新乡职业技术学院毕业如何调档案呢(毕业档案调动)

其主要价值体现在：它是用人单位选拔、聘用、考核人才的核心依据之一，特别是在公务员招录、事业单位招聘、国有企业入职等环节，档案审查是必不可少的程序。它直接关联到个人的职称评定、职务晋升、职业资格认证，相关机构需要查阅档案中的原始材料来核准信息。第三，它对于办理社会保险（养老、医疗、失业等）、计算工龄、享受退休待遇至关重要，社保机构需要依据档案来确定参保时间、视同缴费年限等关键信息。第四，在办理户籍迁移、入党、出国政审等方面，档案也是重要的证明材料。若档案处理不当，如成为“死档”（无人管理的档案）或遗失，将给个人带来难以估量的麻烦和损失，可能错失宝贵的工作机会、影响职业生涯发展甚至延误退休办理。

新乡职业技术学院的毕业生档案通常包含以下核心材料：高校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、入党入团志愿书及相关材料、体检表、毕业生报到证通知书（白色联，存入档案）等。清楚了解其内容与价值，是重视并成功调档的前提。

明确毕业去向是关键第一步。通常分为以下几类情况：

• 已就业，且用人单位具备人事档案管理权限：这类单位通常是国家机关、事业单位、国有企业等。它们有独立的档案管理部门，可以接收并管理员工档案。这是流程相对清晰的一种情况。
• 已就业，但用人单位不具备人事档案管理权限：这涵盖了绝大多数民营企业、外资企业、合资企业以及小微企业。这些单位无权直接管理档案，毕业生的档案需要委托公共人力资源服务机构进行管理。
• 国内继续深造（专升本、考研等）：成功考取其他院校继续学习，档案需要从新乡职业技术学院调往录取院校。
• 出国留学：档案通常可存放在户籍所在地或留学服务机构的档案托管部门。
• 自主创业、自由职业或暂未就业：档案一般转递至毕业生户籍所在地的县级以上公共就业或人才服务机构。
• 应征入伍：档案将调往所在的部队单位。

在确定去向的基础上，毕业生应主动与相关方取得联系：

• 联系接收单位（或人才市场）：确认其单位全称、地址、邮编以及联系电话，明确他们是否同意接收档案以及是否需要提供其他材料。
• 联系新乡职业技术学院档案管理部门或就业指导中心：咨询学校具体的调档政策、办理时间、所需手续及截止日期。通常学校会在毕业前夕集中办理档案转递事宜。

准备好必要的个人信息，如准确的身份证号码、学号、户籍详细地址等，确保所有信息的准确性，以免在转递过程中出现差错。

报到证（原名“派遣证”），由省级高校毕业生就业主管部门签发，是毕业生到就业单位报到的凭证，也是档案管理机构接收毕业生档案的证明。它通常为一式两联，研究生一般为粉色）。

报到证的作用体现在：
1.是教育主管部门正式派遣毕业生的凭证；
2.是毕业生到用人单位报到的证明；
3.是用人单位接收毕业生的重要文字依据；
4.是任何合法的人才中心、档案管理机构接收毕业生档案的证明；
5.是毕业生办理户口迁移手续的凭证之一。毕业生须妥善保管报到证，并在规定期限内办理报到手续。

调档函则是由档案接收单位（如新的用人单位、人才市场、高校等）出具的，用于调取档案的正式公文。它证明接收单位同意接收该毕业生的档案，并请求原档案保管单位（即新乡职业技术学院）将档案转递至指定地址。

两者的关系与使用场景：

• 对于就业和回原籍的毕业生，报到证是主要依据。学校会根据签发的报到证上的单位名称和地址，统一转递档案。毕业生凭报到证去接收单位报到，即完成了档案和人事关系的转移。
• 对于更改档案接收地（如毕业后先回原籍，后又在新城市找到工作需调档）或人才市场之间互调的情况，则通常需要由新的接收单位出具调档函。毕业生需持此调档函（或电子版）到原档案存放机构（如户籍地人才市场）申请调档。
• 对于升学的毕业生，录取院校会发出调档函（或录取通知书本身即具有调档功能），毕业生需将此函交给学校，由学校档案部门据此将档案转至录取院校。

