。通常学校会为毕业生提供后续服务，但可能需要等待特定时间或遵循特殊流程。

问题五：如何查询档案状态？学校说已寄出，但接收单位说没收到。

首先向学校查询准确的寄出日期和邮寄方式（机要号或快递单号）。然后根据单号向邮局或快递公司查询投递记录。如果确认已投递但接收单位未找到，应立即协调学校和接收单位共同查找，必要时可申请核查投递签收记录。

档案调转完毕后的长期管理建议

档案成功调转至接收单位，并不意味着可以一劳永逸。毕业生应树立长期的档案管理意识。

要清楚自己的档案存放在何处，并记录好该单位的联系方式和地址。在更换工作单位或工作城市时，要及时办理档案的转移手续，确保档案随人走，保持档案记录的连续性。在工作和生活中形成新的重要材料（如劳动合同、职称评定表、年度考核表、获奖证明等），应及时咨询档案存放机构，了解是否需要以及如何将这些材料归档补充进个人档案。定期（如每几年一次）与档案存放机构确认档案状态是否正常，特别是在单位变动或人才机构合并重组后，确保档案安然无恙。

石家庄信息工程职业学院毕业生的档案调转工作是一项系统性工程，需要毕业生本人、学校以及档案接收单位三方的密切配合。毕业生作为档案的权益主体，必须发挥主动性，提前了解政策，明确自身去向，严格按照流程操作，并及时跟进确认。以认真负责的态度对待自己的档案，就是为未来的职业发展和人生规划奠定坚实的基础。