信阳工程职业学院毕业如何调档案呢(调档流程指南)

一、 深刻理解毕业生档案的重要性与转递原则

毕业生档案，作为国家人事档案的重要组成部分，绝非一摞可有可无的纸张。它是由信阳工程职业学院在教学、管理过程中形成的，客观记录学生在校期间德、能、勤、绩、体的综合性文件材料。其重要性体现在多个层面：它是用人单位选拔、聘用、考核人才的重要依据，档案中的成绩单、奖惩记录、党团材料等直观反映了毕业生的综合素质。它是办理就业落户、计算工龄、评定专业技术职务（职称）、参加公务员招考和事业单位招聘政审的必备材料。它关系到个人社会保险的缴纳、养老金的核定等长远利益。一旦档案流转出现断档、遗失或内容缺失，将给个人带来难以估量的麻烦和损失。

因此，档案转递必须遵循以下核心原则：

• 对公转递原则：档案必须通过机要通信、专人送取或学校专人送达等方式，在公共机构之间进行转递。严禁毕业生个人或无关人员自带档案，更不允许私自拆封。任何私自拆封的档案将被接收单位视为无效档案，不予接收。
• 档随人走原则：档案的最终去向应与毕业生的人事关系归属地保持一致。即档案应转往毕业生报到证（或就业通知书）上注明的接收单位，或者符合政策规定的档案托管机构。
• 安全保密原则：档案内容涉及个人隐私，整个转递过程必须确保档案材料的完整与安全，防止丢失、损毁和泄密。
• 一次性转递原则：毕业生在离校时，应一次性办结档案转递手续。后续变更档案去向，需由新的接收单位出具调档函，进行二次调档。

二、 明确档案的可能去向及对应接收单位

信阳工程职业学院毕业生的档案去向，主要取决于毕业时的具体状况。清晰界定自身情况，是成功办理调档手续的前提。

1.已落实就业单位的情况

• 就业单位具备人事档案管理权限：如果毕业生签约的是国家机关、国有企事业单位、大型公有制企业等，这些单位通常有自己的党委组织部门或人力资源部门，可以直接接收和管理员工档案。此时，档案应直接转递至该就业单位。
• 就业单位不具备人事档案管理权限：大多数情况下，毕业生签约的是私营企业、外资企业、民营企业等。这些单位一般没有人事档案管理权限。此时，档案通常需要转递至单位所在地或生源地（户籍所在地）的公共就业和人才服务机构（如人才交流中心、人才市场）进行托管。

2.未落实就业单位（待就业）的情况

• 转回生源地：这是最常见的处理方式。学校会将未就业毕业生的档案统一转递至毕业生生源地所在的县级以上公共就业和人才服务机构。这样做有利于毕业生在户籍地享受就业指导、政策咨询等公共服务，也便于将来在生源地就业时调取档案。
• 申请在学校暂存：部分高校允许毕业生在离校后一段时间内（通常为两年，即“择业期”）将档案暂时保留在学校。但需要毕业生本人向学校提出书面申请，并经批准。在此期间，学校仅负责保管，不提供人事档案相关服务（如出具政审证明、计算工龄等）。择业期满后，学校将按规定将档案转回生源地。

3.继续升学的情况

• 如果毕业生考取了研究生或专升本，档案应转递至被录取的院校。毕业生需要及时向新学校了解调档函的出具和档案接收事宜，并告知信阳工程职业学院招生就业处或档案室。

4.其他特殊情况

• 出国（境）留学：档案可转递至生源地人才服务机构，或教育部留学服务中心指定的档案存放机构。
• 应征入伍：档案将转递至部队指定的政治工作部门。
• 自主创业、自由职业：通常将档案转回生源地人才服务机构进行托管。

三、 掌握调档流程与具体操作步骤

信阳工程职业学院的毕业生调档流程通常具有规范性和时序性，毕业生应密切关注学校通知，并主动跟进。

（一） 离校前的准备工作与信息核对

• 关注官方通知：毕业前夕，学校招生就业处或学生工作处会通过官网、微信公众号、班级群等渠道发布关于毕业生档案转递工作的详细通知。这是最权威的信息来源，务必仔细阅读。
• 核对关键信息：学校会组织毕业生核对个人基本信息，如姓名、身份证号、生源地（精确到区/县）、档案转递单位名称及地址等。任何信息的错误都可能导致档案投递失败，必须认真核对，确保百分百准确。
• 明确接收单位信息：根据自身去向，主动联系档案接收单位，确认其全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。特别是对于托管在人才服务机构的，要明确是托管在市级还是区县级机构。