模式一：毕业离校时的统一档案转递

这是最常见、最便捷的方式，适用于在毕业离校前已确定档案去向的毕业生。

1. 信息核对与确认：毕业前夕，学校就业指导中心或院系通常会组织毕业生核对档案转递信息，包括档案接收单位名称、地址、邮编等。毕业生务必高度重视此次核对，确保信息绝对准确，一旦有误需立即提出修改。这是保障档案准确寄送的基础。
2. 办理离校手续：按学校要求办理完所有离校手续，结清费用，归还物品。
3. 领取报到证：从学校领取属于自己的那份报到证（蓝色联/粉色联）。白色联（通知书联）已由学校直接放入个人档案中。
4. 档案转递：学校档案管理部门会集中审核所有毕业生的派遣信息，然后通过机要通信或邮政EMS标准快递等规定渠道，将档案批量转递至报到证所指明的单位。机要通信是一种比普通邮政更为安全、保密性更高的文件传递方式，常用于公务文书的寄送，但其耗时可能稍长。
5. 报到与核实：毕业生应在报到证规定的期限内，携带报到证、毕业证、身份证等材料，到档案接收单位办理报到手续。并应主动询问档案是否已安全到达，必要时可索要“档案到达回执”或查询记录，完成最后确认。

模式二：毕业后的个人申请调转

适用于毕业时未就业档案暂存学校或回原籍，之后又需调档的情况；或者需要更换档案存放地的情况。

1. 获取调档函：从新的档案接收单位（如新工作单位的人力资源部、新落户的人才服务中心等）获取正式的调档函。调档函上必须盖有接收单位的公章，并写明调档事由、档案转入单位名称、地址、联系方式以及被调档人的基本信息。
2. 联系原档案保管机构：持调档函、本人身份证、毕业证等有效证件，到当前保管档案的机构（可能是新乡职业技术学院档案馆，也可能是户籍地的人才市场）申请调档。如果委托他人代办，还需提供委托书及代办人身份证。
3. 提交申请与审核：原档案保管机构审核调档函和个人身份无误后，会办理调出手续。他们可能会要求填写一份《档案转递申请表》。
4. 档案转出与跟踪：原保管机构会通过机要或EMS方式将档案寄往调档函上指定的单位。毕业生应记下档案转递的单号（如有），并在一段时间后（通常机要通道可查询周期为1-2个月），主动联系接收单位确认档案是否安全送达。

档案的转递方式有严格规定，个人绝对不能自行携带档案。根据国家相关规定，个人携带档案是无效的，极易造成档案遗失或成为“死档”。档案必须公对公地通过机要通信、专人送取或邮政EMS标准快递进行转递。新乡职业技术学院通常会选择机要或EMS学生档案专用通道，确保安全性和可追溯性。

档案查询至关重要。在档案转出后，毕业生不应被动等待。应主动进行跟踪查询：

• 向学校咨询档案寄出的时间和大致的机要号或快递单号。
• 在档案寄出后的1-2周（EMS）或1-2个月（机要）后，主动联系档案接收单位，提供个人信息，请求查询档案是否已入库。
• 许多地方的人才服务中心已开通网上查询系统，毕业生可登录其官网通过身份证号等信息查询档案状态。

档案到达接收单位后的管理：档案到达后，即由该单位档案管理部门负责保管。毕业生应及时办理报到和档案托管手续。后续如发生工作变动，仍需由新的接收单位出具调档函，办理档案转移，重复上述流程，始终保持档案的连续性和有效性。

在调档过程中，毕业生常会遇到一些问题，需提前知晓并规避风险：

• 档案丢失或迟迟未到：立即联系学校档案发出部门和接收单位，根据转递单号追踪档案下落。如确认丢失，需尽快回学校补办档案材料，过程将非常繁琐。
• 成为“死档”：原因可能包括：档案在自己手中超过一定期限；档案存放于无档案管理权的单位；五年内没有缴纳档案保管费（现已大多取消）也未办理任何手续。激活“死档”需联系户籍地人才服务机构，咨询激活条件和程序，通常需要补齐代管费并说明情况。
• 就业单位与报到证单位不一致：如果签约单位无权管档，档案被寄往单位委托的人才市场或生源地，而报到证抬头也开至该人才市场或人社局，这是正常现象。毕业生需凭报到证到该机构报到，办理档案托管手续。
• 超过择业期改派：如在毕业后两年内（择业期内）更换工作且需改变档案去向，可向学校申请办理改派手续，重新领取报到证。超过择业期，则需按人才流动程序，由新单位出具调档函进行调动。

档案调转事关重大，新乡职业技术学院的毕业生应本着对自己高度负责的态度，提前规划，积极沟通，仔细核对，主动跟踪，确保这份记录着自己青春和奋斗历程的重要文件能够安全、准确、顺利地抵达它的新家，为未来的发展扫清障碍，保驾护航。整个过程的顺畅完成，标志着一名学生正式转变为社会人，开启了人生新的篇章。