上海工会管理职业学院毕业如何调档案呢(上海工会学院调档流程)

毕业生档案通常包含以下核心材料：

• 高中阶段材料：如高中毕业生登记表、学业水平考试成绩、高考报名登记表、体检表等。
• 大学阶段材料：这是档案的主体部分，包括高等学校毕业生登记表、学业成绩单、在校期间的奖惩材料、入党入团志愿书及相关思想汇报、军训鉴定表、体格检查表等。
• 报到证副本：又称“派遣证”，是毕业生前往就业单位报到的凭证，也是档案转递方向的关键依据之一，其白色联必须存入个人档案。
• 其他相关材料：如奖学金评审表、优秀毕业生审批表、学历学位认证材料等。

这些材料共同构成了一个全面反映个人成长轨迹与综合素质的官方记录。其价值主要体现在：

• 职业生涯的基石：进入国有企事业单位、机关公务员系统等，档案审核是录用的必备环节，关系到岗位定级、职称评定、工龄计算、福利待遇乃至职务晋升。
• 社会服务的凭证：办理退休、享受养老保险、确认退休年龄和工龄等，都需要依据档案中的原始记录。
• 个人权益的保障：档案是办理户口迁移、住房补贴、生育证明等事宜的重要依据。
• 继续深造的参考：报考研究生、出国留学时，相关院校和机构可能会调阅或要求提供档案相关材料。

因此，妥善处理档案调转，是对自己未来高度负责的表现。

核心原则：

• “档随人走”原则：档案的最终去向应与毕业生就业、升学或户籍所在地保持一致，确保人档不分离，便于管理和使用。
• “公对公”转递原则：档案必须通过机要交通、专人送取或EMS标准快递等国家规定的保密渠道，在具有人事档案管理权限的机构（如学校、用人单位人事部门、各地人才服务中心）之间进行转递。严禁个人自行携带档案！个人持有档案超过一定期限（通常为半年）且无法提供有效证明的，接收单位有权拒收，档案将变为“死档”，激活程序异常繁琐。
• “授权操作”原则：调档通常需要毕业生提供明确的调档函或接收证明，这是授权学校转出档案的法律文件。无调档函，学校无权处理档案转递。

通用流程概览：

1. 确定档案接收单位：这是所有操作的起点。毕业生需根据自身情况，明确档案即将寄往何处。
2. 获取调档函：向档案接收单位申请开具调档函。这是证明接收单位同意管理其档案并通知原保管单位转递档案的关键文件。
3. 提交调档申请与材料：将调档函、本人有效身份证件复印件等材料提交给上海工会管理职业学院负责档案管理的部门（通常是学生处或就业指导中心）。
4. 学校审核与转出：学校审核材料无误后，整理密封档案，通过“公对公”渠道寄往调档函指定的单位。
5. 确认档案到达：档案寄出后一段时间（通常机要交通需要15-30天），毕业生应主动联系接收单位，确认档案是否已安全、完整到达。务必索要并保管好档案转递通知单的回执或查询单号。

场景一：就业于有档案保管权限的单位

此类单位通常包括：国家机关、国有企事业单位、大型股份制企业（自身设有人事部门且具有档案管理权）等。

• 操作步骤：
  1. 与用人单位确认其具备档案接收权限，并获知准确的档案接收单位名称、地址、联系人及电话。
  2. 请用人单位的人事部门出具正式的调档函。
  3. 将调档函、本人身份证复印件等材料交至学校档案管理部门。
  4. 学校办理转出手续。
  5. 跟进确认，档案到达用人单位后，办理报到手续。

场景二：就业于无档案保管权限的单位或灵活就业

此类情况最为普遍，包括入职私营企业、外资企业、民营企业、社会组织或自由职业等。这些机构无权管理员工档案，毕业生的档案需要托管至单位委托的或户籍所在地/工作所在地的公共人才服务机构。

• 操作步骤：
  1. 选择并联系人才服务中心：通常可选择：
     • 单位委托存档的人才服务中心：咨询用人单位，其员工档案通常委托在哪家人才服务中心管理。
     • 户籍所在地的人才服务中心：若单位未委托或未要求，可将档案转回生源地或户籍所在地的人才市场。
     • 工作所在地的人才服务中心：部分城市（如上海）允许非户籍但在本地就业的毕业生将档案存于工作地人才中心，但需满足特定条件（如持有有效期内的居住证等）。
  2. 申请开具调档函：联系选定的人才服务中心，咨询其接收档案的要求和流程，按要求提供材料（如身份证、户口本、劳动合同等），申请开具调档函。
  3. 将调档函提交学校。
  4. 学校办理转出。
  5. 办理存档手续：档案到达人才服务中心后，毕业生通常需本人或委托他人前往办理存档手续，签订托管协议等。

