赣南师范大学毕业如何调档案呢(毕业档案转递)

在深入探讨如何调转档案之前，我们首先必须深刻理解毕业生档案究竟是什么，它为何如此重要，以及里面包含了哪些关键材料。这份档案是伴随每一位毕业生一生的权威人事凭证。

毕业生档案是国家人事档案的重要组成部分，它记录并证明了个人从高中阶段开始，直至大学乃至更高学历的求学经历、政治面貌、学业成绩、奖惩情况、社会实践等全面信息。它不同于毕业证书或学位证书，后者可以自行保管，而档案则必须由具备人事档案管理权的单位或机构（如用人单位的人事部门、各地人才交流服务中心等）进行统一管理。其核心价值体现在：

• 身份与学历的最终凭证： 在公务员招录、事业单位招聘、国有企业入职等环节，档案审查（政审）是必不可少的步骤，用于核实个人信息的真实性与完整性。
• 职业发展的基石： 未来的转正定级、职称评定、工龄计算、干部身份确认、养老保险办理等，都严重依赖于档案中连续、完整的记录。
• 社会服务的依据： 办理落户手续（尤其在北上广深等大城市）、办理准生证、出国政审等，都需要调阅或个人提供档案相关证明。

赣南师范大学的毕业生档案通常包含以下主要材料：

• 高中阶段的学籍材料（如毕业生登记表、成绩单等）。
• 大学入学登记表、入学体检表。
• 大学期间各学年的学业成绩单。
• 高校毕业生登记表。
• 毕业论文答辩成绩或评语表。
• 在校期间的奖惩材料。
• 党团组织关系材料（入团/入党志愿书、申请书、思想汇报、转正申请等）。
• 全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（历史上曾非常重要，现已部分职能转变，但其存根仍会归档）或相关证明。
• 其他需要归档的重要材料。

明确档案的重要性后，我们才能以严肃、认真的态度去对待调档案事宜。

调转档案并非一个临时的、可以仓促完成的动作，它需要毕业生在离校前乃至更早的时候就开始规划和准备。充分的准备是确保档案能够准确、及时到达目的地的前提。

首要任务是明确档案接收单位。 这是整个调档流程的起点和核心。毕业生需要根据自身的毕业去向，确定一个具备人事档案管理权限的、愿意并能够接收其档案的机构。通常有以下几种情况：

• 已签订就业协议（三方协议）且单位具备档案管理权限： 这通常是国家机关、事业单位、国有大中型企业等。档案接收单位即为你所签约的单位的人事部门或档案室。你需要向该单位确认详细的单位名称、地址、邮编、接收部门以及联系电话。
• 已签订就业协议但单位不具备档案管理权限（如私营企业、外资企业等）： 这类单位通常无法直接接收档案。档案需要委托单位所在地或户籍所在地的公共就业和人才服务机构（如市/区人才交流服务中心）进行管理。你需要向公司人事部门咨询他们通常合作或指定的人才机构，并获取该机构的准确接收信息。
• 考取国内研究生或第二学位： 档案接收单位是你所考取的院校的研究生院或学生档案管理部门。你需要从录取院校的官网或录取通知书中获取调档函和准确的接收信息。
• 出国深造或暂未就业： 通常情况下，档案会转回毕业生原生源地的毕业生就业主管部门或公共人才服务机构。
  例如，某位江西赣州的生源毕业生，其档案可能转至赣州市人力资源和社会保障局下属的人才服务中心。具体接收单位名称需向辅导员或学校就业指导中心咨询确认。
• 参与“西部计划”、“三支一扶”等项目： 这类项目通常有统一的档案管理规定，可能暂时留在学校保管一段时间，或转至项目组织实施单位指定的人才机构，务必遵循项目通知要求。

主动与学校相关部门沟通。 赣南师范大学负责毕业生档案转递工作的通常是学生工作处或档案馆，各二级学院的学生工作办公室（辅导员）负责收集和初步审核毕业生的档案转递信息。毕业生应密切关注学校官网、学院通知群发布的相关公告，按时参加学校组织的毕业生离校工作说明会。有任何不确定之处，务必主动、及时地咨询辅导员或学校档案管理部门。

确保个人信息准确无误。 在学校发放《高校毕业生档案转递信息登记表》或通过线上系统采集信息时，必须反复核对填写的档案接收单位名称、地址、邮编、联系人、联系电话等每一项信息。一个字的错误、一个数字的偏差，都可能导致档案寄送错误、延误甚至丢失，后果非常严重。建议将接收单位提供的书面调档函或确认函作为填写依据。

根据不同的毕业去向，调档的具体流程和所需材料会略有差异。
下面呢是针对赣南师范大学毕业生几种主要去向的详细流程说明。

（一） 已就业毕业生的调档流程

1. 获取调档依据： 对于已签约的毕业生，最重要的文件是《全国普通高等学校毕业生就业协议书》（即“三方协议”）。当协议书经过毕业生、用人单位、学校三方盖章生效后，它就成为学校为你办理派遣和档案转递的直接依据。部分单位可能还会出具独立的调档函。

2. 提交信息： 按照学校规定的时间和方式，将生效的就业协议书复印件或信息，以及准确无误的档案接收单位信息，提交给所在学院的辅导员或指定系统。

3. 学校审核与转递： 学院汇总后提交至学校学生工作处或档案馆。学校审核无误后，会在你办理完所有离校手续、取得毕业资格后，统一通过机要通信或EMS档案专递渠道将档案寄往你指定的单位。

4. 跟进与确认： 档案寄出后，学校通常会提供一个机要号或快递单号。毕业生应主动向档案接收单位查询档案是否已安全送达，并予以确认。机要通信传递速度较慢，可能需要几周时间，需耐心等待。