（二） 提交调档申请与相关材料

• 已就业毕业生：通常需要向学校提供与用人单位签订的就业协议书（三方协议）或劳动合同复印件，以及用人单位出具的调档函（如单位有要求）。如果档案托管在人才机构，则需要提供该机构出具的调档函或接收证明。
• 升学的毕业生：需要提供录取院校研招办或相关部门出具的调档函。
• 转回生源地的毕业生：一般无需单独提交申请，学校会按照上报的生源地信息进行统一转递。但学生本人最好主动向生源地人才服务机构咨询确认接收政策。
• 填写登记表：学校会下发《毕业生档案转递信息登记表》，毕业生需按要求准确填写并提交。

（三） 学校审核与档案转递

• 学校相关部门（通常是招生就业处或档案室）会对毕业生提交的信息和材料进行审核、整理、封装。
• 档案转递一般采用邮政EMS标准快递或机要通信渠道。机要通信安全性高，但速度较慢，通常用于重要单位；EMS更为普遍。学校会保留档案转递的单号或凭证。
• 档案转递工作通常在毕业生离校后的一至两个月内集中办理完成。

（四） 离校后的查询与确认

• 主动查询：档案寄出后，毕业生应主动通过学校提供的途径（如官网查询系统）获取档案转递单号，并跟踪物流信息。
• 确认接收：在查询显示档案已签收后，务必主动联系档案接收单位，确认档案是否已安全到达且材料齐全。这是确保档案万无一失的关键一步，切勿忽视。
• 办理托管手续：对于将档案托管在人才服务机构的毕业生，在确认档案到达后，可能需要本人或委托他人前往该机构办理存档手续，签订托管协议，领取相关证明。

四、 关注关键时间节点与重要注意事项

1.关键时间节点

• 毕业当年6月至7月：离校前信息核对与材料提交的关键期。
• 毕业当年7月至8月：学校集中办理档案转递的高峰期。
• 毕业两年内（择业期）：如需变更档案去向（如找到新工作），可在此期间办理改派和二次派遣手续，进而调整档案。

2.重要注意事项

• 报到证（或就业通知书）的作用：报到证是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据（白联存入档案）。虽然近年来部分省份简化了报到手续，但其作为干部身份认定和档案流转指引的作用依然重要，需妥善保管。
• 生源地认定的准确性：生源地通常指父母户籍所在地或高考报名地，务必精确到区/县，这直接决定了档案被转递到哪个具体的人才服务机构。
• 避免成为“死档”：档案长期滞留在个人手中（超过一定期限，如通常认为的5年）、档案袋被拆封、档案丢失等都会导致档案变成无法正常流转和使用的“死档”。激活“死档”程序复杂、耗时费力。
• 保持沟通畅通：确保留给学校的联系方式（如手机号）在毕业后一段时间内有效，以便学校在遇到问题时能及时联系到本人。
• 重视档案内容：离校前可了解档案内应包含哪些材料（如高校毕业生登记表、成绩单、学位授予证明、党团组织关系材料、奖惩记录等），如有缺失，应及时向学校相关部门申请补办。

五、 常见问题与特殊情况处理

1.档案转递地址填错了怎么办？

立即联系学校档案管理部门说明情况，并提供正确的接收单位信息。如果档案尚未寄出，可以更正。如果已寄出，需尽快联系错误的接收单位请求拒收或退回，同时与正确的接收单位沟通，协商后续处理方案。

2.查询不到档案物流信息或显示签收但接收单位说没收到？

首先向学校查询准确的转递单号和日期。然后联系快递公司核实投递情况。有时可能是单位内部签收流程问题，需与接收单位的具体经办人反复沟通确认。若确认丢失，应立即向学校和快递公司报告，启动查找或补办程序。

3.毕业后换了工作，档案如何从原单位（或人才中心）调到新单位？

这属于二次调档。需由新单位（或其委托的人才机构）出具正式的调档函。毕业生本人持调档函、身份证等材料到原档案存放单位办理调出手续。原档案存放单位会通过规定渠道将档案转至新单位。个人不能直接接触档案。

4.择业期过后档案还在学校吗？

按照国家规定，高校毕业生档案在校保存期限最长为两年（自毕业当年7月1日算起）。超过择业期仍未办理转递的，学校会将其档案转回生源地人才服务机构。毕业生应在此期限前主动处理档案问题。

5.如何补办遗失的档案材料？

档案材料遗失补办非常困难。需回原毕业院校，向档案馆或相关部门提出书面申请，根据学校要求提供身份证明、毕业证书等，尽最大可能补办关键材料（如成绩单、毕业证明等），但原始材料无法完全复原。

毕业生档案的调取与管理是一项严肃而重要的工作，关系到每位毕业生的长远发展。信阳工程职业学院的毕业生应树立正确的档案意识，提前规划，主动作为，严格按照规范和流程操作，确保个人档案这一宝贵的人生记录能够安全、准确、完整地抵达其应有的归宿，为未来的职业生涯保驾护航。在整个过程中，与学校、接收单位保持积极有效的沟通是解决问题的关键。