场景三：国内升学（专升本、考研等）

这种情况相对简单，档案将直接转往录取院校。

• 操作步骤：
  1. 收到录取院校的调档函（或录取通知书中包含相关调档说明）。
  2. 将调档函提交给学校档案管理部门。
  3. 学校审核后，直接将档案转往录取院校的招生办公室或学生档案管理部门。
  4. 入学后向新学校确认档案是否已到达。

场景四：出国（境）深造或工作

档案通常不适合个人携带出国，应存放在国内可靠的机构。

• 操作步骤：
  1. 选择存放地：首选户籍所在地的市/区级人才服务中心，也可选择教育部留学服务中心（但需注意其存档范围和要求）。
  2. 联系存放机构，按其要求申请开具调档函。
  3. 将调档函提交学校。
  4. 学校办理转出。
  5. 确认档案到达，并了解后续服务（如国外学历学位认证归档等）。

场景五：暂未就业或处于择业期

国家为毕业生提供了两年的择业期，在此期间档案可由学校免费保管。

• 操作步骤：
  1. 与学校沟通：及时联系学校就业指导中心，明确表示申请“暂缓派遣”或“档案暂存”。
  2. 签订暂存协议：了解学校的具体政策和暂存时限（通常为两年），并办理相关手续。
  3. 定期联系：在暂存期内，一旦确定了档案去向，应尽快回校办理转出手续。切勿超过暂存期，否则学校可能会按政策将其寄回生源地，若地址不详可能导致档案遗失。

1.关键材料：调档函

调档函是档案调转的“通行证”。它必须是由具有人事权的单位（如人社局、人才市场、国企、事业单位、录取院校）开具的正式公文，需加盖单位公章，内容应清晰注明调档单位名称、地址、邮编、联系人、电话以及被调档人的基本信息（姓名、身份证号、学校名称等）。

2.时间节点把握

档案调转是毕业季的集中性工作，高校档案部门处理大量申请需要时间。毕业生应尽早确定去向，尽早申请调档函，并在学校规定的时间内提交材料，避开高峰期，以免延误报到和入职。

3.主动追踪与确认

档案寄出后，学校的工作即告一段落。毕业生必须承担起追踪的责任。应记下档案转递的单号（如机要号或EMS号），在合理时间后（机要件较慢，约15-30天），主动、反复地联系接收单位确认档案是否收到。发现问题及时与学校和接收单位沟通解决。

4.户口与档案的关系

户口和档案是两个不同的管理系统，但 often 关联密切。如果入学时户口迁到了学校，毕业时户口迁移证的开具往往与档案去向挂钩（例如，档案落在上海某人才中心，是申请上海落户的条件之一）。办理调档前，务必咨询学校户籍科和接收地派出所关于户口迁移的政策和要求，确保户档迁移方向一致，避免矛盾。

5.常见问题答疑（Q&A）

• Q： 毕业后一直没管档案，现在不知道档案在哪怎么办？
  A： 首先应从母校上海工会管理职业学院的档案管理部门查起，查询毕业当年档案的寄送记录和单位。若已转出，则顺着寄送方向逐一排查，可能的目的地包括：生源地教育局、人社局、人才交流中心。可以通过各地人才服务中心的官方网站、电话或现场进行查询。
• Q： 档案袋被私自拆开了怎么办？
  A： 档案私自拆封会严重破坏其保密性和真实性，任何具备档案管理权的单位都会拒收。应立即联系原密封单位（如母校档案管理部门），说明情况，请求他们对档案材料重新进行审核、核实、密封、盖章。这个过程非常麻烦，切记不要自行拆封。
• Q： 调档函有有效期吗？
  A： 通常调档函会注明有效期，一般为30天或60天。务必在有效期内办理调档手续，过期需重新申请开具。
• Q： 可以委托他人代办调档手续吗？
  A： 可以。通常需提供：委托人亲笔签名的授权委托书、委托人的身份证复印件、受托人的身份证原件及复印件。具体所需材料请提前咨询学校档案部门。