河南科技职业大学毕业如何调档案呢(河南科技职业大学调档指南)

在具体操作调档案之前，每一位河南科技职业大学的毕业生都必须从思想上高度重视个人档案，充分认识到它不是你手中可有可无的几张纸，而是伴随你一生的重要人事记录。

档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。对于大学毕业生来说，其学籍档案尤其关键，它主要包括以下几个核心部分：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、高考志愿表、高考体检表等。这是个人系统教育记录的起点。
• 大学阶段材料：这是档案的主体部分，包括入学登记表、学年鉴定表、成绩单、毕业生登记表、学位授予证明、入党（团）材料、奖惩记录、军训鉴定、体检表等。这些材料全面反映了你在河南科技职业大学期间的学习、生活和思想状况。
• 就业相关材料：如报到证（派遣证）的白联部分（存入档案）、就业通知书等。这部分在毕业生办理就业手续时至关重要。

档案的重要作用体现在多个方面：它是用人单位选拔、聘用、考核人才的重要依据；是办理职称评定、职业资格认证的必备材料；是参加公务员、事业单位招考进行政审的核心依据；是办理工作调动、户籍迁移（如某些城市落户）的必要文件；是计算工龄、确定社保缴费年限、办理退休手续的凭证。需要特别强调的是，根据规定，个人档案严禁自行保管、拆封或涂改。档案的转递必须通过机要通信或专人送取的方式进行，以确保其安全与保密。一旦档案流入个人手中，将成为“死档”，失去其应有的法律效力和公信力，激活过程将非常繁琐。

调档案并非毕业时的一蹴而就，其顺利与否很大程度上取决于毕业前夕的准备是否充分。河南科技职业大学的毕业生应在离校前主动做好以下几项工作：

• 明确档案去向：这是调档案的前提。你需要根据毕业后的去向，提前确定档案的接收单位。
  • 已落实工作单位：如果工作单位（如政府机关、国有企事业单位）具有人事档案管理权限，可以接收档案，那么档案将转至该单位的人事部门。
  • 工作单位不接收档案或灵活就业：这是大多数毕业生的情况。档案通常会被派往你就业地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（通常称为“人才市场”或“人才交流中心”）。你需要提前咨询清楚这些机构的全称、地址和接收要求。
  • 升学：如果考取了研究生或其他更高层次的院校，档案将转至录取院校的招生办公室或档案室。
  • 待业或出国：档案一般转回户籍所在地的县级以上公共就业和人才服务机构。
• 核对个人信息：密切关注学校（通常是学生处或就业指导中心）发布的关于核对毕业生生源信息和档案转递地址的通知。务必认真核对本人的姓名、身份证号、联系方式、档案转递单位名称和地址等信息，确保准确无误。任何错误都可能导致档案投递失败或丢失。
• 办理《报到证》：《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称报到证）是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据。学校会根据毕业生提交的就业协议（劳动合同、录用证明等）或回原籍的申请，向上级主管部门申请办理报到证。报到证通常为一式两联，白联存入档案，蓝联（研究生为粉联）发给学生本人用于报到。请及时领取并妥善保管。
• 关注学校安排：积极参加学校组织的毕业生离校教育或讲座，其中会详细讲解档案、户口、组织关系转接等事宜。留意学校官网、院系通知群发布的关于档案转递工作的具体时间安排和流程说明。

毕业后，当你需要将档案从河南科技职业大学或其转递到的初始单位（如户籍地人才市场）调往新的接收单位时，就需要启动正式的调档程序。具体流程因档案的当前状态和接收单位的要求而异。

情况一：档案仍在学校，需调往新单位

这种情况通常发生在毕业初期（一般在毕业后的两年择业期内），学校会为未转出档案的毕业生提供保管服务。

• 第一步：获取调档函。 这是调档案的“通行证”。你需要联系你的档案接收单位（如新工作单位的人事处、新落户的人才市场等），请他们出具一份正式的、加盖公章的调档函。调档函上应清晰写明调档事由、档案接收单位的全称、详细地址、邮编、联系人及联系电话。
• 第二步：准备个人申请材料。 通常需要准备以下材料的原件及复印件：
  • 本人身份证。
  • 毕业证、学位证。
  • 新单位出具的调档函。
  • 个别学校可能要求填写《档案转递申请表》或委托他人办理的委托书（如非本人办理）。
• 第三步：联系学校档案管理部门。 携带上述材料，联系河南科技职业大学负责档案管理的部门（可能是档案馆、学生档案室或就业指导中心）。务必提前通过电话或官网了解其办公时间、具体办公地点和办理流程。
• 第四步：办理转递手续。 向工作人员提交材料，经审核无误后，学校会按照调档函上的信息，通过机要通道或EMS学生档案专用通道将你的档案转递至接收单位。你会收到一个档案转递的回执或机要号，务必妥善保存，以便查询档案寄送状态。