（二） 考取研究生毕业生的调档流程

1. 获取调档函： 这是最关键的一步。录取院校的研究生院或档案室会随录取通知书或单独寄发《调档函》。调档函上会明确写明录取学生的姓名、专业、档案寄往的详细地址、联系人、联系电话以及要求档案最晚到达的时间。

2. 提交调档函： 将《调档函》的原件或清晰复印件及时提交给赣南师范大学所在学院的辅导员或学校档案管理部门。

3. 学校处理： 学校会依据调档函的要求，在毕业事宜完成后，将你的完整学籍档案密封后寄往录取院校。

4. 确认接收： 开学前后，主动与录取院校联系，确认档案是否已顺利到达并完成交接。

（三） 待就业、出国等毕业生的调档流程

1. 默认转回生源地： 对于未签订就业协议、未升学的毕业生，学校通常会按照教育部规定，将其档案转回生源所在地的省级或地市级毕业生就业主管部门（如某省高校毕业生就业指导服务中心）或人力资源和社会保障局下属的人才服务中心。

2. 确认生源地接收单位： 这是最容易出现困惑的地方。毕业生必须向辅导员问清楚自己的档案默认会被寄往哪个具体单位，并记录下该单位的准确名称和地址。不同生源地的接收单位可能不同。

3. 可选择挂靠其他人才机构： 如果你希望将档案存放在学校所在地（如赣州）或意向工作城市的人才市场，你可以自行联系该人才市场，办理人事代理手续。人才市场会出具调档函，你再将此调档函交给学校，学校即可按此地址转递档案。

4. 申请暂留学校： 根据国家规定，毕业生档案可在学校免费保管两年（自毕业当年7月1日起算）。如果你在两年内找到工作或确定去向，可以随时回校办理调档。但需注意，暂留期间学校不再负责添加任何新材料（如工作经历），且两年期满后，学校会自动将档案转回生源地，因此务必关注时间节点。

在调档过程中，毕业生可能会遇到各种问题。提前了解并知道如何应对，可以有效避免风险。

问题一：档案丢失或迟迟查询不到。

• 应对策略： 向赣南师范大学档案管理部门查询档案寄出的确切日期和机要号/快递单号。然后，凭此单号通过机要通信系统或邮政EMS官网追踪物流信息。如果长时间（如超过1-2个月）查询不到，应立即分别联系寄出方（学校）和接收方，请求协助查找。如确认丢失，需立即启动补办程序，回高中和大学补办关键材料，过程繁琐，故前期信息准确至关重要。

问题二：档案接收单位信息填写错误或发生变化。

• 应对策略： 如果在档案寄出前发现错误，立即联系学院和学校档案部门更正。如果档案已寄出，应第一时间同时联系学校档案部门和错误的接收单位，说明情况，请求对方拒收或协助转寄。如果因离职等原因接收单位变更，需尽快联系新单位出具调档函，然后凭新调档函联系原档案存放机构（如人才中心）办理档案转递，切勿将档案私自取出。

问题三：成为“死档”。

• 应对策略： “死档”主要指档案在个人手中保存超过一定时间（通常为一年），或档案袋被私自拆封。一旦发生，任何正规机构都将拒绝接收。预防是关键，绝对不要自己接触档案。如果不幸成为“死档”，需联系户籍所在地的人才交流服务中心，咨询激活档案的可能性和具体流程，通常需要原封存单位（如学校）重新审核密封。

问题四：对调档流程和政策不了解，感到迷茫。

• 应对策略： 充分利用资源。首要信息源是赣南师范大学学生工作处、就业指导中心官网和辅导员的通知。可以直接打电话咨询档案接收单位，确认其接收要求和流程。
  除了这些以外呢，各省市人力资源和社会保障厅/局官网通常有关于毕业生档案管理的政策解读，是权威的参考信息来源。

档案调转并非一个孤立的事件，它往往与毕业派遣、户口迁移、党组织关系转接等事宜紧密关联，需要协同办理。

关于就业报到证： 过去，就业报到证是毕业生到接收单位报到的凭证，也是档案转递的重要依据。近年来，国家已明确取消就业报到证。但其历史作用仍需了解，因为此前毕业生的档案中会有报到证的白联存根。现在，毕业生到用人单位报到，主要依据的是劳动合同、录取通知书等材料。学校办理档案转递的依据也更多地依赖于就业协议书、调档函等。

关于户口迁移： 户口和档案是两个完全不同的管理系统，不能混淆。如果你的户口在入学时迁到了赣南师范大学集体户，毕业时你需要单独办理户口迁移手续，领取《户口迁移证》。户口迁移地址通常与档案去向一致（如迁往就业单位集体户或生源地家庭户），但需分别向学校保卫处（负责户口）和学生工作处（负责档案）提交申请和材料，由不同部门办理。

关于党团组织关系转接： 中共党员或共青团员的组织关系转接也需要单独办理。党组织关系需要通过全国党员管理信息系统进行线上转接，同时可能需要开具纸质介绍信；团组织关系主要通过“智慧团建”系统转接。你需要明确自己的组织关系接收单位（如工作单位的党组织、户籍所在地的街道/村党支部等），并在规定时间内完成转接，这与档案去向可能相同也可能不同。

总而言之，赣南师范大学毕业生调档案是一项严肃、规范且需要高度责任心的工作。它要求毕业生尽早明确去向，主动获取权威信息，细致核对关键内容，并与学校、接收单位保持顺畅沟通。将档案安全、准确地安置到合适的“新家”，是为自己未来的发展扫清障碍、奠定基础的重要一步。每一位毕业生都应以主人翁的姿态，认真负责地完成好这项毕业前的“最后一道作业”。