情况二：档案已由学校转至某人才市场，需调往新单位

这是更常见的情况。你的档案已不在学校，而是存放在户籍地或之前工作地的人才市场。

• 第一步：确认档案确切所在地。 首先需要确定你的档案目前存放在哪个具体的人才市场。可以通过毕业时学校提供的档案转递去向查询系统，或直接联系户籍地的人才市场查询。
• 第二步：新单位出具调档函。 同样，由新的档案接收单位出具调档函。
• 第三步：前往现档案保管单位办理。 携带本人身份证、调档函，前往当前保管你档案的人才市场办理调出手续。人才市场可能会要求你结清此前可能产生的档案保管费（目前多数地区已免费），并审核你的资格。
• 第四步：完成转递。 人才市场审核通过后，会负责将你的档案通过机要渠道转往新单位。你同样应索取转递凭证。

情况三：考取研究生或专升本后的调档

这属于情况一的特例，流程相对标准化。

• 第一步：接收录取院校的调档函。 录取院校的研究生院或招生办公室会随录取通知书一并寄送调档函，或者要求考生自行在官网下载打印。
• 第二步：将调档函交给学校。 在毕业离校前，将调档函及时提交给河南科技职业大学的档案管理部门。学校会统一在毕业后将这批学生的档案寄往录取院校。
• 第三步：确认档案到达。 开学后，及时向录取院校的档案室或相关部门确认档案是否已安全到达。

在调档案过程中，毕业生可能会遇到各种问题，提前了解并知道如何应对至关重要。

• 问题一：找不到档案了怎么办？

  首先不要慌张。档案的流转有迹可循。第一步，联系河南科技职业大学的档案管理部门，查询当年档案转递的原始记录和机要号。第二步，根据转递记录，联系档案应到达的单位（如某人才市场）进行查询。如果确实因时间久远或单位变迁导致查找困难，可以尝试向户籍所在地的市一级人力资源和社会保障局或教育局毕业生分配办公室求助。在极端情况下，可能需要补办部分关键档案材料，但这过程非常复杂。

• 问题二：调档函如何获取？接收单位不给开怎么办？

  调档函必须由具有人事档案管理权的单位开具。如果你的新单位是私企、外企，通常不具备此权限，它们会要求你将档案存放在单位所在地或户籍地的人才市场。这时，你需要联系对应的人才市场，让人事市场作为接收单位为你开具调档函。如果单位对档案事宜不熟悉，你需要主动向其解释档案的重要性及调档流程，必要时可请学校就业指导中心或现档案保管单位提供协助说明。

• 问题三：档案在自己手里存放了怎么办？

  这是非常棘手的情况。如前所述，个人保管的档案无效。你绝对不能自行邮寄到接收单位。正确的做法是：尽快联系原档案转出单位（如河南科技职业大学），看是否能重新审核档案材料的完整性并密封。如果学校无法处理，则需联系你户籍地的人才市场，咨询“档案激活”或“档案存放”的政策。他们可能需要你提供一系列证明文件，并审核档案材料后，决定是否接收。这个过程耗时较长，且成功率不确定，因此务必避免档案滞留手中。

• 问题四：逾期未办理调档会有什么后果？

  如果毕业超过两年择业期仍未办理档案转出手续，学校原则上不再保管档案，会将其转回毕业生生源地的毕业生就业主管部门或人才服务机构。此时，你的档案状态可能变为“滞留”或“代管”，你需要去生源地查询并办理相关手续。长期无人认领的档案有可能成为“死档”，增加日后调取的难度。

• 问题五：可以委托他人代办吗？

  可以。通常需要提供：本人亲笔签名的委托书、本人身份证复印件、代办人身份证原件及复印件，以及调档所需的所有材料（如调档函、毕业证复印件等）。具体要求务必提前咨询办理单位。

收到档案转递凭证或机要号后，调档案工作并未完全结束。确保档案安全到达目的地是最后一环，也是确保万无一失的关键。

• 主动跟踪查询： 机要通信的传递需要一定时间（通常一周到数周不等）。你可以利用收到的机要号，通过机要局或接收单位的查询系统跟踪档案物流信息。EMS邮寄的则可通过快递单号查询。
• 向接收单位确认： 在预估档案已到达的时间点，主动电话联系或亲自前往接收单位的人事部门或档案室，确认档案是否已收到、材料是否完整。这是最直接可靠的确认方式。
• 办理报到手续： 对于就业的毕业生，在档案到达后，应持《报到证》蓝联到接收单位办理正式的报到手续，完成就业流程的最后一步。
• 更新个人信息： 档案到达新单位后，意味着你的人事关系也随之转移。确保你的联系方式等信息在新单位档案管理部门有登记，以便日后需要时能及时联系到你。

河南科技职业大学毕业生的档案调取是一项严肃、严谨的工作，需要毕业生本人具备高度的责任心和主动性。从毕业前的未雨绸缪，到离校时的精准核对，再到毕业后根据自身发展需要启动调档程序，每一个环节都容不得半点马虎。充分理解档案的价值，熟悉政策流程，保持与学校、接收单位的有效沟通，是成功调取档案、保障个人长远发展的基石。希望每一位毕业生都能顺利、高效地完成这项人生重要过渡期的关键任务，为未来的职业生涯铺平道路。